ONU Femmes, fondée sur la vision de l’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles ; l’autonomisation des femmes ; et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire, de la paix et de la sécurité.
Principales fonctions et responsabilités :
1- Fournir un soutien administratif, financier et logistique à la formulation et à la gestion des programmes :
- Fournir un appui administratif à l’élaboration des plans de travail des programmes, des budgets et des propositions sur les modalités de mise en œuvre des programmes ;
- Fournir des conseils techniques aux CO/MCO et aux agents d’exécution sur l’exécution et l’établissement de rapports réguliers sur les activités et les finances soutenues par le programme ;
- Préparer des informations pour l’audit des programmes/projets et appuyer la mise en œuvre des recommandations d’audit ;
- Examiner les données des programmes/projets pour le site web MCO/CO/RO ;
- Identifier les sources, recueillir et compiler des données et de l’information pour la préparation de documents, de lignes directrices, de discours et d’exposés de position.
2- Fournir un soutien administratif à la gestion financière de l’Unité de Programme :
- Créer des projets dans le système quantique, préparer les révisions budgétaires, réviser les attributions et le statut des projets ; et déterminer les fonds inutilisés et la clôture opérationnelle et financière d’un projet ;
- Fournir un soutien administratif dans le suivi de la préparation du budget et du financement des programmes/projets ; y compris la finalisation des formulaires FACE ;
- Examiner les rapports financiers ; préparer des bons non PO pour des projets de développement ;
- Traiter le paiement des consultants ;
- Maintenir le système interne de contrôle des dépenses ;
- Créer des réquisitions dans le système Quantum pour des projets de développement ; enregistrer les bons reçus dans le système Quantum ;
- Aider à la préparation et au suivi des factures de recouvrement des coûts dans le système Quantum.
3- Fournir un soutien administratif à l’Unité de Programme :
- Prendre toutes les dispositions logistiques, administratives et financières pour l’organisation de réunions, d’ateliers, d’événements et de missions ;
- Organiser les voyages de l’équipe du programme, y compris les demandes de remboursement des frais de voyage et les demandes de remboursement ;
- Préparer des documents d’information et des dossiers d’information ;
- Assembler des documents d’information et préparer des présentations PowerPoint et autres ;
- Fournir des conseils et une formation aux assistants de programme, au besoin.
4- Fournir un soutien administratif à la mobilisation des ressources :
- Préparer des ententes de partage des coûts et d’autres ententes ; assurer le suivi des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources de l’OC ;
- Organiser, compiler et traiter les informations provenant des donateurs, des OC et de l’équipe de programme, en tant que contributions à diverses bases de données et documents.
5- Faciliter la construction et le partage des connaissances :
- Fournir un appui administratif à la synthèse des enseignements tirés et des meilleures pratiques en matière de gestion et de financement des programmes ;
- Fournir un appui administratif à l’organisation de la formation du personnel du bureau et des partenaires sur les questions liées aux programmes et aux opérations
6- Le titulaire s’acquitte d’autres tâches dans le cadre de son profil fonctionnel qui sont jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
Responsabilités de supervision et de gestion : S.O.
Compétences fonctionnelles :
- Bonne connaissance de la gestion de programmes.
- Capacité d’administrer et d’exécuter des processus administratifs et des transactions.
- Capacité de créer, d’éditer et de présenter de l’information dans des formats clairs et présentables.
- Capacité à gérer des données, des documents, de la correspondance et des rapports, des informations et des flux de travail.
- Solides compétences en matière de finances et de budgétisation.
- Solides compétences en informatique.
Formation et certification :
- Un diplôme d’études secondaires est exigé.
- Un baccalauréat en administration des affaires est un atout.
Expérience :
- Au moins 6 ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans l’administration, les finances ou la gestion/l’appui aux programmes.
- Une expérience de travail dans un environnement informatique à l’aide de plusieurs progiciels de bureautique est exigée ;
- Une expérience de l’appui d’une équipe est exigée.
- Une expérience de l’utilisation d’un système ERP moderne basé sur le Web, de préférence Quantum, RMS, est souhaitable.
Exigences linguistiques :
- La maîtrise du français est exigée.
- Une connaissance pratique de l’anglais et de la langue locale est souhaitable.
