Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique.
Lieux : Monguno et Pulka, Borno
Objectif général / Résumé
- Le responsable des ressources humaines et de l’administration de la base est chargé de gérer le département administratif de la base sous la supervision directe du coordonnateur de terrain et avec le soutien technique du coordonnateur des finances et du coordonnateur des ressources humaines.
- Il/elle est responsable du bon fonctionnement des services administratifs de la base, dans le respect des procédures de PUI et des bailleurs de fonds.
Principales responsabilités et tâches
Assurer la gestion des ressources humaines de la base :
- Il/Elle travaille en collaboration avec le/la Coordinateur(trice) Terrain et le/la Coordinateur(trice) RH pour mettre en place des procédures et des outils de gestion des Ressources Humaines (RH) conformes à la réglementation du travail du pays d’intervention, au règlement intérieur du personnel (RIR) ainsi qu’aux directives RH, et assure le suivi des risques liés aux problématiques RH au sein de la base. Il/Elle travaille, sous la responsabilité du/de la Coordinateur(trice) Terrain et en lien avec les responsables des autres services, à la revue et à l’optimisation de la structure RH de la base.
- Il/elle met en œuvre les règles, procédures et outils RH de la base concernant : les nouvelles réglementations RH, les contrats du personnel national, les procédures de recrutement, les opérations de paie, la mise en œuvre de conditions de travail appropriées, les dossiers RH électroniques et physiques.
- Il/Elle assure la gestion administrative du personnel national, notamment les opérations de paie, le suivi des absences, la constitution, la mise à jour et l’archivage des dossiers du personnel.
- Il/Elle assume ou délègue la responsabilité de l’intégration de tout nouveau collaborateur sur la base et s’assure notamment que les procédures logistiques, administratives, RH et financières ainsi que les procédures d’utilisation des moyens de communication et de transport sont expliquées et comprises.
- Il/elle propose des mises à jour possibles de l’ISR en termes de règles, de procédures et d’outils relatifs au recrutement, à la rémunération, à la gestion administrative, aux aspects disciplinaires et à la gestion du développement de carrière individuel au sein de l’organisation.
- Il/elle contrôle et suit la mise en œuvre des outils et procédures et fournit le support nécessaire à la réalisation de la prestation.
- Il/elle contribue à l’organisation du recrutement (planification prévisionnelle, publication des annonces, candidatures et entretiens) pour l’ensemble des services.
- Il/elle participe au processus d’embauche, ainsi qu’à toutes les décisions relatives à la résiliation des contrats de travail des employés nationaux au niveau de la base.
- Il/elle veille au respect du règlement intérieur de PUI au niveau de la base.
- Il/elle veille à ce que tous les employés nationaux soient soumis à une évaluation écrite conformément aux directives internes de PUI Nigeria.
- Il/elle complète des programmes de formation pour le personnel national (aspects administratifs, logistiques concernant les procédures) selon les besoins.
- Il/elle gère les conflits interpersonnels qui surviennent sur sa base et en réfère au coordonnateur de terrain, dans le cas où il/elle ne parvient pas à résoudre le différend.
- Il/Elle assure un suivi de carrière des collaborateurs pour le personnel national, en collaboration avec les chefs de projet, le logisticien et le coordinateur terrain.
- Il/Elle est le gardien de l’image de PUI dans sa zone d’intervention et veille à ce titre à ce que l’ensemble du personnel placé sous son autorité affiche un comportement conforme aux valeurs défendues par l’organisation et dans le plein respect de la culture locale.
Assurer la gestion financière, budgétaire, comptable et administrative de la base :
- Il/elle travaille en collaboration avec le Coordonnateur des Finances pour mettre en place les aspects liés aux finances, notamment les éléments budgétaires, comptables et de trésorerie de la base.
- Il/Elle assure la mise en place et la bonne utilisation des outils et procédures de gestion financière, comptable et budgétaire de la base : procédures comptables, écritures comptables, SAGA, suivi budgétaire, tableaux de répartition, projections budgétaires, prévisions de trésorerie, gestion et sécurisation de la trésorerie.
- Il/elle est responsable de l’optimisation des coûts et utilise le suivi budgétaire pour y parvenir ; il/elle assure des ressources financières adéquates pour le fonctionnement de la base.
- Concernant le suivi budgétaire, il/elle participe à l’analyse en équipe (en lien avec la gestion technique, administrative et logistique) et est chargé(e) de détecter les anomalies et de proposer des ajustements au coordinateur terrain et au coordinateur financier.
