À propos d’ONU Femmes
Sous la supervision fonctionnelle et les rapports matriciels du chef des achats au siège et du spécialiste régional des achats, et la supervision quotidienne du responsable des opérations, l’analyste des achats facilite la gestion des achats et promeut une approche stratégique de l’approvisionnement au sein du Bureau dans tous les domaines, depuis les achats. processus de biens et services, contrats d’approvisionnement, accords à long terme, contrats de location. Ce rôle de facilitation est conçu pour ajouter de la valeur et de l’efficacité à la gestion des achats au sein du bureau sans créer en aucun cas une couche bureaucratique supplémentaire entre le terrain et le bureau de pays, et toutes les responsabilités et devoirs doivent refléter ce principe primordial. En effet, le titulaire du poste fait office d’interface entre le terrain et le bureau de pays dans plusieurs domaines d’approvisionnement.
L’analyste des achats veillera à ce que le processus d’achat dans le bureau soit conforme aux objectifs, aux plans et aux stratégies d’ONU Femmes et au respect des politiques et directives d’achat applicables. Le titulaire du poste aidera le comité d’examen des achats du bureau de pays à assurer la conformité des achats au sein du bureau avec les lignes directrices de l’entreprise. Il/elle tiendra le responsable des opérations au courant des problèmes d’approvisionnement et de conformité au sein du bureau de pays qui nécessitent l’attention de l’équipe de direction du Nigeria.
Devoirs et responsabilités
Coordonner les activités d’approvisionnement et d’approvisionnement stratégique dans l’ensemble du bureau du Nigeria conformément aux règles, réglementations, politiques et stratégies d’ONU Femmes :
- Fournir une expertise professionnelle et un soutien technique à la direction du bureau de pays sur les questions de passation des marchés et fournir des éclaircissements et des notes faisant autorité sur l’interprétation/l’application des règles, règlements et politiques d’ONU Femmes en matière de passation des marchés ;
- Surveiller et suivre les progrès et la conformité des achats dans toute la région à l’aide d’outils de surveillance efficaces.
- Fournir un soutien technique dans la conception et la maintenance d’un système de gestion des achats orienté client.
- Mettre à jour et maintenir régulièrement les rapports et analyses sur les achats de l’entreprise.
- Suivre la mise en œuvre des recommandations d’audit liées aux achats au sein du bureau.
- Effectuer des analyses périodiques des dépenses pour soutenir le développement de la stratégie régionale de gestion des catégories et collaborer avec les principaux fournisseurs pour les fournitures et services récurrents ;
Fournir un soutien à l’amélioration de l’efficacité des processus de passation des marchés pour le Nigeria.
- Guider et mettre en œuvre la cartographie des processus opérationnels d’approvisionnement et l’élaboration/établissement de procédures opérationnelles standard (SOP) internes dans le domaine des achats,
- Analyser les flux de travail d’approvisionnement et proposer des recommandations pour améliorer les économies et la réduction des coûts dans le bureau de pays et les sous-bureaux ;
- Gérer la fourniture de biens et de services en suivant les procédures d’entreprise établies concernant l’examen et l’attribution des contrats, évaluer la rentabilité et gérer les négociations concernant d’éventuels accords ;
- Consolider les exigences en matière de passation des marchés et fournir des recommandations professionnelles pour la préparation des plans de passation des marchés pour le Nigeria.
- Organisez des appels d’offres, des appels d’offres ou des appels d’offres et évaluez les devis, les offres et les propositions.
- Examiner les soumissions au Comité local d’examen des marchés publics (L-PRC) pour garantir l’achèvement des documents et la qualité des soumissions ; et participer en tant qu’observateur, à la demande du président.
- Mettre en œuvre un système de contrôle interne pour une préparation rapide et précise des bons de commande (PO).
Fournir un support technique à la gestion des fournisseurs et à la mise en œuvre d’outils d’approvisionnement électronique .
- Développer et gérer une liste de fournisseurs, y compris un mécanisme de sélection et d’évaluation des fournisseurs ;
- Faciliter le recours aux accords à long terme (LTA) au sein du bureau ;
- Gérer et former le personnel, selon les besoins, sur les systèmes d’approvisionnement électronique et ERP.
Fournir un soutien technique aux activités interinstitutionnelles liées aux questions d’approvisionnement et d’administration telles que, sans toutefois s’y limiter, la stratégie opérationnelle des Nations Unies (BOS) et le back-office commun (CBO) :
- Fournir un soutien technique substantiel à la coordination interinstitutionnelle et aux groupes de travail liés aux achats ;
- Fournir un soutien à la coordination avec d’autres agences des Nations Unies pour aider à la mise en œuvre de services d’achats harmonisés, d’accords à long terme interinstitutionnels et d’achats conjoints conformément à la réforme des Nations Unies ;
Contribuer au partage des connaissances :
- Surveiller et rendre compte à la direction du CO des tendances et des pratiques en matière d’approvisionnement ;
- Coordonner et organiser la formation du personnel des opérations et du programme sur les achats ;
- Contribuer au développement de matériel de formation, de webinaires et d’autres réseaux de connaissances ;
- Analyser et partager les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière d’approvisionnement.
- Soutien à la mise en place d’un système de suivi des données pour les questions de passation des marchés.
Le titulaire exécute d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation.
Compétences :
Valeurs fondamentales:
- Respect de la diversité
- Intégrité
- Professionnalisme
Les compétences de base:
- Sensibilisation et sensibilité aux questions de genre
- Responsabilité
- Résolution créative de problèmes
- Communication efficace
- Collaboration inclusive
- Engagement des parties prenantes
- Montrer l’exemple
Compétences fonctionnelles
- Compétences en matière de formulation, de mise en œuvre, de suivi et d’évaluation des programmes
- Connaissance de la gestion axée sur les résultats
- Capacité à recueillir et à interpréter des données, à tirer des conclusions logiques et à présenter des résultats
- Bonnes capacités d’analyse
- Bonne connaissance du domaine de l’éradication de la violence à l’égard des femmes et des filles.
Formation et certification :
- Un master (ou équivalent) en administration des affaires, administration publique, finances, ressources humaines, achats, gestion de la chaîne d’approvisionnement, droit ou autre domaine connexe est requis.
- Un diplôme universitaire de premier cycle assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente peut être accepté à la place du diplôme universitaire du niveau supérieur.
- Une certification en approvisionnement d’un fournisseur internationalement reconnu tel que CIPS (niveau 3) est un atout.
Expérience:
- Un minimum de deux années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaines des achats, de la gestion des contrats, de l’administration des contrats, de la logistique et de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, de l’administration ou dans un domaine connexe est requis.
- Une expérience de l’utilisation de plusieurs progiciels de bureau, notamment des systèmes de gestion basés sur le Web et des systèmes ERP, de préférence Oracle, est requise.
- Une expérience dans la direction d’une équipe est requise ;
- Une expérience en administration générale est souhaitable.
- Une expérience en matière de passation des marchés dans le cadre des pratiques du système des Nations Unies est souhaitable.
Langues :
- La maîtrise de l’anglais est requise.
- La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable (français, arabe, chinois, russe ou espagnol).
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