CONTEXTE
En 2018, la RDC a pris la décision de lancer un plan Marshall de vaccination dénommé Plan Mashako afin de renforcer la vaccination systématique dans les 9 provinces qui avaient des faibles couvertures vaccinales, et qui étaient affectées par des épidémies de cVDPV et de rougeole.
Au-delà du plan Mashako, la Fondation Bill et Melinda Gates a eu une série de discussions avec le Ministre national de la Santé, le Secrétaire général de la santé ainsi que le Directeur du PEV pour l’introduction d’une nouvelle approche basée sur le financement ciblé des activités de vaccination. Après approbation par le niveau national, la Fondation s’est rapprochée des autorités de deux provinces, à savoir le Haut-Lomami et le Tanganyika pour présenter l’approche MoU ou Protocole d’Accord. Ceci a abouti à la signature en octobre 2018, d’un Protocole d’Accord.
Le Ministère a présélectionné trois 3 DPS candidates (Haut Katanga, Tshopo et Kasaï Oriental) qui pourraient rejoindre cette approche MoU avec le soutien de GAVI, en plus des 2 que GAVI a rejoint début 2024 (Haut-Lomami et Lualaba dans lesquelles BMGF et USAID sont également impliqués aux côtés des DPS). Le Tanganyika et le Haut-Lomami ont signé un MoU en 2018 avec BMGF, suivis par le Lualaba en 2021 pour améliorer la performance du programme de vaccination.
Pour s’assurer de leur capacité et de leur niveau de maturité, les 3 DPS ont fait l’objet d’une évaluation de capacité en gestion organisationnelle, en gestion de la gouvernance, en gestion programmatique, en gestion des intrants, en gestion financière, en gestion de risques, en passation des marchés et en gestion de la chaîne de froid.
A l’issue de cette évaluation et tenant compte des différents problèmes relevés, l‘une des recommandations majeures était la mise en place d’une assistance technique spécialisée des en Gestion fiduciaire (passation des marchés, gestion financière, gestion des risques et appui en audit interne) déployée à cet effet pour accompagner les provinces dans la mise en œuvre de l’approche.
POSTE 1 : Assistant Technique en appui à la Gestion Fiduciaire
1.Objectifs et résultats poursuivis
a) Objectifs de la mission
- Appuyer la DPS Haut Katanga dans la mise en œuvre de l’approche MOU sur les aspects de la gestion financière, comptable, d’audit et renforcement de leur système de contrôle interne ;
- Renforcer les capacités du personnel de la DPS Haut Katanga en vue de son opérationnalisation en tant que récipiendaire principal des subventions de GAVI.
b) Résultats à atteindre
- Un système de gestion comptable et financière robuste et fiable est mis en place ;
- En lien avec les Fonds GAVI le Logiciel Tom2pro est paramétré et les données du PAO sont et intégrées ;
- Un mécanisme de gestion fiduciaire efficace capable d’anticiper les risques est mis en place ;
- Un plan de passation des marchés est élaboré et une base de données de fournisseurs est validée et mise en place ;
- Les capacités de l’équipe en charge de la gestion financière et comptable au sein de la DPS et des structures partenaires sont renforcées en matière de gestion financière, partenaires en matière de gestion financière, comptable, contrôle de gestion ainsi que l’utilisation du logiciel de comptabilité Tom2pro ;
Un système de contrôle interne efficace est mis en place et un plan d’audit interne est élaboré ;- Les rapports financiers et les rapports d’audit sont disponibles dans les délais et les opinions des auditeurs externes ne comportent pas de réserves majeures ;
- Les Etats de rapprochement bancaire sont disponibles à la fin de chaque mois ;
- La comptabilité est mise à jour régulièrement ; ➢ La situation des avances est disponible et analysée. ➢ La clôture mensuelle de la comptabilité.
- Les analyses des comptes sont effectuées mensuel.
