ONU FEMMES recrute pour ces 3 postes (19 Juillet 2022)

L’ONU Femmes est l’organisation des Nations Unies pour l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes créée le 2 juillet 2010 par la Résolution A/64/289 de l’Assemblée Générale des Nations Unies. Fondée sur la vision de l’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, ONU Femmes œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes comme partenaires et bénéficiaires du développement, des droits humains, de l’action humanitaire et de la paix et de la sécurité.

ONU Femmes est présente en Côte d’Ivoire depuis 2011, initialement en tant que programme de pays avant sa transformation en bureau de pays en 2013. Dans le cadre de son programme pays 2021-2025, ONU Femmes accompagne les priorités nationales déclinées dans le Plan National de Développement (PND) 2021-2025, les orientations fournies par l’UNSDCF 2021-2025 et la stratégie globale d’ONU Femmes 2022-2025.

C’est ainsi que dans le cadre de sa Note Stratégique 2021-2025, le Bureau ONU Femmes Côte d’Ivoire concentre ses interventions sur les axes stratégiques suivants : 1) Gouvernance et participation à la vie publique ; 2) Avancement économique des femmes, 3) Élimination des violences faites aux femmes et aux filles ; 4) Les femmes, la paix et la sécurité et l’action humanitaire et la réduction des risques de catastrophes. L’Organisation travaille également sur les normes en soutenant l’élaboration, la révision et la mise en œuvre des politiques, des lois et des stratégies sensibles au genre dans tous les domaines du développement. ONU Femmes Côte d’Ivoire fait également de l’égalité des sexes une préoccupation centrale dans la planification et la budgétisation du développement au niveau national.

En plaçant les droits des femmes au centre de tous ses efforts, ONU Femmes assure le leadership et la coordination des efforts du système des Nations Unies dans ses engagements en matière d’égalité de genre et d’autonomisation des femmes et la traduction opérationnelle de la prix en compte transversal du genre dans la réalisation des ODD.

Pour soutenir l’efficacité de son action, ONU Femmes Côte d’Ivoire recrute un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) comme suit :-

Sous l’autorité et la supervision de la Représentante Pays l’Assistant(e) Exécutif (ve) assure la gestion efficace et le bon fonctionnement du bureau de la Représentante Pays en observant une stricte confidentialité dans l’exécution de ces tâches, le respect des mesures protocolaires, la gestion du flux d’informations et le suivi des délais et engagements pris par la Représentante Pays.

L’Assistant(e) Exécutif (ve) travaille en étroite collaboration avec le personnel ONU Femmes du Bureau pays , du bureau régional et des autres bureaux de la sous-région, les agences du Système des Nations Unies et les autorités locales pour assurer un flux d’information efficace, le suivi des instructions et la gestion de l’agenda de la Représentante Pays, et avec le personnel du siège pour la résolution des questions liées aux ressources humaines.

1.  Assurer le secrétariat et le fonctionnement effectif et efficace du bureau de la Représentante Pays :

• Gestion de l’agenda de la Représentante Pays, contacts avec les visiteurs de haut rang, gestion des rendez-vous et rencontres et préparation des comptes rendus des rencontres.
• Maintien et suivi des procédures du protocole et des dispositions sécuritaires.
• Préparation des documents de base de très grande qualité pour les rendez-vous, rencontres et missions de la Représentante Pays.
• Relecture et corrections des documents et correspondances soumis à la signature de la représentante
• Préparation des traductions informelles des circulaires du siège.
• Maintenance des bases de données des partenaires de hauts niveaux et des listes téléphoniques (Missions diplomatiques/Missions de coopération/Agence des Nations Unies ; Liste du gouvernement ; Société civile ; etc.).
• Préparation des correspondances, directives, de la Représentante Pays pour sa signature et assure le suivi en cas de besoin.
• Assurer la conformité et la complétude de tout courrier/document soumis à la signature/visa de la Représentante Pays ; faire corriger les erreurs éventuelles et s’assurer que tous les documents de référence sont joints.
• Attirer l’attention de la Représentante Pays sur les documents importants/urgents en cas de besoin pour le respect des délais.
• Suivi des missions et agendas de la Représentante Pays et assurer la cohérence avec 1’agenda interne du bureau.

