ONU Femmes, fondée sur la vision de l’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles ; l’autonomisation des femmes; et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire et de la paix et de la sécurité.
L’initiative Spotlight est un partenariat mondial entre les Nations Unies (ONU) et l’Union européenne (UE) visant à éliminer toutes les formes de violence à l’égard des femmes et des filles à l’appui du Programme de développement durable à l’horizon 2030. Il a été lancé en septembre 2017 par le secrétaire général des Nations unies et la haute représentante et vice-présidente de l’UE (HRVP). L’Initiative de 500 millions d’euros fournit un modèle de partenariats avec les donateurs, la société civile et l’ONU pour atteindre les ODD de manière globale en tirant parti de l’expertise comparative. L’ODD 5 et la réalisation de l’égalité des sexes sont placés au centre des efforts (aux côtés de l’objectif 16) dans le but de fournir un environnement propice à la mise en œuvre de tous les objectifs. Au sein de l’ONU, l’Initiative mettra en œuvre les réformes du système de développement des Nations Unies et modélisera une nouvelle façon d’atteindre les ODD de manière intégrée, en tirant parti des avantages de la collaboration. Trois agences principales : le PNUD (le Programme des Nations Unies pour le développement, la Population des Nations Unies (FNUAP) et ONU Femmes) collaboreront avec d’autres agences des Nations Unies pour réaliser des investissements à grande échelle dans les pays prioritaires.
Relevant du spécialiste du programme – Cohérence technique, initiative Spotlight, l’associé du programme travaille avec les membres de l’équipe du programme Spotlight et fournit un soutien aux membres de l’équipe du programme Spotlight dans l’élaboration et la mise en œuvre d’interventions efficaces conformes aux règles et règlements d’ONU Femmes. Il/elle contribue à la recherche, à la gestion financière et à la mise en œuvre des programmes, y compris en fournissant le soutien opérationnel, d’approvisionnement, administratif et programmatique nécessaire. L’Associé au programme travaille en étroite collaboration avec les opérations et le personnel du programme de l’Initiative Spotlight et du CO d’ONU Femmes et veille à ce qu’il y ait un flux d’informations efficace et une coordination efficace des processus de travail entre les programmes et les opérations.
Devoirs et responsabilités
Fonctions
1. Fournir un soutien administratif à la gestion financière de l’initiative Spotlight
Créer des projets dans Atlas (l’ERP), préparer les révisions budgétaires, réviser les attributions et le statut des projets; et déterminer les fonds inutilisés et la clôture opérationnelle et financière d’un projet;
Fournir un appui administratif pour le suivi de la préparation du budget et du financement des programmes/projets; y compris la finalisation des formulaires FACE;
Examiner les rapports financiers; préparer des bons d’achat non-OP pour les projets de développement;
Traiter le paiement des consultants;
Maintenir le système interne de contrôle des dépenses;
Créer des demandes dans Atlas pour les projets de développement; enregistrer les bons reçus dans l’Atlas;
Aider à la préparation et au suivi des factures de recouvrement des coûts dans Atlas.
2. Fournir un soutien administratif et logistique à la formulation et à la gestion des programmes
Fournir un appui administratif à l’élaboration des plans de travail des programmes, des budgets et des propositions sur les modalités d’exécution des programmes;
Fournir un soutien à la coordination, à la logistique et à la facilitation de la mise en œuvre du programme
Projet de procès-verbaux des réunions relatives au programme
Fournir des orientations techniques à l’Initiative Spotlight et aux organismes d’exécution sur l’exécution et l’établissement de rapports courants sur les activités et les finances appuyées par le programme;
Préparer des informations pour l’audit des programmes/projets et soutenir la mise en œuvre des recommandations d’audit;
Examiner les données sur les programmes et les projets pour le site Web de l’Initiative Spotlight;
Identifier les sources, recueillir et compiler des données et des informations pour la préparation de documents, de lignes directrices, de discours et de prises de position.
