ONU Femmes, fondée sur la vision de l’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles ; l’autonomisation des femmes ; et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire, de la paix et de la sécurité.
Sous la supervision du Spécialiste Régional des Finances, l’Associé(e) Financier est responsable de l’exécution d’un large éventail de services financiers et de processus administratifs au sein du Bureau régional d’ONU Femmes pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre, en veillant à l’utilisation rapide, efficace et transparente des ressources financières et à la fourniture de services conformément aux règles financières de l’organisation. règlements, politiques et procédures et allocations approuvées. L’associé(e) aux finances promeut une approche axée sur le client, conformément aux règles et règlements, aux pratiques standard et aux lignes directrices d’ONU Femmes.
L’associé(e) aux finances travaille en étroite collaboration avec le bureau régional d’ONU Femmes et l’équipe des opérations du siège d’ONU Femmes pour résoudre des problèmes financiers et de rapports complexes.
Tâches et responsabilités
Mettre en œuvre des stratégies financières et adapter les processus et le système d’enregistrement des dépenses, y compris les rapports financiers, en pleine conformité avec les règles et règlements financiers, les politiques et les procédures opérationnelles standard d’ONU Femmes.
- S’acquitter de ses fonctions en pleine conformité avec les règles et règlements financiers d’ONU Femmes, les politiques et les procédures opérationnelles standard, y compris les contrôles internes ;
- Se tenir au courant des changements apportés aux Normes comptables internationales pour le secteur public (IPSAS) et assurer une conformité totale ;
- Examiner et vérifier les transactions, les activités et les dossiers financiers ; prendre des mesures correctives au besoin et signaler toute activité inhabituelle ;
- Surveiller les rapports d’exception financière pour détecter les activités ou les transactions inhabituelles, enquêter sur les anomalies et faire rapport des constatations et/ou des recommandations d’action/décisions au superviseur ;
- Recueillir, vérifier et présenter des informations et des données à utiliser pour la planification des ressources financières et l’élaboration des plans de travail et des budgets des programmes des bureaux régionaux, des propositions sur les modalités de mise en œuvre et les modalités d’exécution ;
- Fournir une assistance pour l’entrée du plan de travail annuel dans le Système de gestion des résultats (SGR), le cas échéant ;
- Fournir des conseils et recommander des solutions sur un large éventail de questions financières ;
- Surveiller le bon fonctionnement du système de gestion des ressources financières pour les budgets et les ressources des bureaux et des programmes ;
- Mettre en œuvre et surveiller les stratégies d’économie et de réduction des coûts ;
- Examiner avec les agents budgétaires et les gestionnaires de projets, conformément à la liste de contrôle mensuelle de clôture, les rapports d’avancement des projets et enquêter sur les dépassements éventuels ;
- Répondre aux instructions du directeur adjoint de la gestion financière ou de la Section financière concernant les transactions financières. Prendre des mesures correctives en temps opportun à la demande de la Section des finances pour résoudre les problèmes de données financières ou fournir des informations ;
- Participer, en tant que membre de l’équipe du bureau régional, aux audits internes et externes du bureau régional ou des bureaux de pays de la région.
- Assurer le suivi des recommandations de l’audit afin de suivre la mise en œuvre des mesures correctives ;
- Promouvoir activement un service financier axé sur le client auprès du bureau régional et des bureaux de pays.
