ONU Femmes, ancrée dans la vision d’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles; l’autonomisation des femmes; et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire, et de la paix et de la sécurité.
Relevant de la représentante résidente, l’Analyste des opérations est membre de l’équipe de direction, avec des responsabilités de supervision pour tous les aspects des opérations du Bureau de pays de la Côte d’Ivoire. Cela inclut la gestion stratégique des finances et des ressources humaines, des services d’approvisionnement et logistiques efficaces, la gestion de la sécurité, la technologie de l’information et de la communication (TIC) et les services communs conformément aux règles et règlements de l’ONU Femmes. De plus, l’Analyste des opérations sert de conseiller(e) clé à la Représentante pays sur les questions d’intégrité organisationnelle dans le but d’assurer : (i) la conformité avec les politiques et règlements de l’ONU Femmes; (ii) des systèmes efficaces pour soutenir la mise en œuvre et la croissance des programmes; (iii) la responsabilité envers les valeurs et principes organisationnels; et (iv) un environnement de travail propice permettant de maximiser le potentiel du personnel.
L’Analyste des opérations dirige et guide l’équipe des opérations du Bureau de pays et favorise la collaboration au sein de l’équipe, avec le personnel des programmes et avec les autres agences des Nations Unies dans une approche orientée client. L’Analyste des opérations travaille en étroite collaboration avec les équipes de programme du Bureau, fournissant des conseils rapprochés au personnel des programmes qui effectue des fonctions d’appoint pour les opérations, en veillant à ce que ce personnel connaisse les règles et procédures régissant les finances des programmes, les rapports aux donateurs et le personnel. Elle/Il collabore également avec le personnel des opérations des autres agences des Nations Unies.
Devoirs et responsabilités
- Coordonner les opérations du Bureau de pays (CO) conformément aux règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU Femmes
- Rédiger le plan de travail annuel pour l’équipe des opérations et superviser sa mise en œuvre et son suivi;
- Fournir une expertise professionnelle et un soutien technique au Représentant de pays sur les questions opérationnelles;
- Participer aux réunions d’examen et apporter un soutien technique à l’évaluation des capacités managériales et opérationnelles des partenaires de mise en œuvre en collaboration avec l’équipe programme et technique;
- Orienter et mettre en œuvre la cartographie des processus opérationnels et l’établissement de procédures opérationnelles standard internes dans tous les domaines des fonctions de l’équipe des opérations;
- Mettre en œuvre les politiques et systèmes de l’organisation en matière de budget, finances, approvisionnement et ressources humaines, et identifier les formations pour le personnel et le personnel de projet sur ces questions;
- Assurer un flux continu d’informations entre le Bureau de pays et le Bureau régional/Siège.
- Superviser toutes les activités opérationnelles, y compris les finances, les ressources humaines, les achats, le transport, les technologies de l’information, la sécurité, l’administration, et veiller à ce qu’elles suivent les règles, règlements, politiques et procédures de l’ONU Femmes;
- Superviser le personnel des opérations : finaliser les plans de performance et les standards d’évaluation ; réaliser des évaluations de performance, fournir des retours et du coaching.
2. Coordonner la planification, le suivi des dépenses et l’audit des ressources financières conformément aux règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU Femmes
- Fournir une expertise professionnelle et un soutien technique à la gestion des ressources financières du bureau et des programmes;
- Exercer un contrôle financier approprié;
- Rapporter localement et au siège en temps opportun sur les structures établies ; demander conseil au Bureau Régional en cas de déviations nécessaires;
- Examiner et prendre des mesures correctives appropriées sur les conclusions des audits;
- Exécuter le rôle de Manager Niveau 1 dans Quantum pour l’approbation des bons de commande et des factures.
3. Fournir des services de ressources humaines
- Coordonner et faciliter les processus de recrutement et la gestion des contrats; assurer la liaison avec le siège et les prestataires de services si nécessaire.
4. Superviser les processus d’approvisionnement
- Gérer la fourniture de biens et services pour le Bureau de pays et les projets conformément aux procédures organisationnelles établies concernant l’examen des sous-contrats et l’attribution des contrats, évaluer l’efficacité des coûts et gérer les négociations en lien avec les accords éventuels;
- Fournir des recommandations professionnelles pour la préparation des plans d’approvisionnement;
5. Superviser la gestion des actifs et des baux;
- Assurer la gestion, la sauvegarde, l’intégrité des données et le contrôle des inventaires des actifs, installations et services logistiques du bureau de l’ONU Femmes;
- Coordonner les activités de vérification des actifs conformément à la Procédure de vérification physique des actifs;
- Gérer les baux et les accords de locaux conformément à la délégation de pouvoir;
- Le cas échéant, coordonner la bonne organisation et gestion des locaux et services communs avec d’autres agences des Nations Unies, y compris l’établissement de mémorandums d’accord et la maintenance.