3. Fournir un soutien administratif à l’Initiative Spotlight
Prendre toutes les dispositions logistiques, administratives et financières pour l’organisation des réunions, des ateliers, des événements et des missions;
Prendre des dispositions de voyage pour l’équipe du programme, y compris les demandes de voyage et les réclamations;
Préparer des documents d’information publique et des trousses d’information;
Rassemblez des documents d’information et préparez des présentations PowerPoint et autres.
4. Fournir un soutien administratif et logistique aux organisations de la société civile (OSC), aux prestataires de services et aux consultants
Fournir un soutien administratif, de rédaction et de coordination à la préparation de la communication, des contrats, des agendas, des visas, des hôtels
Fournir un soutien administratif aux visites de suivi
5. Fournir un soutien administratif à la mise en œuvre des services de ressources humaines
Préparer et émettre des contrats
Tenir des registres de tout le personnel et des consultants du programme et de leur statut respectif
6. Fournir un soutien administratif à la mobilisation des ressources
Préparer des ententes de partage des coûts et d’autres ententes; assurer le suivi des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources de l’Initiative Spotlight;
Organize, compile and process information from donors, Spotlight Initiative, and programme team, as inputs to various databases and documents.
7. Facilitate knowledge building and knowledge sharing
Provide administrative support synthesis of lessons learnt and best practices related to programme management and finance;
Provide administrative support to the organization of training for the office staff and partners on programme and operations related issues.
Key performance Indicators
Timely and accurate support to events, workshops, and missions;
Full compliance of administrative activities with UN Women rules, regulations, policies and procedures;
Timely recording of overall programme unit finances;
Timely and accurate tracking of data for CO management and donor purposes;
Quality maintenance of internal systems.
Competencies
Core Values:
Respect for Diversity
Integrity
Professionalism
Core Competencies:
Awareness and Sensitivity Regarding Gender Issues
Accountability
Creative Problem Solving
Effective Communication
Inclusive Collaboration
Stakeholder Engagement
Leading by Example
Functional Competencies
Good knowledge of programme management;
Ability to administer and execute administrative processes and transactions;
Ability to create, edit and present information in clear and presentable formats;
Ability to manage data, documents, correspondence and reports information and workflow;
Strong financial and budgeting skills;
Strong IT skills.
Required Skills and Experience
Education and certification:
Completion of secondary education required.
Bachelor’s degree in Business or Public Administration or any numerate discipline is an added advantage.
Experience:
Minimum of 5 years experience in the UN or any international organisation in administration or programme support
Strong Financial and budgeting skills
Good writing skills with the ability to present information in clear and presentable format
Experience in working in a computer environment using multiple office software packages especially Ms Word, Excel and Powerpoint
Experience in the use of an ERP is an asset;
Experience in supporting a team.
Experience in an EU funded programme is an added advantage
Language Requirements:
La maîtrise de l’anglais est requise
La connaissance de l’autre langue de travail officielle de l’ONU est un atout.
À ONU Femmes, nous nous engageons à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. ONU Femmes recrute, emploie, forme, rémunère et promeut indépendamment de la race, de la religion, de la couleur, du sexe, de l’identité de genre, de l’orientation sexuelle, de l’âge, des capacités, de l’origine nationale ou de toute autre base couverte par la loi appropriée. Tout emploi est décidé sur la base des qualifications, de la compétence, de l’intégrité et des besoins organisationnels.
Si vous avez besoin d’aménagements raisonnables pour soutenir votre participation au processus de recrutement et de sélection, veuillez inclure ces renseignements dans votre candidature.
ONU Femmes a une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et d’ONU Femmes, y compris l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. Toutes les candidates sélectionnées devront adhérer aux politiques et procédures d’ONU Femmes et aux normes de conduite attendues du personnel d’ONU Femmes et seront donc soumises à des vérifications rigoureuses des références et des antécédents. (La vérification des antécédents comprendra la vérification du ou des titres de compétences et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des renseignements supplémentaires pour effectuer une vérification des antécédents.)