Préparer et administrer les budgets des bureaux en totale conformité avec les règles, règlements, politiques et systèmes d’enregistrement et de production de rapports d’ONU Femmes
- Établir le budget, contrôler les allocations, suivre les dépenses et préparer les révisions en fonction des besoins du Bureau ;
- Surveiller l’utilisation appropriée et en temps opportun des ressources financières ;
- Préparer des documents de recouvrement des coûts ou des factures pour les services fournis par ONU Femmes à d’autres programmes ou organisations ;
- Créer des projets dans Atlas, préparer des révisions budgétaires, examiner les allocations et l’état d’avancement des projets et identifier les fonds inutilisés ;
- Assurer le maintien du mécanisme de contrôle des projets de développement par le suivi de la préparation et de la modification des budgets et de l’état des budgets ;
- Maintenir le système interne de contrôle des dépenses ;
- Prendre des mesures correctives sur les pièces justificatives non comptabilisées, y compris les pièces justificatives comportant des erreurs de contrôle budgétaire, les exceptions de correspondance et les pièces justificatives non approuvées. Examiner et enquêter fréquemment sur les pièces justificatives de paiement qui sont erronées ; et répondre aux demandes des DS pour résoudre les problèmes de données financières ;
- Préparer les remboursements de TVA avec les pièces justificatives appropriées, le cas échéant ;
- Entrez les données dans Atlas et surveillez leur état. Tenir les intervenants et les clients informés afin qu’ils puissent agir et/ou prendre des décisions en temps opportun ;
- Gérer la petite caisse ;
- Assister les chefs de projet dans la reformulation du budget, si nécessaire.
Fournir un soutien financier aux équipes de programme et d’exploitation
- Examiner les comptes débiteurs pour les projets d’ONU Femmes et assurer le suivi avec les chefs de projet et la section des finances du bureau régional et/ou du siège en ce qui concerne les contributions et la création de dépôts dans Atlas ;
- Préparer les bons de commande et les bons de commande pour les projets de développement ;
- Préparer les écritures de journal du grand livre (GLJE) à partir des pièces justificatives appropriées et autorisées par les gestionnaires de budget et de projet ;
- Examiner les transactions dans Atlas, en veillant à ce que les salaires, les demandes de remboursement de frais de voyage et les autres droits soient traités ;
- Suivre l’établissement des budgets dans ATLAS pour s’assurer qu’ils sont conformes aux budgets convenus avec les donateurs et qu’ils sont saisis dans ATLAS au niveau de l’identificateur d’activité détaillé ;
- Surveiller les dépassements budgétaires mensuels et faire le suivi avec le responsable du budget ;
- Suivre régulièrement les transactions allouées aux projets, en s’assurant que les dépenses réelles ont été enregistrées dans la catégorie budgétaire et l’activité appropriées, et prendre des mesures correctives si nécessaire ;
- Assurer un suivi adéquat des avances aux partenaires de mise en œuvre, examiner leurs rapports financiers avec les gestionnaires de projet ;
- Surveiller la situation financière et, sous la direction du spécialiste des finances du bureau régional, mettre en œuvre des mécanismes de contrôle pour les projets de gestion et de développement ;
- Surveiller et suivre correctement tous les éléments financiers dans l’état des instructions de clôture de fin de mois et de fin d’année et, sous la direction du directeur des opérations, prendre les mesures correctives nécessaires ;
- Tenir les intervenants et les clients informés des mesures et des décisions en temps opportun et examiner les rapports d’étape pour le contrôle de la qualité ;
- Fournir de l’information pour les rapports financiers au bureau régional, au service des finances de l’administration centrale et aux intervenants ;
- Finaliser les rapports financiers mandatés pour les bailleurs de fonds et autres clients et parties prenantes ;
- Lier les recettes et les dépenses au contrôle des engagements pour les projets non essentiels.
- Fournir de l’information et prendre les mesures nécessaires pour faciliter la clôture financière des projets en temps opportun ;
- Soutenir l’établissement de rapports financiers des donateurs en fournissant des informations en temps opportun et en prenant les mesures nécessaires requises par le Centre de services mondial virtuel d’ONU Femmes pour l’établissement de rapports financiers des donateurs ;
- Aider à la préparation de l’audit des projets et des partenaires par un cabinet d’audit tiers. Assurer le suivi des recommandations de l’audit et/ou prendre des mesures en conséquence afin d’assurer la mise en œuvre des mesures correctives. Aider à l’examen des rapports d’audit sur les projets mis en œuvre par les ONG.
Fournir un soutien administratif pour la mobilisation des ressources
- Compiler et traiter les informations provenant des donateurs et de l’équipe du programme pour diverses bases de données et documents ;
- Préparer des projets d’accords de partage des coûts, y compris les conditions de contribution aux efforts de mobilisation des ressources, en respectant les accords types dans la mesure du possible. Assurer le suivi des contributions aux efforts de mobilisation des ressources du bureau.