- Il/Elle s’assure que les écritures comptables sont réalisées dans le respect des règles internes et communiquées au Coordonnateur Financier selon le calendrier convenu, après validation du Coordonnateur Terrain.
- En collaboration avec le coordonnateur financier et le coordonnateur de terrain, il/elle suit les flux de trésorerie de sa base et supervise les décaissements.
- En collaboration avec le coordinateur financier et le coordinateur terrain, il/elle veille à la mise en place d’un système de contrôle interne au sein de la base. Il/elle veille au respect des procédures d’engagement des dépenses et participe au processus d’approbation des bons de commande.
- Il/elle est le gardien de la comptabilité et, à ce titre, veille à ce que les soldes de trésorerie et les comptes bancaires (le cas échéant) soient absolument et en permanence soutenus par des documents comptables appropriés.
- Il/elle organise et dispense des formations au personnel administratif national de la base sur ces outils et procédures.
- Il/elle s’assure que ces outils et procédures sont compris et appliqués par le personnel national.
- Il/elle contrôle et suit la mise en œuvre des outils et procédures et fournit le support nécessaire à la réalisation de la prestation.
- Il/elle apporte un soutien technique à la base en matière d’outils financiers.
- Il/elle développe des outils pour mettre en œuvre les services administratifs de la base.
- Il/elle organise la préparation des audits au niveau de la base, sous la supervision du Coordonnateur Financier.
- Il/elle contribue à la préparation des propositions de subventions et rédige les budgets de la base.
- Sous la supervision directe du coordinateur de terrain et avec le soutien du coordinateur financier et/ou du coordinateur des ressources humaines, il/elle suit la mise en œuvre des réglementations administratives nigérianes au niveau de la base et interagit avec les administrations de terrain à cet égard.
Assurer la remontée et la diffusion de l’information :
- Il/elle assure un flux efficace d’informations au coordinateur de terrain, au coordinateur financier et au coordinateur des ressources humaines et, si nécessaire, à l’équipe du programme, à l’équipe logistique et au chef de mission.
- Il/elle rédige ou participe à la rédaction de rapports de fonctionnement interne sur tous les sujets concernant son domaine d’action en matière de gestion financière, budgétaire, comptable et RH de la mission.
- Il/elle assiste le(s) gestionnaire(s) de la base dans l’exercice de leurs activités administratives, dans une relation fonctionnelle et non hiérarchique.
- Il/elle transmet les rapports internes et externes au supérieur hiérarchique immédiat, tout en respectant les délais internes d’approbation (rapports logistiques mensuels / comptabilité / retours sur suivi budgétaire / estimations de trésorerie).
- Il/elle assiste aux réunions de coordination interne et y participe activement.
- Si nécessaire et par délégation du Coordinateur Terrain, du Coordinateur Finances ou du Coordinateur RH, il/elle représente l’association auprès des partenaires, des collectivités locales et des différents acteurs impliqués dans les aspects financiers, administratifs, juridiques et ressources humaines de la mission.
Assurer la gestion du service administratif :
- Il/elle assure la supervision directe et la gestion du responsable financier, du responsable RH et de l’assistant administratif.
- Il/Elle assure la fixation des objectifs à atteindre par le service administratif et suit leur réalisation, et dirige l’évaluation à mi-parcours et finale du personnel.
- Il/elle contribue au processus décisionnel relatif à toute rupture de contrat de travail.
- Il/elle assure ou délègue la responsabilité de l’intégration du nouveau personnel au sein du service administratif, en s’assurant que les outils et procédures pertinents et les politiques de PUI sont bien compris.
- Il/elle élabore les profils de poste du personnel local sous sa supervision immédiate.
Priorités du département :
- Mise en œuvre des principaux outils et processus PUI tant en RH qu’en Finance (FFU, paie, etc.)
- Renforcement des capacités de l’équipe administrative et de l’ensemble du personnel en général en termes de processus et procédures Finance/RH (y compris la finalisation des recrutements en cours au sein de son équipe).
- Soutenir et guider les managers dans le recrutement des équipes des départements Logistique et Programme.
Qualifications
- Les candidats intéressés doivent posséder un baccalauréat avec 3 à 5 ans d’expérience professionnelle.
Salaire mensuel de 1 109 147 N.
Date limite de candidature :
6 août 2025
