Pathfinder International est animé par la conviction que chacun, où qu’il vive, a le droit de décider s’il veut avoir des enfants et quand, de vivre à l’abri de la peur et de la stigmatisation, et de mener la vie qu’il souhaite.
Responsable des subventions et des contrats
Votre impact
- En tant que responsable des subventions et des contrats, vous soutiendrez les projets de Pathfinder dans le domaine de l’administration des subventions, des contrats et des sous-subventions.
- Sous la responsabilité du conseiller principal en subventions et contrats, vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes de projet pour naviguer, interpréter et respecter avec succès les exigences des donateurs, et négocierez et maintiendrez de bonnes relations avec les représentants des contrats des donateurs pour garantir que Pathfinder met en œuvre les projets dans le respect des termes des accords avec les donateurs.
- Vous travaillerez avec les administrateurs des sous-subventions des pays pour mettre en œuvre et surveiller les sous-bénéficiaires afin d’accroître la conformité et d’identifier et d’atténuer les risques tout au long du cycle de vie des sous-subventions.
Principales responsabilités
Gestion des prix :
- Administration des attributions : Superviser la gestion contractuelle des attributions, de la phase préalable à leur clôture, y compris l’examen et la négociation des documents d’attribution, la formation du personnel du projet aux exigences d’attribution, le conseil du personnel du projet sur les conditions contractuelles et la gestion des risques, la liaison avec les donateurs concernant les approbations contractuelles et les questions de conformité, et la remontée des problèmes si nécessaire. Assurer la liaison officielle avec le représentant des contrats des donateurs.
- Conformité des subventions : Contrôler la conformité des termes des accords de subvention. Veiller à ce que les règles et réglementations de Pathfinder et des donateurs en matière de gestion des subventions soient scrupuleusement respectées.
Gestion des sous-subventions :
- Administration des sous-subventions : Administrer (directement ou par le biais du soutien aux administrateurs des sous-subventions) les sous-subventions de projets spécifiques à chaque pays, y compris la détermination du mécanisme de sous-subvention, l’élaboration d’accords de sous-subvention, les modifications de sous-subvention et la clôture de sous-subvention.
- Assurez-vous que les systèmes et bases de données de sous-attributions de Pathfinder sont à jour avec des informations à jour sur les sous-attributions.
- Projets multi-pays : Administrer les sous-bourses dans le cadre de projets multi-pays et les sous-bourses lorsque Pathfinder n’a pas de bureau de pays en place.
- Processus d’octroi des subventions : Documenter et partager les meilleures pratiques tout au long du processus d’octroi des subventions, y compris l’examen des propositions, le processus de sélection et l’examen des documents financiers des bénéficiaires. Clôturer les programmes de subventions. Assister les administrateurs des sous-subventions dans l’élaboration et l’octroi des subventions dans les délais impartis, conformément au budget, et garantir une mise en œuvre rentable du programme.
Formation et renforcement des capacités :
- Renforcement des capacités/Mentorat : Soutenir les administrateurs de sous-subventions dans la préparation au renforcement et au développement des capacités des ONG locales et des organisations partenaires en matière de conformité réglementaire.
- Formation : Former les administrateurs des sous-subventions des pays et les autres membres du personnel concernés aux règles et réglementations des donateurs, aux politiques de Pathfinder et au manuel de gestion des sous-subventions.
- Renforcement des capacités/Mentorat : Intégrer les administrateurs de sous-subventions des pays aux subventions et aux contrats. Fournir une formation et des conseils techniques. Identifier les lacunes en matière de compréhension des politiques et procédures de gestion des sous-subventions, de conformité aux exigences des donateurs, de rôles et responsabilités et de contrôles internes. Organiser des réunions régulières avec les administrateurs de sous-subventions afin de comprendre les besoins, les défis et de tirer les leçons.
Conformité :
Diriger les efforts de conformité par le biais de :
- Suivi : Effectuer des contrôles ponctuels réguliers des dossiers d’attribution et de sous-attribution afin d’identifier les lacunes et dans le cadre de la stratégie nationale de Pathfinder. Transmettre les résultats au conseiller principal en subventions et contrats et élaborer des mesures/plans d’atténuation.
- Sensibilisation : Assurer la sensibilisation des partenaires et du personnel aux ressources de gestion des subventions et des sous-subventions
- Outils de gestion des sous-subventions : Travailler avec les gestionnaires de sous-subventions pour assurer la conformité aux exigences de gestion des sous-subventions.
- Rapports : Partager les rapports de conformité basés sur le suivi avec le conseiller principal en subventions et contrats. Collaborer avec le conseiller principal en subventions et contrats pour préparer divers rapports, selon les besoins du directeur des opérations et/ou de la direction.