      2. Appuyez sur les opérations et les programmes pour un fonctionnement efficace 

• Assurer le secrétariat des réunions de travail de la Représentante Pays et des réunions de personnel ; effectuer le suivi pour le respect des délais, engagements et actions prises, et réaliser la collecte et la soumission des rapports à la Représentante Pays.
• Soumettre dans les délais et dans la forme, à la signature/approbation/avis de la Représentante Pays, les requêtes et dossiers délivrés des opérations, des programmes et des partenaires ; l’assureur suivi diligent de leur traitement et faire un retour systématique
• sur l’état du traitement et éventuellement les observations et réserves émises par la Représentante Pays ;
• Assurer, en relation avec l’Associée Administrative, l’organisation des conférences, séminaires et réunions organisés par ONU Femmes, notamment la préparation et le suivi de la transmission des courriers d’invitation et l’accueil protocolaire des invités de haut rang.

      3. Appuyer efficacement la circulation, la diffusion et la disponibilité de l’information

• Tri/ sélection des appels entrants-sortants, des lettres et courriers, et assurer leur juste imputation.
• Appuyer l’organisation et le maintien du système d’archivage du bureau (physique et électronique) au niveau du Management, des programmes et des opérations ; assurer le suivi périodique du fonctionnement correct et de la mise en œuvre efficace de l’archivage.
• Appuyez sur le postage en ligne, sur le Share Drive du siège d’ONU Femmes, sur les documents d’accords et conventions avec les bailleurs de fonds.
• Participer à la collecte de toute la documentation appropriée auprès du staff et des partenaires pour tous les dossiers soumis à l’attention de la Représentante.
• Assurer la diffusion et le partage des circulaires, des notes d’informations, des documents et formulaires de travail, des revues, des productions audiovisuelles, du personnel et des partenaires concernés.
• Rendre disponibles ces documents sur le Share Drive du bureau pays d’ONU Femmes en Côte d’Ivoire et alimenter une bibliothèque et une médiathèque pour le compte du bureau.
• Réaliser l’inventaire annuel et périodique des archives du bureau pays et gérer l’ensemble des archives du bureau pays en vue d’assurer leur disponibilité et leur sauvegarde.
• Veiller au soin de la communication interne et externe au bureau ONU Femmes.

      4. Faciliter le renforcement et la gestion des connaissances :

• Contributions pertinentes aux réseaux de connaissance et communautés de pratiques
• Coordination, administration des questions protocolaires.
• Assurer le partage au personnel des documentations transmises par le siège sur les règles et procédures d’ONU Femmes ou disponibles sur l’Intranet.
• Faire des suggestions pour réduire les goulots d’étranglement dans les processus
• Opérationnels afin d’améliorer les procédures administratives

• Excellente capacité rédactionnelle ;
• Disposer d’aptitude avérée à la planification et à l’organisation de son travail de façon autonome ;
• Démontrer l’intégrité et la capacité à promouvoir l’égalité des sexes et les valeurs et normes d’éthique des Nations Unies.
• Être apte à travailler en équipe et à apporter une réponse adéquate aux attentes ;
• Bonne connaissance des règlements et procédures administratives de l’ONU Femmes et règlements relatifs au personnel des Nations Unies ;
• Fait preuve d’une bonne connaissance du protocole ;
• Savoir utiliser l’outil informatique et l’Internet ;
• Reste calme et garde son contrôle dans les situations de pression ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Disposer de bonnes références professionnelles.

• Avoir un diplôme universitaire d’au moins BAC + 3 (Licence DUT) en Secrétariat, Assistant de Direction ou Administration, ou tout autre domaine équivalent.

VIVRE 

• Avoir une expérience professionnelle pertinente d’au moins 5 ans dans l’assistance administrative dans un service de direction et dans un contexte de travail bilingue ;
• Avoir une expérience avérée dans le Système des Nations Unies ; une expérience dans les organisations œuvrant dans le domaine du genre et de l’égalité des sexes est un atout ;
• Maîtriser les TIC et disposer d’une expérience de base de données et des systèmes de gestion sur le WEB ;
• Une connaissance du système ATLAS est un atout.

