Save the Children est une ONG qui défend les droits de l’enfant à travers le monde. Cette organisation se présente comme « le plus grand mouvement mondial indépendant œuvrant pour les enfants ».
TITRE : Agent administratif
ÉQUIPE/PROGRAMME : Unité administrative
LIEU : Assouan
NIVEAU : 4
DURÉE DU CONTRAT : Durée fixe
PROTECTION DE L’ENFANCE :
Niveau 3 : les responsabilités du poste peuvent exiger que le titulaire du poste ait un contact ou un accès limité avec les enfants ou les jeunes .
OBJECTIF DU RÔLE :
Fournit un soutien administratif au bureau régional d’Assouan. Effectue diverses tâches administratives connexes pour appuyer le fonctionnement général du bureau et le personnel. Coordonne et anime les réunions, le cas échéant. Coordonne certaines activités administratives entre les différents services de l’organisation et au sein des antennes.
En cas d’urgence humanitaire majeure, le titulaire du poste devra travailler en dehors de son profil de poste habituel et adapter ses horaires de travail en conséquence.
ÉTENDUE DU RÔLE :
Relève du : Responsable de la zone d’Assouan
Personnel sous sa responsabilité : Aides de bureau
Responsabilités budgétaires : Non applicable
Dimensions du rôle : Ce rôle exige un niveau élevé de communication avec les parties prenantes, ainsi qu’avec les visiteurs, le personnel, les fournisseurs, etc.
PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ :
• Gérer la logistique/les demandes de formation pour le bureau d’Assouan (devis formels/simples/uniques – processus complet depuis la vérification, le processus de sélection, la préparation des contrats, la réservation des lieux, le paiement des prestations et le suivi auprès du service financier pour l’émission des chèques ou le transfert d’argent aux fournisseurs).
- Gérer tous les hébergements.
- Demandes de vérification et d’autorisation
- Fournir l’assistance Prosave aux différents membres du personnel en cas de besoin.
- Gérer et préparer le processus d’approvisionnement pour tous les besoins du service administratif.
- Gestion et suivi de tous les visiteurs arrivants et coordination avec les parties concernées de leur hébergement et de leurs besoins.
- Poignée de stockage d’Assouan
- Représenter le service administratif en tant que membre de différents comités d’administration et d’approvisionnement.
• Commander toutes les fournitures de bureau et préparer les demandes d’achat correspondantes
• Préparation des rapports mensuels
- Gérer le personnel administratif, préparer et suivre leurs présences, congés et vacances. Veiller à la saisie correcte et ponctuelle des feuilles de temps, préparer les feuilles d’heures supplémentaires et vérifier leur calcul, et coordonner les congés.
• Procéder aux paiements mensuels du loyer des bureaux
- Gestion et paiements de la petite caisse.
- Gestion des relations publiques et des paiements hors ligne
- Toute autre tâche assignée par le responsable direct
Ressources / Documentation :
- Conservez les ressources papier dans un ordre systématique ;
- Inscrire les nouvelles ressources dans les dossiers partagés et les partager avec le personnel selon les besoins ;
COMPORTEMENTS (Valeurs en pratique )
Responsabilité:
• Se tient responsable de ses décisions, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation des objectifs et du respect des valeurs de Save the Children
· responsabilise l’équipe et les partenaires quant à l’exécution de leurs obligations, en leur laissant la liberté de travailler de la manière qu’ils jugent appropriée, en leur fournissant le développement nécessaire pour améliorer leurs performances et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition:
• se fixe des objectifs ambitieux et stimulants, ainsi qu’à son équipe, prend en charge son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même.
• Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, mobilise et motive les autres
• Tourné vers l’avenir, il pense de manière stratégique et à l’échelle mondiale.
Collaboration:
• établit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les membres et les partenaires et soutiens externes.
• valorise la diversité et la considère comme une source de force concurrentielle
• Abordable, à l’écoute, facile d’approche.
Créativité:
• développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes
• disposé à prendre des risques mesurés.
Intégrité:
• Honnête, encourage l’ouverture et la transparence ; fait preuve d’une intégrité irréprochable
QUALIFICATIONS
Essentiel:
• Diplôme universitaire en administration ou dans un domaine connexe.
• Minimum de 3 ans d’expérience, dont 1 an dans le domaine administratif
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite et à l’organisation.
• Capacité à planifier, organiser et travailler de manière systématique et organisée.
· Soucieux du détail
• Axé sur le service à la clientèle.
• Capacité à hiérarchiser les demandes concurrentes.
• Diplomatie, tact et compétences en négociation.
• Excellent joueur d’équipe, doté d’un fort esprit d’équipe et d’une attitude positive.
• Capacité d’adaptation sous pression et en réponse à l’évolution des besoins.
• Productif et réactif aux instructions, aux politiques et aux réglementations du projet.
• Esprit d’initiative, résistance au stress et fiabilité.
• Maîtrise de l’informatique, notamment de la suite Microsoft Office (tableur, PowerPoint, Outlook) et de Lotus Notes.
· Bilingue anglais et arabe.
EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES
Souhaitable :
· Travaillé dans une ONG similaire.
· Résolution de problèmes.
• Créatif/sortir des sentiers battus.
Responsabilités supplémentaires liées au poste
Les tâches et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires dans la limite de ses compétences et de son expérience.
Égalité des chances
Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière d’égalité des chances et de diversité.
Protection de l’enfance :
Nous devons assurer la sécurité des enfants ; c’est pourquoi notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, témoigne de notre engagement à protéger les enfants contre les abus.
Santé et sécurité
Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de santé et de sécurité de SCI.
Autres postes vacants :