2. MANDAT DE DE L’EXPERT
De façon générale, la mission de l’Assistant Technique consiste à :
- Assister la DPS(i) dans la recherche de solutions pratiques aux défis de mise en œuvre du Projet MoU ; (ii) dans ses relations avec les partenaires institutionnels nationaux et internationaux (iii) dans la préparation fiduciaire du Projet MoU ;
- Coordonner le renforcement des capacités des équipes impliquées du Projet MoU ;
- Fournir une expertise technique et financière à aux DPS ainsi qu’aux acteurs étatiques et non étatiques, tout en assurant un transfert de compétences ;
- Promouvoir la redynamisation des organes de contrôle dans les provinces notamment les IPS/Bureau de l’inspection et contrôle de la DPS ;
- Redynamiser les cellules de passation des marchés au niveau des provinces ;
- Veiller au respect de toutes les obligations prévues dans le protocole d’attente signé avec la DPS et les différentes parties prenantes ;
De façon spécifique, l’Assistant Technique a pour attribution de :
Dans le domaine de la Passation des Marchés :
- Accompagner la DPS dans l’acquisition du matériel et des équipements de mise en œuvre ;
- Participer à l’élaboration du plan de passation des marchés ;
- Accompagner la DPS le suivi Suivre et évaluation de l’exécution du plan de passation des marchés ;
- Superviser et coordonner l’activité liée à la mise en place à la mise en place d’une cellule de passation des marchés provinciale ;
- Définir une stratégie de passation des marchés pour la mise en œuvre des activités du Projet ;
- Mettre en place un système de classement des documents des DPS et assurer leur archivage ;
- Servir de point de contact avec le spécialiste en passation des marchés de la CAGF ou autre institution ;
- Participer à toutes les étapes des opérations de passation des marchés.
Dans le domaine de la Gestion financière :
- Mettre en place un système comptable de la gestion du projet et travailler avec le comptable DPS pour la tenue de la comptabilité et la production des états financiers ;
- Accompagner la DPS dans l’élaboration des rapports de suivi financier ;
- Assurer la transmission des rapports sur les modifications de l’état des inventaires
- Appuyer la mise en place de la liste des fournisseurs agréés ;
Dans le domaine du Renforcement des capacités :
- Renforcer les capacités des équipes et autres acteurs du Projet à travers le partage d’expériences et la formation sur des thèmes appropriés aux défis du Projet MoU ;
- Assister la DPS à identifier tout dysfonctionnement dans la mise en œuvre Projet MoU et proposer des solutions appropriées visant à l’atteinte des résultats du Projet ;
- Assurer la préparation et participer à l’organisation des missions de supervision et d’audit du Projet ;
- Mettre en œuvre et faire le suivi des innovations financières (notamment par le biais de DFF, mobile money, …) ;
- Proposer un système informatisé simple de gestion financière et de passation des marchés, mettre en place les logiciels de gestion et former les utilisateurs.
Dans le domaine d’audits et activités de contrôle :
- S’assurer de l’application des politiques, procédures, règlements et législations applicables ;
- S’assurer de la stricte application des dispositions reprises dans le manuel des procédures validé par le bailleur ;
- S’assurer que les vérifications financières sont effectuées selon un processus d’audits réguliers systématiques, comprenant un audit externe annuel par une firme d’audit mandatés par les parties prenantes, un audit interne trimestriel au sein de la DPS, et un contrôle externe trimestriel de l’Inspection Provinciale de la Santé ;
- S’assurer de la mise en place du plan de suivi recommandation (audits et contrôle) ainsi que de son suivi régulier,
- Répondre aux conclusions de l’audit
Dans le domaine des Paiement de biens et services :
- Détenir un pouvoir de cosignature ou de signature pour le paiement des récépissés conformément aux procédures définies dans le manuel ;
- Respecter les procédures de paiement (par exemple, vérification préalable) ;
- Autoriser ou co-autoriser les virements de fonds ;
- S’assurer que les opérations financières sont conformes à l’accord de MOU ;
- Veiller à ce que toutes les transactions soient dûment justifiées par des documents originaux ;
- Réaliser une vérification a posteriori des paiements en supervisant ou en effectuant soimême les rapprochements bancaires hebdomadaires (ou mensuels) ;
- Analyser les écarts de rapprochement de la trésorerie et procéder aux ajustements a posteriori le cas échéant.
Dans le domaine de l’archivage :
- Veiller à l’exactitude des données saisies ;
- Vérifier l’exactitude du plan comptable et de la table de correspondance utilisés pour l’établissement de rapports à l’intention des partenaires et les améliorer si besoin est ;
- S’assurer que le système d’archivage de tous les documents justificatifs est adapté et sécurisé.
3. Lieux de travail et durée
- Le lieu de travail se trouve dans le bureau de la DPS Haut-Katanga (Lubumbashi), avec de fréquentes missions dans les zones des activités au niveau périphérique.
