COOPI Cooperazione Internazionale est une organisation humanitaire, non confessionnelle et indépendante qui lutte contre toutes les formes de pauvreté pour un monde meilleur. Fondée en 1965 par Vincenzo Barbieri (père italien du volontariat international), COOPI est basée à Milan et dispose de 20 bureaux locaux dans le Sud du monde.
COOPI recrute pour ces postes :
POSTE 1 : Responsable Finances/RH – Itinérant
Emplacement : Bénoué , Kaduna , Katsina , Plateau.
Description de l’emploi
- Le responsable des finances et des ressources humaines est chargé d’exécuter toutes les tâches relatives aux activités financières et RH de la base sur le terrain à l’appui des projets mis en œuvre sur le terrain, et d’assister l’administrateur pays et le chef de projet dans la réalisation des activités sur le terrain pour atteindre les résultats et les objectifs des projets.
Principales responsabilités et tâches
Sous la supervision directe du chef de projet et en collaboration avec l’administrateur de pays basé au bureau de coordination d’Abuja, il/elle devra :
Tâche RH :
- Coordonner les activités de ressources humaines telles que les processus de recrutement qui comprennent le placement d’annonces, la rémunération, les avantages sociaux, la formation, les relations avec les employés, le traitement des réponses et des correspondances, ainsi que la gestion/évaluation des performances.
- Rédaction de tous les nouveaux contrats à soumettre à l’approbation de l’Administrateur du pays et à la signature du Chef de Mission.
- Surveille le contexte national et local et l’environnement du travail et conseille sur la manière dont COOPI peut rester pertinente, conforme et compétitive.
- Maintenir le contact avec les compagnies d’assurance et de retraite
- Entretenir la relation avec le personnel pour assurer l’harmonie et la paix sur le lieu de travail, ainsi qu’un partenariat efficace dans l’identification des problèmes des employés.
- Partager les données relatives à la présence et à la paie avec le responsable des ressources humaines
- Mettre à jour la base de données/archives de l’état-major général pour (durées des contrats) sur une base mensuelle avec les documentations pertinentes (contrats, CV, ToR, lettre d’offre, références, etc.)
- Accompagner le personnel de COOPI dans toutes les étapes liées au plan annuel d’évaluation et de développement du personnel
- Mettre à jour et maintenir la base de données de tous les congés du personnel national de COOPI.
- Assure la bonne gestion comptable et administrative du projet conformément à la convention de subvention approuvée et signée de COOPI et aux procédures du donateur.
Tâches financières :
- Gestion des coffres-forts et des comptes bancaires : Assurer la bonne gestion des coffres-forts bancaires, en gérant directement ou en contrôlant régulièrement les assistants administratifs du projet, le cas échéant. Effectuer les virements bancaires, les retraits, l’émission et la réception de courriers et de relevés bancaires, etc.
- Gestion comptable : Assure la bonne comptabilité du projet et le classement de tous les documents comptables en surveillant les assistants administratifs ou en effectuant directement la comptabilité.
- Gestion administrative : Vérifier la bonne gestion administrative du projet (contrats, achat de biens et services, appels d’offres, etc.) dans le respect des procédures de COOPI et du bailleur de fonds.
- Planification et suivi des dépenses : En collaboration avec le chef de projet, assure la planification financière du projet, suit les dépenses, dans le cadre du budget, et fournit les données comptables au chef de projet pour lui permettre de suivre et de planifier les dépenses et de demander des fonds.
- Modifications de contrat et documents administratifs : Collaborer avec le gestionnaire de projet à l’élaboration des modifications de contrat (incluant le budget), et à la préparation de tous les documents de projet nécessaires.
- Rapports financiers : En coordination avec l’Administrateur Pays et avec le Chef de Projet, préparer les rapports intermédiaires et finaux des projets sous sa responsabilité.
- Préparation du budget : à la demande du chef de projet (et en coordination avec l’administrateur du pays sur les aspects liés à la durabilité), participer à la rédaction du nouveau projet.
Responsabilités supplémentaires :
- Cette description de poste n’est pas destinée à être exhaustive et l’employé effectuera également d’autres tâches connexes requises et assignées par l’administrateur du pays.
Exigences minimales
Compétences et aptitudes du candidat (Éducation, Formation, Compétences, Aptitudes) :
- Diplôme / Diplôme d’études supérieures en comptabilité, sciences sociales, gestion d’entreprise, administration des affaires, administration publique ou matière connexe, avec une expérience préalable de travail sur des projets humanitaires.
- Une maîtrise en comptabilité/finance/RH constituera un avantage supplémentaire et une preuve du certificat de sortie du NYSC, avec une expérience antérieure de travail dans des projets de développement et d’urgence, en particulier dans les ONG/ONGI ou le secteur financier.
