Fondée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée des Nations Unies et, en tant que principale institution des Nations Unies dans le domaine des migrations, travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM s’engage à promouvoir une migration humaine et ordonnée dans l’intérêt de tous. Pour ce faire, elle fournit des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.

POSTE 1 : Assistant administratif médical

Description de l’emploi

Sous la supervision générale du chef de mission de l’OIM Tunisie et du chef de projet et sous la supervision directe de l’assistant principal de projet M&H, le candidat retenu sera chargé de fournir un soutien administratif et financier efficace et efficient à la Division Migration et Santé (MHD).

Responsabilités

Le rôle de l’assistant administratif est de :

1. Assister la Division Migration et Santé (MHD) dans les aspects financiers et logistiques des projets de l’unité, conformément aux normes et procédures de l’OIM, ainsi qu’aux exigences des donateurs.
2. Assister le chef d’unité/responsable de la santé migratoire et le chef d’équipe du projet dans le contrôle et le suivi des activités du projet, de la consommation et des prévisions budgétaires.
3. Contribuer à vérifier que les dépenses du projet respectent les critères d’éligibilité du donateur et que la documentation relative aux dépenses est complète et conforme à ses exigences, tant sur le plan financier qu’administratif, pour les demandes de remboursement, y compris pour les partenaires de projet de l’OIM. Identifier les incohérences et recommander les mesures à prendre.
4. Assurer une coordination en temps opportun avec les unités d’approvisionnement et de finances pour le suivi de tous les aspects financiers des activités liées à la mise en œuvre du projet de l’unité MHD, y compris le suivi de la conclusion des contrats avec les prestataires de services, de l’approvisionnement des articles requis, de la soumission des demandes de paiement et du traitement des paiements, le règlement en temps opportun des avances opérationnelles et de voyage en vue de contribuer à assurer le paiement en temps voulu à tous les fournisseurs ;
5. Aider à la préparation des plans de travail de formation, y compris la logistique et le budget, en coordination avec l’assistant financier et avec l’unité d’approvisionnement ;
6. Aider à l’organisation de réunions avec les principales parties prenantes locales (institutions gouvernementales locales, OSC, etc.) et le secteur privé, entre autres, en rédigeant les procès-verbaux des réunions ;
7. Aider à la préparation du matériel pour les événements et les formations, en s’assurant que tout l’équipement nécessaire est acheté et disponible et en assurant l’installation des salles d’événements et l’accueil des participants ;
8. Organiser un système de classement efficace pour l’Unité, y compris pour tous les documents administratifs, en maintenant une documentation appropriée et des systèmes de suivi et de classement systématiques des documents administratifs des projets, y compris la maintenance du système de classification (copies papier/électroniques) et des bases de données des documents pertinents ;
9. Contribuer au bon fonctionnement quotidien de toutes les fonctions administratives en temps opportun et conformément aux règlements et procédures de l’OIM ;

• Contribuer au bon fonctionnement quotidien de toutes les fonctions administratives en temps opportun et conformément aux règlements et procédures de l’OIM ;
• Fournir un soutien administratif et logistique général à l’unité, notamment en aidant à la préparation des demandes d’avance et de règlement, ainsi qu’en photocopiant et en numérisant des documents.
• Préparer les demandes d’achat et tous les documents nécessaires à la soumission des demandes de paiement sur le système en ligne WAVE en relation avec tous les projets de l’Unité, ou à la finalisation des procédures d’approvisionnement, y compris les dons ;
• Exécuter toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.

Qualifications

ÉDUCATION

• Baccalauréat en gestion administrative/administration médicale ou dans un domaine connexe d’un établissement universitaire accrédité avec au moins deux ans d’expérience professionnelle pertinente.

EXPÉRIENCE

• Connaissances et expérience en administration, en approvisionnement ou en comptabilité;
• Travailler avec des réfugiés/migrants dans un cadre médical est un avantage ;
• La connaissance des systèmes comptables, des principes comptables généralement reconnus et des procédures d’audit/d’examen est un atout.
• Une expérience professionnelle antérieure avec des ONG ou des organisations internationales est un avantage ;
• Faire preuve de précision dans le traitement et la communication des données.

COMPÉTENCES

• Capacité à travailler efficacement et harmonieusement avec des personnes à différents niveaux au sein et à l’extérieur de l’organisation et avec des collègues de cultures et d’horizons professionnels variés ;
• Capacité à rédiger de la correspondance et à communiquer efficacement ;
• Niveau élevé de connaissances informatiques (MS Office Word, Excel et Outlook) ; expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web ;
• Capacité à analyser et à interpréter les informations et les données sources ; capable de concevoir, d’examiner et de réviser les processus commerciaux pour atteindre l’efficacité ;
• Solides compétences en organisation et en planification;
• Excellentes compétences en gestion du temps;
• Souci du détail et capacité de résolution de problèmes;

LANGUE

• Pour tous les candidats, la maîtrise de l’anglais, du français et de l’arabe est requise (à l’oral et à l’écrit).

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POSTE 2 : Infirmière en santé migratoire