LANGUE :

• Jouir d’une maîtrise parfaite de l’anglais et du français écrit et oral ; parler couramment le français et l’anglais et être à l’aise à travailler dans les deux langues.

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ONU Femmes est présente en Côte d’Ivoire depuis 2011, initialement en tant que programme de pays avant sa transformation en bureau de pays en 2013. Dans le cadre de son programme pays 2021-2025, ONU Femmes accompagne les priorités nationales déclinées dans le Plan National de Développement (PND) 2021-2025, les orientations fournies par l’UNSDCF 2021-2025 et la stratégie globale d’ONU Femmes 2022-2025.

C’est ainsi que dans le cadre de sa Note Stratégique 2021-2025, le Bureau ONU Femmes Côte d’Ivoire concentre ses interventions sur les axes stratégiques suivants : 1) Gouvernance et participation à la vie publique ; 2) Avancement économique des femmes, 3) Élimination des violences faites aux femmes et aux filles ; 4) Les femmes, la paix et la sécurité et l’action humanitaire et la réduction des risques de catastrophes. L’Organisation travaille également sur les normes en soutenant l’élaboration, la révision et la mise en œuvre des politiques, des lois et des stratégies sensibles au genre dans tous les domaines du développement. ONU Femmes Côte d’Ivoire fait également de l’égalité des sexes une préoccupation centrale dans la planification et la budgétisation du développement au niveau national.

En plaçant les droits des femmes au centre de tous ses efforts, ONU Femmes assure le leadership et la coordination des efforts du système des Nations Unies dans ses engagements en matière d’égalité de genre et d’autonomisation des femmes et la traduction opérationnelle de la prix en compte transversal du genre dans la réalisation des ODD.

Pour soutenir l’efficacité de son action, ONU Femmes Côte d’Ivoire recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) comme suit :

Sous l’autorité générale de la Représentante Résidente de l’ONU Femmes et sous la supervision directe de la responsable administrative chargée des Achats et des Ressources Humaines, l’Assistant(e) Administrative assiste l’administration dans la réalisation de ses missions.

L’Assistant(e) Administrative travaille en étroite collaboration avec le personnel ONU Femmes du Bureau pays , du bureau régional et des autres bureaux de la sous-région, les agences du Système des Nations Unies et les autorités locales pour assurer un flux d’ information efficace, avec le personnel du bureau pays, du bureau régional et du siège pour la résolution des questions liées aux ressources humaines.

1. Assurer l’administration et le fonctionnement effectif et efficace du bureau  Pays :

• Fournir un soutien administratif et opérationnel général au CO/MCO en conformité avec les règles, règlements, politiques et stratégies d’ONU Femmes.
• Appuyer l’administration dans l’organisation des voyages et des réservations d’hôtel, préparer les autorisations de voyage, traiter les demandes de visas et d’indemnités journalières de subsistance, les cartes d’identité et autres documents ;
• Fournir un soutien administratif aux conférences, ateliers et retraites ;
• Fournir un soutien administratif à l’entretien des locaux et des services communs, selon les besoins Tenir à jour un système de classement garantissant la conservation des documents confidentiels, si nécessaire.