Compétences / Aptitudes souhaitées :
Essentielle :
- 3 à 4 ans d’expérience professionnelle liée à l’administration auprès d’une ONG, d’une ONG internationale et de toute autre institution financière.
- Expérience dans la collecte, la compilation et l’archivage de données
- Compétences professionnelles : bonne connaissance de la gestion de trésorerie, des tâches administratives quotidiennes, des tâches logistiques et d’approvisionnement
- Maîtrise de l’anglais
- Capacité à planifier et à organiser le travail, à rédiger des rapports clairs et concis et à communiquer efficacement (par écrit et verbalement)
- Capacité avérée à hiérarchiser les tâches et à respecter les délais
- Excellentes compétences en communication.
- Engagement prouvé en matière de responsabilité
- Excellentes compétences informatiques avec maîtrise de MS Excel.
- Solides compétences d’analyse (qualitative et qualitative)
- Excellentes compétences interpersonnelles, communication écrite et verbale
- Forte conscience et sensibilité culturelles
- Bonne compréhension des situations d’urgence complexes et des contextes de crise
- Compétences démontrées en gestion, travail d’équipe, négociation et recherche de consensus
- Les femmes sont fortement encouragées à postuler
- Les candidats handicapés sont fortement encouragés à postuler.
Préféré :
- Excellente connaissance de l’anglais, avec une bonne compréhension du haoussa.
- Être disposé et capable d’être basé et de voyager régulièrement dans des zones reculées, où les services sont limités.
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POSTE 2 : Assistante financière et administrative
Emplacement : Bénoué , Kaduna , Katsina , Plateau
Responsabilités
Sous la supervision directe de l’administrateur du projet, et en collaboration avec le bureau de pays et d’autres collaborateurs des projets et de la base, il/elle devra :
Tâche financière :
- Assurer la bonne gestion de la comptabilité du projet selon les procédures COOPI et celles des directives du bailleur.
- Assurer la bonne gestion de la trésorerie du projet (caisse et banque) et notamment le rapprochement mensuel sous la supervision de l’Administrateur du Projet ;
- Traiter les paiements des fournisseurs et maintenir un contrôle strict sur toute la documentation requise, y compris le respect des procédures d’approvisionnement, en signalant toute divergence à l’administrateur du projet.
- Organiser, classer et numériser tous les bons de paiement avec les pièces justificatives associées ;
- Préparer, classer et archiver tous les éléments comptables requis par l’administrateur du projet.
- Superviser l’entretien physique et la sécurité des caisses enregistreuses.
- Participer aux audits ou à tous contrôles émis par les partenaires ou le siège social, au niveau de la base.
- Participer à la consolidation des suivis budgétaires et des prévisions de trésorerie au niveau de la base.
- Effectuer des paiements et des avances, dans le cadre des directives établies
- Tenir le registre des paiements en espèces et le registre de caisse
- Enregistrer les transferts budgétaires et conserver les codes comptables
- Préparer la clôture mensuelle, la révision et l’intégrité des comptes de la base
- Vérifier quotidiennement les soldes de trésorerie et signaler toute anomalie à son supérieur
- Archiver les documents comptables selon les procédures de COOPI après une vérification finale des reçus, etc.
- Garantir la sécurité des liquidités et la confidentialité des informations.
- Payer les impôts mensuels et les charges sociales sous la supervision de l’administrateur du projet
- Aider l’administrateur du projet avec les prévisions budgétaires mensuelles et la planification afin que les besoins quotidiens, les avances de salaire, les salaires, etc. puissent être traités.
Tâche d’administration :
- Effectuer des opérations bancaires, y compris des demandes de virement, des retraits, ainsi que l’émission/réception de lettres et de relevés bancaires, etc.
- Soutenir le département logistique et des achats
- Responsabilités supplémentaires
- Cette description de poste n’est pas censée être exhaustive et l’employé effectuera également d’autres tâches connexes requises et assignées par l’administrateur du projet et le bureau de coordination.
- Ces termes de référence doivent inclure toute autre tâche spécifiquement assignée par le superviseur direct en ce qui concerne la mise en œuvre des activités du programme.
Compétences et aptitudes du candidat (éducation, formation, compétences, aptitudes)
Exigences minimales :
- Diplôme/Diplôme ou diplôme d’études supérieures en comptabilité, sciences sociales, gestion d’entreprise, administration des affaires, administration publique ou matière connexe, avec une expérience antérieure de travail dans des projets humanitaires et preuve d’un certificat de décharge du NYSC, avec une expérience antérieure de travail dans des projets de développement et d’urgence, en particulier dans les ONG/ONGI ou le secteur financier.
