JHPIEGO est une ONG internationale de santé publique à but non lucratif, affiliée à l’Université Johns Hopkins de Baltimore aux Etats-Unis, qui travaille à améliorer la santé des femmes et des familles à travers le monde.
L’ONG JHPIEGO recrute un agent d’exploitation et de financement du cluster
L’emplacement du bureau du cluster : Lalibela
Responsabilités
Tâches administratives
1. Gestion des opérations
Diriger et contribuer à l’efficacité administrative et opérationnelle du Cluster Office à travers :
- Tenir à jour le registre des équipements de bureau, des ordinateurs, des appareils électroniques, etc. et aider à la gestion des immobilisations
- Suivi avec les bureaux appropriés sur les factures de bureau mensuelles et récurrentes et règlement des factures
- Maintenir et contrôler les ressources du bureau du groupe telles que les véhicules, la papeterie et les achats mineurs.
- Prendre des dispositions pour les voyages (transport et réservation d’hôtel) pour le personnel et les visiteurs.
- Collecte régulière des données et des formulaires liés aux RH, y compris les formulaires de vacances/indemnités/congés de maladie, et les demandes de remboursement des frais médicaux du personnel du groupe, et soumettre les formulaires et d’autres informations nécessaires à l’agent des ressources humaines pour dépôt.
- Suivi du journal de bord du véhicule et maintien du registre du carburant
- S’assurer que les opérations et les systèmes de sécurité sont mis en œuvre et suivis.
- S’assurer que l’inventaire du matériel de bureau est régulièrement mis à jour et assurer l’entretien régulier de l’équipement de bureau au besoin.
2. Maintenance de la base de données/enregistrement administratif
- Acquérir toutes les informations et dossiers nécessaires, y compris les accords contractuels, les documents financiers, les accords, les accords, les procédures de travail, et maintenir tout cela sous le système de classement standard ou les procédures de base de données
- Assurer une base de données à jour, complète et précise pour l’utilisation du cluster de l’ONG JHPIEGO et des bureaux de pays.
Tâches de gestion financière
- Agir en tant que garde de la petite caisse et préparer le règlement et le réapprovisionnement de la petite caisse.
- Suivi du règlement des avances versées au personnel
- Fournir des contributions et participer à la budgétisation du cluster dans lequel il se trouve.
- Aider les consultants à remplir les factures des consultants et d’autres documents contractuels connexes.
- Livraison des paiements à divers bureaux.
- Produire un reçu de retenue à l’organisme concerné.
- Garder les documents imprimés usagés et inutilisés en garde à vue et contrôler l’utilisation en maintenant un registre
- Préparation d’un relevé de rapprochement de la petite caisse.
- Faire un relevé de rapprochement des avances mensuelles.
- Aider aux processus de facilitation des paiements pour différents événements tels que la formation et les ateliers
- Aider à l’examen des documents financiers liés aux voyages pour s’assurer de l’exhaustivité avant le rapprochement.
- Tâches de soutien du programme
1. Soutenir la planification et la mise en œuvre du programme
- Fournir un soutien quotidien pour la planification, la coordination et la mise en œuvre de réunions, d’ateliers, de formations et d’autres activités de programme connexes de l’ONG JHPIEGO.
- Rédaction de la correspondance pertinente liée à la mise en œuvre du programme, y compris les lettres d’invitation aux participants, les réponses aux demandes du RHB, etc. Assurer le suivi le cas échéant pour toute correspondance, y compris la confirmation de la présence des participants invités
- Participer activement à la planification d’événements au niveau du cluster en aidant à la budgétisation, à la préparation des fiches de paie et à la documentation des documents financiers dans le cluster
- Servir de personne clé pour la coordination avec la société de gestion d’événements dans la mise en œuvre de la formation et des événements de projet
- Collaborer avec l’agent de programme (PO) au bureau du pays et aider le personnel technique à planifier et à budgétiser
- Aider le coordinateur du cluster et les conseillers au niveau du cluster à mettre à jour les plans d’activités du projet, à prévoir les
- activités à venir et à faire le suivi pour s’assurer que les activités sont mises en œuvre dans les délais
- Participer aux réunions hebdomadaires de l’équipe du groupe pour discuter de l’avancement de la mise en œuvre du programme et participer aux réunions du personnel du programme organisées par le PO au besoin
- Suivez les progrès à l’aide d’une liste de contrôle d’activités, assurez-vous que la préparation complète est effectuée et que les parties prenantes concernées sont impliquées, et que les activités sont mises en œuvre en douceur conformément au plan
- Faciliter la commande et l’approvisionnement en temps opportuns du matériel de formation, de la papeterie, de l’équipement et des fournitures nécessaires pour soutenir les activités du programme
- Assurer une liaison étroite avec l’équipe des finances et des achats du bureau du pays pour faciliter les achats et les transactions financières
- Recueillir les contrats de consultants et effectuer un suivi au besoin pour assurer le paiement en temps opportun de leur travail, y compris la collecte de tous les documents requis tels que les rapports, les factures, etc.
- Coordonner la logistique et les arrangements de planification à l’appui des activités du programme ; cela comprend, mais sans s’y limiter, la demande d’impression des matériaux nécessaires, l’arrangement du lieu/hébergement et les réservations, la demande de véhicule, etc.