- La durée de la mission est de 5 mois avec possibilité de renouvellement en fonction du rendement et de la disponibilité du budget.
4. Livrables
- Un rapport d’activité mensuel ;
- Un plan d’opérationnalisation du système financier comptable est élaboré ;
- Des outils de rapportage financiers sont élaborés ;
- Un rapport de formation des équipes financières et comptables des DPS et des structures partenaires dans le mécanisme de gestion, le logiciel Tom2pro dans l’établissement des rapports Financiers selon les normes internationales est disponible.
- Un plan de gestion de gestion des risques y compris les mesures de mitigation des risques est élaboré ;
- Un plan d’audit interne est élaboré ;
- Un Plan de passation de marché est élaboré.
5.Qualifications et compétences Clés :
- Titulaire d’un diplôme universitaire (2nd cycle) dans les domaines suivants : Economie, Gestion, Finances, Contrôle… ;
- Maîtriser parfaitement des ’outils informatiques avec une expérience prouvée dans l’utilisation des logiciels de gestion financière (Tom2pro…) ;
- Excellente connaissance des procédures de passation de marchés de la RDC ;
- Excellente connaissance et Maîtrise des procédures de gestion des subventions de GAVi ou d’un partenaire technique et financier ;
- Compétences avérées en matière de formation et renforcement des capacités ;
- Excellentes qualités /capacités de :
– Communication
– Travail en équipe
– Travail sous pression
– Transmission des savoirs/compétences
- Excellente maitrise du français (écrit et parlé) ;
- La connaissance de l’Anglais constitue un atout.
*** La connaissances des langues locales ;
6. Expériences professionnelles
- Au moins dix (10) ans d’expérience professionnelle dont au moins cinq (05) ans dans la gestion financière de Projets financés par les coopérations bilatérales ou les organismes régionaux ou internationaux (BOAD, BAD, GAVI, Fonds mondial, UE FIDA, USAID, Banque Mondiale, Bailleurs etc.) ;
- Expérience professionnelle à des postes de coordination/ Direction financière de structures publiques ou non gouvernementales
- Expérience professionnelle en renforcement des capacités en Finance/ Comptabilité/ contrôle de structures bénéficiant des financements internationaux.
- Expériences professionnelles préalables dans le domaine de la santé publique, en gestion de financement de fonds internationaux/ multilatéraux
- Une expérience professionnelle similaire ou au sein d’une Unité de Gestion de projet est un grand atout.
- Expérience avérée dans l’utilisation du logiciel Tom2Pro et du système comptable OHADA
- Expérience positive dans le cadre des MoU entre Gates Foundation et les provinces du Haut-Lomami, du Luluaba et de Tanganyika constitue un atout.
7. Date et jour de début et de clôture
- Date de début : Lundi 04 Aout 2025
- Date de clôture : Lundi 11 aout 2025 à 12h00 de Kinshasa
8. Adresse de dépôt
POSTE 2 : assistant technique en appui à la Gouvernance et au programme de vaccination
Les présents termes de référence rentrent dans le cadre du recrutement d’un assistant technique censé appuyer les provinces MoU sur les aspects programme et gouvernance.
II. Objectifs et résultats poursuivis
a) Objectifs de la mission
- Appuyer la DPS Haut Katanga dans la mise en œuvre de l’approche MOU sur les aspects programme et gouvernance en santé publique.
- Renforcer les capacités du personnel de la DPS Haut Katanga en vue de leur opérationnalisation en tant que bénéficiaires des subventions de GAVI.
b) Résultats à atteindre
- Appui à la mise en place et la fonctionnalité des organes de gouvernance dans le cadre de l’approche MoU ;
- Développement d’un cahier de charge technique et spécifique pour l’accompagnement et le renforcement de la DPS en intégrant les questions de planification, de suivi, évaluation et rapportage ;
- Contribution à l’analyse des forces et des faiblesses de la DPS et à l’identification des besoins de renforcement de capacités ;
- Élaboration d’un cadre de renforcement des capacités et facilitation en vue de la génération des connaissances et des expériences ;
- Appui au suivi des engagements des parties prenantes ;
- Appui à la mise en place et au fonctionnement d’une base de données provinciale sur l’approche MoU ;
- Appui à l’élaboration des rapports techniques, de missions et autres pour soumission aux PTF, dans les délais et qualité requis ;
- Accomplissement de toutes autres tâches nécessaires à la réalisation de l’objectif de cette consultance.