      2. Appuyer les opérations pour un fonctionnement efficace

• Appuyer l’associée administrative dans les processus de passation des marchés et à l’organisation des processus de passation des marchés, dont notamment la préparation des documents sur les RFQ, ou les RFP, la réception des devis, des soumissions ou des offres, leur évaluation primaire Contribuer à la prestation de services de logistique ;
• Veiller à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles en se focalisant sur l’atteinte aux résultats ci-après : (i) pleine conformité des activités de passation des marchés avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU Femmes ; (ii) Participation effective à la conceptualisation des processus fonctionnels de passation des marchés du Bureau et mise en œuvre des procédures d’utilisation internes (SOP) en Passation des Marchés et de Logistique en collaboration avec le Superviseur direct et les Responsables du Bureau ; (iii) Contribution à la mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement, dans le but de mettre à jour le fichier des fournisseurs.
• Préparer les Bons de Commande et les contrats dans le cadre des contrats de services/prestations,
• Tenir /maintenir le système d’enregistrement au niveau de l’Unité de Passation des Marchés/Achats,
• Appuyer dans la mise en œuvre du dispositif de contrôle interne qui permet de s’assurer que les bons de commande sont préparés et partagés convenablement ;
• Prendre les mesures correctives opportunes par rapport aux Bons de Commande avec des vérifications des erreurs sur le budget et les autres problèmes ;
• Appuyer l’associée administrative pour la fourniture de services logistiques, notamment pour : (i) L’achat de billets d’avion et la préparation des Bons de Commande, les arrangements relatifs aux envois, l’organisation de l’entretien des véhicules, les dispositions à prendre pour la tenue des conférences ; (ii) La conduite, en temps utile, de l’étude sur le DSA, les Agences de Voyage, l’entretien des véhicules, les hôtels, et les dispositions à prendre pour la tenue des conférences.

     3. Appuyer le service des Ressources Humaines du bureau pays sur la gestion des questions administratives liées aux ressources humaines :

• Assurer la tenue et le suivi régulier des fiches de présence du personnel.
• Apporter un appui dans les processus de recrutement du personnel et des consultants
• Assurer le suivi, en lien avec le point focal HR du bureau pays, bureau régional et du siège, des congés du personnel et apporter une assistance pour une bonne planification des congés (Plans de mission et de congés).
• Assurer le suivi, en lien avec le point focal HR du bureau pays, le suivi de l’exécution des formations mandataires désignées aux staffs.
• Diffuser les informations sur les programmes de renforcement des capacités du staff organisés à partir du siège (à travers le Webinar ou par téléconférence) et sur les possibilités locales de formations offertes aux staffs UN.

      4. Appuyer un appui dans la coordination et la gestion des actifs

• Assurer et contrôler et maintenir les fournitures de papeterie du bureau, y compris la tenue de la liste des stocks de papeterie, la distribution de la papeterie et la tenue d’un registre de distribution ;
• Appuyer la gestion des actifs du bureau, préparer et soumettre des rapports d’inventaire périodiques, assurer la vérification physique des articles en stock ;
• Réaliser l’inventaire annuel et périodique des équipements du bureau.

     5. Partage, renforcement et gestion des connaissances :

• Fournir un soutien administratif au développement et au partage des connaissances
• Fournir un soutien administratif dans l’organisation de formations pour le personnel des opérations/projets sur des questions administratives ;
• Compiler les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière d’administration, d’achats et de ressources humaines.

• Démontrer l’intégrité et la capacité à promouvoir l’égalité des sexes et les valeurs et normes d’éthique des Nations Unies.
• Etre apte à travailler en équipe et à apporter une réponse adéquate aux attentes ;
• Bonne connaissance des règlements et procédures administratives de l’ONU Femmes et règlements relatifs au personnel des Nations Unies ;
• Fait preuve d’une excellente connaissance du code de la route et des règlements relatifs à la conduite et avoir des capacités pour les réparations mécaniques mineures ;
• Fait preuve d’une excellente connaissance des questions de sécurité ;
• Fait preuve d’une bonne connaissance du protocole ;
• Disposer d’aptitude à la planification et à l’organisation de son travail de façon autonome ;
• Savoir utiliser l’outil informatique et l’Internet ;
• Reste calme et garde son contrôle dans les situations de pression ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Disposer de bonnes références professionnelles.

• De nationalité ivoirienne, le/l’Assistant(e) (e) doit avoir au minimum BAC+2 en administration, Ressources humaines, finances ou autre domaine équivalent
• Formation / certification en Achats/ de Passation de Marchés serait un atout

VIVRE 

• Au moins 2 ans d’expérience pertinente en administration notamment dans une unité d’Achat et/ou de ressources humaines ;
• Connaissances en informatique et en logiciels de bureautique (MS Word, Excel);
• La connaissance d’Atlas serait un atout.
• Avoir une expérience dans le Système des Nations Unies constituerait un atout.