Faciliter le développement et le partage des connaissances
- Organiser des formations et/ou aider à l’organisation d’événements et d’activités de formation ;
- Recueillir et compiler les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière de gestion financière et de services. Diffuser auprès des clients et des intervenants, le cas échéant, afin de renforcer les capacités et les connaissances ;
- Contribuer aux pratiques d’affaires financières et aux innovations en matière de gestion.
- Superviser et guider le personnel et les employés placés sous sa responsabilité, le cas échéant, fournir des conseils techniques et surveiller le rendement afin de s’assurer que les résultats sont atteints conformément aux plans et aux normes de reddition de comptes et de rendement ;
- Participer à toutes les formations liées à la gestion financière, y compris les webinaires organisés par le siège
Indicateurs clés de performance
- Transactions financières, activités et documents financiers complets et exacts fournis en temps opportun ;
- Des conseils opportuns et précis sur les règles et réglementations financières d’ONU Femmes ;
- Suivi régulier et opportun du système de gestion des ressources financières et de l’utilisation en temps opportun des ressources financières ;
- Soutien rapide et précis à la formulation du budget et au suivi des allocations.
- Surveillance rapide et précise des systèmes internes de contrôle des dépenses ;
- Soutien financier opportun et de qualité aux programmes et à l’équipe de programme.
Compétences
Valeurs fondamentales :
- Respect de la diversité
- Intégrité
- Professionnalisme
Compétences de base :
- Sensibilisation et sensibilité aux questions de genre
- Responsabilité
- Résolution créative de problèmes
- Une communication efficace
- Inclusive Collaboration
- Engagement des parties prenantes
- Prêcher par l’exemple
Compétences fonctionnelles
- Excellente connaissance des règles et règlements financiers et des principes comptables ;
- Excellentes connaissances et compétences dans l’application des outils informatiques et la compréhension des systèmes de gestion ;
- Excellente connaissance des feuilles de calcul et des bases de données ;
- Capacité à contribuer à la réingénierie des processus opérationnels et à la mise en œuvre de nouveaux systèmes ;
- Capacité d’administrer et d’exécuter des processus et des transactions financiers et comptables.
Compétences et expérience requises
Formation et certification :
- Un diplôme d’études secondaires est exigé ;
- Une certification nationale ou internationale en comptabilité et finance est un atout ;
- Un baccalauréat en finance ou en comptabilité est un atout ;
- La réussite du test de comptabilité et de finance d’ONU Femmes est exigée.
Expérience:
- Au moins 3 ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine de la finance ;
- Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), de feuilles de calcul et de bases de données, expérience de la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web ;
- Une expérience de l’utilisation de PeopleSoft ATLAS est un atout.
Exigences linguistiques :
- La maîtrise du français est requise
- La connaissance de l’autre langue de travail officielle de l’ONU est un atout.
Le formulaire d’antécédents personnels (P11) d’ONU Femmes doit être rempli et joint dans le cadre de la demande en ligne : https://www.unwomen.org/sites/default/files/2022-07/UN-Women-P11-Personal-History-Form-en.doc
À ONU Femmes, nous nous engageons à créer un environnement diversifié et inclusif fondé sur le respect mutuel. ONU Femmes recrute, emploie, forme, rémunère et promeut sans distinction de race, de religion, de couleur, de sexe, d’identité de genre, d’orientation sexuelle, d’âge, de capacité, d’origine nationale ou de toute autre base couverte par la loi applicable. Tout emploi est décidé sur la base des qualifications, de la compétence, de l’intégrité et des besoins de l’organisation. Si vous avez besoin d’un accommodement raisonnable pour appuyer votre participation au processus de recrutement et de sélection, veuillez inclure cette information dans votre candidature.
ONU Femmes applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et d’ONU Femmes, y compris l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront respecter les politiques et procédures d’ONU Femmes et les normes de conduite attendues du personnel d’ONU Femmes et seront donc soumis à des vérifications rigoureuses des références et des antécédents. (La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification des antécédents).
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