III. Tâches de l’expert
1.Expertise d’appui à la gouvernance :
- Assurer une communication régulière avec les partenaires et les parties prenantes pour partager les informations pertinentes, garantir une coordination efficace et assurer la participation de tous aux étapes clés.
- Renforcer le cadre de gouvernance participative, en favorisant la collaboration entre le gouvernement provincial, les bailleurs de fonds et les acteurs locaux tels que la société civile et les communautés locales.
- Faciliter la participation active et significative de la société civile et des communautés locales dans le processus de prise de décision et la gestion des fonds alloués.
- Appuyer la mise en place des processus de suivi et d’évaluation de la gouvernance participative et inclusive, y compris des indicateurs pour mesurer la performance des parties prenantes impliquées dans la gestion.
2.Expertise d’appui au programme de vaccination :
- Fournir un soutien technique et opérationnel dans l’élaboration et la validation des plans de travail, plans opérationnels et des stratégies la mise en œuvre des activités prévues.
- Fournir une expertise technique dans le domaine spécifique du programme et assurer une coordination efficace entre les différentes parties prenantes.
- Appuyer la mise en place ou la consolidation des mécanismes de suivi des activités et des stocks des matériels, des intrants et des médicaments essentiels.
- Effectuer régulièrement des visites de suivi de la mise en œuvre du programme.
- Contribuer à l’élaboration de recommandations politiques basées sur les résultats du programme.
IV. Lieux de travail et durée de la mission
- Le lieu de travail se trouve dans le bureau de la DPS Haut-Katanga (Lubumbashi), avec de fréquentes missions dans les zones des activités au niveau périphérique.
- La durée de la mission est de 5 mois avec possibilité de renouvellement en fonction du rendement et de la disponibilité du budget.
V. Livrables
- Le rapport d’activité mensuel ;
- Le plan d’action opérationnel budgétisé, finalisé dans les délais (une fois l’an) ;
- Les plans trimestriels budgétisés ;
- Le plan de renforcement des capacités ;
- Les comptes rendus des réunions des organes de gouvernance ;
- Le plan de suivi des recommandations.
VI. Qualifications et compétences Clés :
i. Compétences liées au Poste :
- Excellentes capacités d’analyse, de synthèse, de rédaction, de recherche et d’expression orale ;
- Capacité à mener une démarche « gestion basée sur les résultats », notamment l’évaluation des produits, effets et impacts des politiques et programmes, et la gouvernance ;
- Avoir une bonne connaissance de l’environnement institutionnel des mécanismes nationaux genre, de leur mandat et des politiques de promotion du genre et d’autonomisation de la femme ;
- Avoir une bonne connaissance des questions de vaccination en particulier le plan MASHAKO ;
- Capacité à gérer la formulation, la mise en place, l’exécution et le suivi-évaluation, des programmes et des projets de développement des organisations et institutions dans le secteur de la santé ;
- Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, MS Project, SPSS, ODK, etc.) ;
ii. Education et langue :
- Diplôme d’études supérieures (au moins BAC+5) en Développement, Statistiques, Sciences Sociales, Sciences de l’éducation, Démographie, médecine, ou autres domaines connexes ;
- Une maitrise en santé publique serait un atout.
- Une maitrise du français (écrit et parlé) et un bon niveau en anglais.
iii. Expérience
- Au moins dix (10) années d’expérience dans la gestion et suivi de programme, partenariat, etc. ;
- Démontrer une expérience pratique en matière de Gouvernance, de Décentralisation, de Gestion basée sur les résultats, de Planification stratégique, de Pilotage, Coordination et Suivi ;
- Disposer d’une bonne expérience dans la gestion et la coordination du partenariat (Gouvernement, Société civiles, secteur privé, agences du système des Nations Unies et les bailleurs de fonds) ;
- Expérience programmatique avérée en matière de vaccination ;
- Disposer d’une bonne expérience pratique de l’approche communautaire et participative dans le développement avec les ONG et organisations à base communautaire (OAC).
- Expérience positive dans le cadre des MoU entre Gates Foundation et les provinces du Haut-Lomami, du Luluaba et de Tanganyika constitue un atout.
iv. Date et jour de début et de clôture
- Date de clôture : Lundi 11 aout 2025 à 12h00 de Kinshasa.
v. Adresse de dépôt