LANGUE :

• Jouir d’une maîtrise parfaite de l’anglais et du français écrit et oral ; parler couramment le français et l’anglais et être à l’aise à travailler dans les deux langues.

POSTULEZ ICI

ONU Femmes est présente en Côte d’Ivoire depuis 2011, initialement en tant que programme de pays avant sa transformation en bureau de pays en 2013. Dans le cadre de son programme pays 2021-2025, ONU Femmes accompagne les priorités nationales déclinées dans le Plan National de Développement (PND) 2021-2025, les orientations fournies par l’UNSDCF 2021-2025 et la stratégie globale d’ONU Femmes 2022-2025.

C’est ainsi que dans le cadre de sa Note Stratégique 2021-2025, le Bureau ONU Femmes Côte d’Ivoire concentre ses interventions sur les axes stratégiques suivants : 1) Gouvernance et participation à la vie publique ; 2) Avancement économique des femmes, 3) Élimination des violences faites aux femmes et aux filles ; 4) Les femmes, la paix et la sécurité et l’action humanitaire et la réduction des risques de catastrophes. L’Organisation travaille également sur les normes en soutenant l’élaboration, la révision et la mise en œuvre des politiques, des lois et des stratégies sensibles au genre dans tous les domaines du développement. ONU Femmes Côte d’Ivoire fait également de l’égalité des sexes une préoccupation centrale dans la planification et la budgétisation du développement au niveau national.

En plaçant les droits des femmes au centre de tous ses efforts, ONU Femmes assure le leadership et la coordination des efforts du système des Nations Unies dans ses engagements en matière d’égalité de genre et d’autonomisation des femmes et la traduction opérationnelle de la prix en compte transversal du genre dans la réalisation des ODD.

Pour soutenir l’efficacité de son action, ONU Femmes Côte d’Ivoire recrute un(e) Assistant(e) program (appui au Program manager)

Sous l’autorité et la supervision du programme responsable, l’Assistant(e) programme (appui au Program manager) assure la gestion efficace et le bon fonctionnement du bureau du responsable programme en observant une stricte confidentialité dans l’exécution de ces tâches, le respect des mesures protocolaires, la gestion du flux d’informations et le suivi des délais et engagements pris le programme responsable.

L’Assistant(e) program (appui au Program manager) travaille en étroite collaboration avec le personnel ONU Femmes du Bureau pays , du bureau régional et des autres bureaux de la sous-région, les agences du Système des Nations Unies et les autorités locales pour assurer un flux d’information efficace, le suivi des instructions et la gestion de l’agenda du Responsable Programme.

1. Fournir un soutien administratif et logistique au fonctionnement effectif et efficace du bureau du responsable des programmes

• Gestion de l’agenda du responsable programmes, contacts avec les visiteurs de haut rang, gestion des rendez-vous et rencontres et préparation des comptes rendus des rencontres ;
• Préparation des documents de base de très grande qualité pour les programmes de rendez-vous, rencontres et missions du responsable ;
• Préparation des traductions informelles des circulaires du siège ;
• Maintenance des bases de données des partenaires de hauts niveaux et des listes téléphoniques (Missions diplomatiques/Missions de coopération/Agence des Nations Unies ; Liste du gouvernement ; Société civile ; etc.) ;
• Préparation des correspondances, directives, programmes du responsable pour sa signature et assurer le suivi en cas de besoin ;
• Assurer la conformité et la complétude de tout courrier/document soumis à la signature/visa du responsable programmes ; faire corriger les erreurs éventuelles et s’assurer que tous les documents de référence sont joints ;
• Attirer l’attention du responsable des programmes sur les documents importants/urgents en cas de besoin pour le respect des délais ;
• Suivi des missions et agendas du programme responsable et assurer la cohérence avec l’agenda interne du bureau ;
• Entreprendre les arrangements de voyage pour l’équipe du programme, y compris les réquisitions de voyage et les demandes de remboursement ;