- Fournir une assistance sur place lors de la formation, des ateliers et des réunions, y compris l’inscription des participants, la fourniture de paiements par jour, le règlement des factures d’hôtel et d’autres paiements connexes et l’organisation de toute la logistique requise.
- Imprimer et suivre la signature des certificats par les signataires compétents conformément aux normes organisationnelles
- Faciliter les déplacements sur le terrain de l’équipe en grappe, l’hébergement, etc.
- Effectuer toutes les autres tâches demandées par le coordinateur du cluster
2. Documentation, suivi et évaluation du programme
- Aider à la rédaction des ateliers précédents et des rapports d’événements de l’ONG JHPIEGO
- Vérifiez l’exhaustivité des feuilles d’inscription et de présence et aidez les formateurs à s’assurer que les formulaires d’information sur la formation et les participants sont correctement remplis lors de toutes les formations menées par l’équipe et que ces formulaires sont soumis à l’unité M&E de Jhpiego en temps voulu.
- Suivre les coordinateurs de l’événement pour soumettre les données du TIMS et assurer un enregistrement approprié pour s’assurer que les données correctes sont documentées par l’unité M&E
- Tenir à jour une copie papier et électronique de tout le matériel et document de formation élaborés par diverses équipes du groupe.
- Fournir des commentaires pour les rapports de programme trimestriels, semestriels et annuels élaborés dans le cluster
3. Dépôt et autres tâches
- Recevoir, filtrer, enregistrer et acheminer toute la correspondance liée au programme et maintenir un système de suivi efficace.
- Rédaction de correspondance et de rapports assignés par le coordinateur du cluster
- Aider au processus de préparation du budget de l’ONG JHPIEGO
- Maintenir les fichiers selon les directives du PO et du coordinateur du cluster
- Tenir à jour une liste des noms et adresses des organisations partenaires, des fonctionnaires du gouvernement régional et des autres personnes concernées
- Tenir le coordinateur du cluster pleinement informé des activités quotidiennes et des problèmes de mise en œuvre des tâches au fur et à mesure qu’ils se présentent
- Partenaires de mise en œuvre locaux Subventions Responsabilités de gestion
- Participer à l’examen du budget des partenaires de mise en œuvre locaux
- Suivi et surveillance des partenaires pour l’utilisation du budget et la mise en œuvre des activités prévues conformément à l’accord.
- Effectuer des visites de suivi financier et préparer des rapports pour des mesures appropriées
- Suivre la bonne mise en œuvre des mesures correctives accordées aux partenaires.
- Assurer le suivi de la bonne conformité de la part des coûts sur la base des règles et règlements de l’USG ainsi que des autres exigences des donateurs conformément à l’accord de sous-attribution.
- Vérifiez la part des coûts déclarée avec les documents source.
- Aider l’équipe Grant dans les procédures de clôture des partenaires de mise en œuvre locales licenciés
- Toute autre tâche assignée par le superviseur de l’ONG JHPIEGO.
Qualifications requises
- Diplôme universitaire en gestion d’entreprise, comptabilité ou dans un domaine connexe
- Minimum de cinq à six ans d’expérience dans l’administration de portefeuille/programme dans les domaines des opérations, de la gestion de programme, de l’administration, de la comptabilité, de la gestion financière, de la budgétisation ou de l’audit, de préférence au sein d’une agence gouvernementale américaine, d’une agence internationale, d’une ONG ou d’une agence nationale de santé
- Connaissance des lois, règlements et procédures régissant la gestion financière des agences américaines. Bonne connaissance pratique des procédures budgétaires et fiscales ; réglementation des marchés publics et des marchés publics et gestion de programmes.
Capacités/Compétences :
- Exigences en compétences interpersonnelles : Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles pour travailler dans une équipe multidisciplinaire ; capacité à établir et à maintenir des relations de travail efficaces avec le ministère de la
- Santé, les ONG et d’autres partenaires pertinents
- Capacité à interagir habilement et diplomatiquement avec de nombreux homologues
- Capacité à travailler dans un environnement complexe avec de multiples tâches, des délais courts et une pression intense pour effectuer
- Capacité à travailler de manière proactive, à organiser et à gérer son propre travail et à aider les autres à faire de même
- Expérience démontrée dans la gestion d’événements
- À l’aise avec une approche d’équipe de la programmation et la capacité de gérer plusieurs activités majeures simultanément
- Contexte et compréhension du travail de développement international
- Capacité à travailler de manière proactive, à organiser et à gérer son propre travail et à aider les autres à faire de même
- Très motivé et confiant et capacité à prendre des décisions dans les limites du poste
- Connaissance de l’informatique, y compris la maîtrise démontrée d’Excel et des forfaits comptables
Bureau et poste de service en cluster :
Bureau du cluster de Lalibela
6 Woredas dans la région d’Amhara
Ville de Lalibela
Langue : La maîtrise de l’anglais écrit et parlé est requise. La connaissance de l’amharique et de la langue locale est souhaitable.
Salaire : Entre 14 299 et 21 266,10 USD par an.