6.Coordonner la gestion des technologies de l’information et de la communication (TIC)
- Superviser la mise en œuvre des systèmes TIC
- Faire des recommandations professionnelles et introduire de nouveaux systèmes TIC qui affectent la productivité générale du personnel du bureau.
7. Servir de point focal pour les questions de sécurité et assurer la sécurité du personnel
- Informer le superviseur et le personnel sur les questions de sécurité et diffuser les informations pertinentes selon les conseils de l’UNDSS, informer les visiteurs de l’ONU Femmes sur la sécurité;
- Assurer la pleine conformité avec les procédures MOSS et MORSS sur la sécurité du personnel et des locaux du bureau;
- Fournir des recommandations professionnelles pour le Plan de Continuité des Activités du Bureau de pays si nécessaire;
- Assurer la liaison avec le conseiller en sécurité basé au siège ou son représentant désigné sur toutes les questions de sécurité.
8. Participer aux activités inter-agences
- Participer aux réunions et groupes de travail inter-agences pour assurer que les intérêts de l’ONU Femmes sont reflétés dans les activités du système commun liées aux services et locaux communs, à la récupération des coûts et aux accords de partage des coûts, aux privilèges et immunités, aux droits et enquêtes salariales, à la sécurité, etc.;
- Assurer la liaison avec le PNUD et d’autres agences des Nations Unies sur les questions opérationnelles, les activités et la collaboration.
9. Contribuer au partage des connaissances entre le Bureau de pays et le Bureau régional
- Assurer que les connaissances sont partagées et appliquées de manière adéquate entre le Bureau de pays et les autres bureaux de pays/bureaux multipays de la région.
Compétences
Valeurs fondamentales :
• Respect de la diversité
• Intégrité
• Professionnalisme
Compétences fondamentales :
• Sensibilisation et sensibilité aux questions de genre
• Responsabilité
• Résolution créative de problèmes
• Communication efficace
• Collaboration inclusive
• Engagement des parties prenantes
• Donner l’exemple
Compétences fonctionnelles :
• Bonne connaissance des systèmes et processus d’opérations, de finances, d’approvisionnement, de ressources humaines, de TIC et de sécurité, en particulier dans le système des Nations Unies est un atout;
• Capacité à fournir des conseils et du soutien;
• Capacité à contribuer à la formulation et au suivi des projets de gestion;
• Capacité à gérer des informations confidentielles;
• Compétences en négociation;
• Bonnes compétences en informatique.
Qualifications et expériences requises
- Etre titulaire d’un master (BAC+5) ou équivalent en administration des affaires, administration publique, finances, ressources humaines ou dans un domaine similaire est requis.
- Un diplôme universitaire de premier cycle (BAC+3), combiné à deux années supplémentaires d’expérience pertinente, peut être accepté en lieu et place du diplôme universitaire avancé.
- Avoir au moins 2 ans d’expérience progressive à un niveau national ou international dans la gestion de bureau, les opérations ou les finances;
- Une expérience en gestion d’équipe est un atout;
- Avoir une expérience de travail dans un environnement informatique utilisant plusieurs logiciels de bureautique, expérience de la gestion de systèmes basés sur le web et des systèmes ERP, de préférence PeopleSoft;
- Une expérience de la comptabilité d’engagement, IPSAS ou IFRS est un atout;
- Une expérience professionnelle en programmation/gestion de projets est un atout;
- La maîtrise de l’anglais et du français requise;
- La connaissance d’une autre langue de travail officielle de l’ONU est un atout.
Soumission des candidatures
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
- Personal CV ou P11 à télécharger grace au lien suivant : https://www.unwomen.org/sites/default/files/Headquarters/Attachments/Sections/About%20Us/Employment/UN-Women-P11-Personal-History-Form.doc
- Une lettre de motivation (maximum length: 1 page)
Diversité et Inclusion
À ONU Femmes, nous nous engageons à créer un environnement diversifié et inclusif, garantissant le respect de chacun. ONU Femmes recrute, emploie, forme, rémunère et promeut sans distinction fondée sur l’appartenance ethnique, la religion, la couleur, le sexe, l’identité de genre, l’orientation sexuelle, l’âge, la situation de handicap, l’origine nationale ou tout autre caractère régi par la loi appropriée. Toute décision d’emploi repose sur l’évaluation des qualifications, des compétences et de l’intégrité du candidat ou de la candidate, ainsi que sur les besoins de l’organisation.
Si vous souhaitez qu’un aménagement raisonnable vous soit accordé pour vous permettre de participer au processus de recrutement et de sélection, veuillez le préciser dans votre candidature.
ONU Femmes ne tolère aucun comportement incompatible avec les buts et objectifs des Nations Unies et d’ONU Femmes, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux politiques et procédures d’ONU Femmes, ainsi qu’aux normes de conduite attendues du personnel de l’organisation et du système des Nations Unies en général. Leurs références et antécédents feront donc l’objet d’une vérification rigoureuse. (La vérification des antécédents comprendra la vérification des titres universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations complémentaires dans le cadre de la vérification de leurs antécédents.).
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