      2. Appuyez sur les opérations et les programmes pour un fonctionnement efficace 

• Assurer le secrétariat des réunions de travail du responsable des programmes et des réunions du personnel ; effectuer le suivi pour le respect des délais, engagements et actions prises, et établir la collecte et la soumission des rapports à la Représentante Pays ;
• Soumettre dans les délais et dans la forme, à la signature/approbation/avis du responsable des programmes, les requêtes et dossiers délivrés des opérations, des programmes et des partenaires ; le suivi diligent de leur traitement et faire un retour systématique sur l’état du traitement et éventuellement les observations et réserves émises par le responsable des programmes ;
• Assurer, en relation avec l’Associée Administrative, l’organisation des conférences, séminaires et réunions organisés par ONU Femmes, notamment la préparation et le suivi de la transmission des courriers d’invitation et l’accueil protocolaire des invités de haut rang ;
• Prendre toutes les dispositions logistiques, administratives et financières pour l’organisation des réunions, ateliers, événements et missions.

      3. Appuyer efficacement la circulation, la diffusion et la disponibilité de l’information

• Tri/ sélection des appels entrants-sortants, des lettres et courriers, et assurer leur juste imputation ;
• Appuyer l’organisation et le maintien du système d’archivage du bureau (physique et électronique) au niveau du Management, des programmes et des opérations ; assurer le suivi périodique du fonctionnement correct et de la mise en œuvre efficace de l’archivage ;
• Appuyez sur l’affranchissement en ligne, sur le Share Drive du siège de l’ONU Femmes, sur les documents d’accords et conventions avec les bailleurs ;
• Participer à la collecte de toute la documentation appropriée auprès du personnel et des partenaires pour tous les dossiers soumis à l’attention de la Représentante ;
• Assurer la diffusion et le partage des circulaires, des notes d’informations, des documents et formulaires de travail, revues, productions audiovisuelles, au personnel et partenaires concernés ;
• Rendre disponibles ces documents sur le Share Drive du bureau pays d’ONU Femmes en Côte d’Ivoire et alimenter une bibliothèque et une médiathèque pour le compte du programme ;
•  Préparer le matériel d’information publique et les dossiers de réunion préparatoire Rassembler les documents d’information du programme ;
• Veiller au soin de la communication interne et externe au bureau ONU Femmes.

      4. Faciliter le renforcement et la gestion des connaissances :

• Contributions pertinentes aux réseaux de connaissance et communautés de pratiques
• Assurer le partage au personnel des documentations transmises par le siège sur les règles et procédures d’ONU Femmes ou disponibles sur l’Intranet.

• Démontrer l’intégrité et la capacité à promouvoir l’égalité des sexes et les valeurs et normes d’éthique des Nations Unies.
• Etre apte à travailler en équipe et à apporter une réponse adéquate aux attentes.
• Bonne connaissance des règlements et procédures administratives de l’ONU Femmes et règlements relatifs au personnel des Nations Unies.
• Disposer d’aptitude à la planification et à l’organisation de son travail de façon autonome.
• Savoir utiliser l’outil informatique et l’Internet.
• Reste calme et garde son contrôle dans les situations de pression.
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Disposer de bonnes références professionnelles

• Avoir un diplôme universitaire d’au moins BAC + 2 en Secrétariat, Assistanat de Direction ou Administration, ou tout autre domaine équivalent

VIVRE :

• Avoir une expérience professionnelle pertinente d’au moins 3 ans dans l’assistance administrative dans un service de direction et dans un contexte de travail bilingue ;
• Avoir une expérience dans le Système des Nations Unies ; une expérience dans les organisations œuvrant dans le domaine du genre et de l’égalité des sexes est un atout ;
• Maîtriser les TIC et disposer d’une expérience de base de données et des systèmes de gestion sur le WEB ;
• Une connaissance du système ATLAS est un atout.

LANGUE  :

• Jouir d’une maîtrise parfaite de l’anglais et du français écrit et oral ; parler couramment le français et l’anglais et être à l’aise à travailler dans les deux langues.

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