Compétences / Aptitudes souhaitées :
Essentielle :
- 2 à 3 ans d’expérience professionnelle liée à la finance auprès d’une ONG, d’une ONG internationale et de toute autre institution financière.
- Expérience dans la collecte, la compilation et l’archivage de données
- Compétences professionnelles : bonne connaissance de la gestion de trésorerie, des tâches administratives quotidiennes, des tâches logistiques et d’approvisionnement
- Maîtrise de l’anglais
- Capacité à planifier et à organiser le travail, à rédiger des rapports clairs et concis et à communiquer efficacement (par écrit et verbalement)
- Capacité avérée à hiérarchiser les tâches et à respecter les délais
- Excellentes compétences en communication.
- Engagement prouvé en matière de responsabilité
- Excellentes compétences informatiques avec maîtrise de MS Excel.
- Solides compétences d’analyse (qualitative et qualitative)
- Excellentes compétences interpersonnelles, communication écrite et verbale
- Forte conscience et sensibilité culturelles
- Bonne compréhension des situations d’urgence complexes et des contextes de crise
- Compétences démontrées en gestion, travail d’équipe, négociation et recherche de consensus
- Les femmes sont fortement encouragées à postuler
- Les candidats handicapés sont fortement encouragés à postuler.
Préféré :
- Excellente connaissance de l’anglais, avec une bonne compréhension du haoussa.
- Être disposé et capable d’être basé et de voyager régulièrement dans des zones reculées, où les services sont limités.
- Les candidatures seront étudiées au fur et à mesure.
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POSTE 3 : Responsable de la responsabilité
Objectif général
- Le responsable de la responsabilité travaillera sous la supervision directe du responsable MEAL du bureau de coordination basé à Sokoto, avec des déplacements dans les bureaux extérieurs selon les besoins.
- Le responsable de la responsabilité sera chargé de veiller à ce que le mécanisme de traitement des plaintes soit en place dans tous les projets COOPI à Sokoto.
- Il/elle sera chargé(e) de satisfaire aux exigences des normes du Partenariat pour la responsabilité humanitaire (HAP), notamment en ce qui concerne le partage d’informations, la participation des bénéficiaires, les plaintes et le mécanisme de réponse et la responsabilité en matière de suivi, d’évaluation, de responsabilisation et d’apprentissage.
- Il/elle veillera à ce que des règles claires et transparentes soient établies pour le dépôt et le traitement des plaintes et que les plaintes soient enregistrées et traitées par les services concernés de COOPI dans un délai raisonnable et utilisera les informations reçues via le canal de rétroaction pour produire des rapports et des analyses périodiques qui peuvent renforcer la programmation et accroître la responsabilité organisationnelle globale.
Principales responsabilités et tâches
Fonctions et responsabilités :
Sous la supervision directe du responsable MEAL et du responsable MEAL, le responsable de la responsabilisation effectuera les tâches ci-dessous :
- Gestion du cycle de projet : Fournir une assistance technique pour garantir que le cadre de responsabilisation PUI est intégré tout au long du cycle de projet (conception, mise en œuvre, suivi et évaluation) dans tous les projets
- RH : Il/elle renforcera les capacités des équipes de mise en œuvre de projets afin d’intégrer et de développer des pratiques et des mécanismes de responsabilisation dans la programmation.
- Logistique et administration : Diriger les tâches logistiques et administratives liées à la gestion d’un mécanisme de plaintes et de rétroaction.
Objectifs spécifiques et activités connexes :
- Mettre en place un mécanisme de plaintes et de retour d’information (CFM) dans chaque site de projet, aux niveaux d’intégrité les plus élevés, auquel les bénéficiaires auront confiance et qui garantit qu’ils peuvent déposer des plaintes confidentielles et avoir confiance dans les processus de réponse.
- Surveiller les plaintes reçues et les processus de réponse (suivi) en développant et en maintenant un mécanisme de suivi.
- Assurez-vous que les commentaires sont systématiquement enregistrés, examinés et traités en temps opportun, conformément aux directives du mécanisme de rétroaction.
- Soyez le premier point de contact pour les plaintes des bénéficiaires, du personnel et des parties prenantes.
- Maintenir et mettre à jour la base de données du CFM et fournir des mises à jour en temps opportun au personnel du projet en fonction de la nature des commentaires.
- Analyser les tendances et les modèles de plaintes pour aider à améliorer la programmation.
- Générer des rapports périodiques et les partager avec les équipes de projet et le responsable MEAL.
- Effectuer des visites périodiques sur le terrain pour s’assurer que les systèmes de responsabilisation sont en place et que le soutien nécessaire est fourni selon les besoins.
- Examiner périodiquement les systèmes de responsabilisation et mettre à jour les modifications si nécessaire en consultation avec le responsable MEAL.
- Participer aux réunions internes et externes liées à la responsabilité humanitaire.
- Assure que la dimension de genre est intégrée dans les différentes réunions des parties prenantes et dans le renforcement des capacités.
- Recueille et documente les histoires de réussite et les photographies pour les rapports ;
- Soutient la mission et la Charte des valeurs de COOPI ;
- Respecter et appliquer tous les codes de conduite et politiques de COOPI (au niveau mondial et national). Les questions de protection, de genre et d’AAP doivent être intégrées au rapport narratif mensuel du partenaire. D’autres rapports seront également partagés, notamment : les audits de sécurité, les tableaux de bord de suivi de la protection, les évaluations des risques liés à la protection et les résultats des consultations avec les PMC et la population affectée sur l’impact de l’aide alimentaire.
- Exécute toute autre tâche demandée par le superviseur.
Capitalisation et renforcement des capacités :
- Diriger l’élaboration d’un mécanisme de rétroaction réactif, fonctionnel et approprié qui peut améliorer la mise en œuvre actuelle du projet et guider la programmation future.
- Fournir un soutien aux gestionnaires de programme dans l’examen des informations sur les projets, afin de garantir que les commentaires et les plaintes sont pris en compte dans les décisions de gestion du programme.
- Identifier et formuler les conclusions en matière de responsabilisation, les leçons apprises et les recommandations à intégrer dans les efforts de planification et de reporting des activités du projet COOPI.
- Renforcer les capacités de tout le personnel sur les questions liées à la protection et à l’AAP, afin d’améliorer les connaissances et l’expertise internes et de fournir une prestation qualitative d’activités avec des normes de protection élevées et d’améliorer la protection et l’approche sensible à l’AAP au sein des communautés ciblées.
- Traduire l’intégration de la protection en actions concrètes et pratiques (sensibilisation, formation et mentorat sur le terrain) des collègues.
- Soutien à la mise en œuvre de bonnes pratiques en matière de protection des données et de la vie privée ;
- Soutenir la sensibilisation du personnel et de la population concernée sur la prévention de l’exploitation et des abus sexuels.
Communication:
- Informer les communautés de leur droit d’être consultées, de déposer des plaintes et de fournir un retour d’information à PUI sur ses activités.
- Communiquer et diffuser les procédures, politiques et outils de traitement des plaintes aux bénéficiaires, au personnel du projet et aux autres parties prenantes.
Réseautage et partenariats :
- Établir et entretenir des relations de collaboration avec les donateurs, partenaires, parties prenantes du projet et autres organisations concernés
- Veiller à ce que les principales préoccupations en matière de protection soient portées à l’attention des parties prenantes concernées afin de plaider en faveur du respect des droits de l’homme et des normes minimales de protection.
Exigence
- Diplôme d’études : Baccalauréat de préférence en statistiques, gestion de l’information, gestion, sciences sociales ou domaines connexes.
- Expérience professionnelle : au moins deux (3) ans d’expérience de travail avec des ONG internationales, des ONG ou des agences gouvernementales dans la planification, le suivi et l’évaluation et la mise en œuvre de programmes de responsabilisation dans des programmes humanitaires ou de développement.
- 3 ans de travail dans une ONG internationale, dont 2 ans en CFM/MEAL pour les programmes FSL, WASH et Protection.
- Connaissances et compétences : solides capacités d’analyse et de pensée critique et capacité à travailler au sein d’une équipe diversifiée et à gérer des relations organisationnelles complexes et sensibles.
- Compétences informatiques : compétence dans l’utilisation des technologies de l’information, y compris l’expérience avec les logiciels de traitement de texte, de tableur et de base de données.
- Une expérience dans l’utilisation des informations SPSS, STATA ou Power-BI est souhaitable.
- Compétences linguistiques : La maîtrise de l’anglais et du haoussa est obligatoire (parlé/lu/écrit) ;
Autres:
- Capacité à recevoir et à traiter des informations confidentielles et sensibles.
- Intérêt et engagement avérés envers les principes humanitaires et de développement et compréhension démontrable des contextes de conflit/de développement post-conflit.
- Forte motivation pour aider les personnes dans le besoin.
- compétences transversales :
- Bien organisé et attention aux détails.
- Fiable et rigoureux.
- Capacité d’analyse et de suggestion d’amélioration.
- Autonomie, neutralité, travailleur acharné.
- Capable de gérer le stress et la pression.
Méthode d’application
Utilisez le(s) lien(s) ci-dessous pour postuler sur le site Web de l’entreprise.