Gestion et support :
- Gestion de projet et participation : Diriger, gérer ou participer à des équipes de projet interfonctionnelles
- Soutien au service des opérations : participer aux réunions du personnel, à la planification du travail, aux mises à jour et à l’élaboration des politiques et des procédures, à la formation, etc.
Exigences
Ce que vous apportez :
- Baccalauréat en administration des affaires, en finances, en comptabilité ou dans un domaine connexe ou une combinaison d’études et d’expérience qui produit les compétences requises.
- Au moins 5 ans d’expérience en gestion de sous-subventions
- Maîtrise des compétences de négociation, y compris la capacité de négocier efficacement, de prendre des décisions judicieuses et d’appliquer une résolution créative de problèmes.
- Capacité à négocier et à gérer les subventions des donateurs américains et non américains et à correspondre avec le représentant des contrats des donateurs
- Compétences avancées en gestion de sous-subventions, y compris les mécanismes de prix fixe et de remboursement des coûts dans le cadre de l’assistance et de l’acquisition
- Connaissance approfondie du processus d’octroi de subventions, y compris les procédures, les outils, les rôles et les responsabilités.
Qualifications préférées :
- Maîtrise en approvisionnement, logistique et gestion de la chaîne d’approvisionnement, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, ou une combinaison d’études et d’expérience qui produit les compétences requises
- Au moins 3 à 5 ans d’expérience internationale dans le domaine à but non lucratif, y compris une expérience dans la gestion de sous-subventions.
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Responsable des achats
Votre impact
- En tant que responsable des achats, vous travaillerez en étroite collaboration avec le conseiller principal en achats pour soutenir les projets de Pathfinder en matière de gestion des achats.
- Vous travaillerez en étroite collaboration avec l’équipe des achats du pays. Vous gérerez les opérations d’achat quotidiennes des pays Pathfinder en mettant en œuvre des politiques et procédures d’achat tout au long du cycle de vie, permettant ainsi à Pathfinder d’optimiser la valeur et l’efficacité de l’acquisition de biens et de services, tout en atténuant les risques et en garantissant le respect des exigences des donateurs.
- Sous la responsabilité du conseiller principal en approvisionnement, vous renforcerez les capacités du personnel d’approvisionnement du pays et lui fournirez un encadrement, et servirez de point focal/expert technique pour les pays assignés.
Principales responsabilités
Achats :
Achat de biens et de services :
- Acheter des biens et des services, analyser les demandes d’achat pour en vérifier l’exactitude.
- Solliciter et négocier des prix compétitifs auprès des fournisseurs et faire des recommandations pour l’émission de bons de commande et d’accords à long terme, le cas échéant.
- Examiner les contrats de fournitures de bureau existants et coordonner le processus d’appel d’offres conformément aux règles et aux meilleures pratiques d’approvisionnement de Pathfinder International.
- Préparer et suivre les demandes de paiement de biens et de services en temps opportun, conformément aux politiques et directives existantes de Pathfinder
- Surveiller les performances des fournisseurs et travailler avec eux sur la gestion des problèmes.
- Superviser la gestion des contrats pour tous les fournisseurs et la création de bons de commande dans les pays assignés.
Projets multi-pays :
- Diriger les efforts d’approvisionnement dans le cadre de projets multi-pays et de projets où Pathfinder n’a pas de bureau de pays en place.
Formation et renforcement des capacités :
Renforcement des capacités/Mentorat :
- Intégrer le personnel des achats du pays aux activités d’approvisionnement. Fournir une formation et des conseils techniques.
- Identifier les lacunes en termes de compréhension de la politique d’approvisionnement, des procédures, de conformité aux exigences des donateurs, des rôles et responsabilités et des contrôles internes.
- Rencontrez régulièrement le personnel d’approvisionnement du pays pour comprendre les besoins, les défis et faciliter les enseignements tirés.
Entraînement:
- Former le personnel d’approvisionnement du pays aux politiques, procédures et systèmes d’approvisionnement de Pathfinder
Conformité :
Diriger les efforts de conformité grâce à la surveillance, à la sensibilisation, aux outils d’approvisionnement et aux rapports :
- Aider le conseiller principal en approvisionnement à effectuer des contrôles ponctuels de routine des dossiers d’approvisionnement afin d’identifier les lacunes et, dans le cadre de la stratégie nationale de Pathfinder, à rendre compte des conclusions au directeur et à élaborer des efforts/plans d’atténuation.
- Assurer la sensibilisation du personnel aux ressources de gestion des achats.
- Travailler avec le personnel des achats pour assurer une utilisation régulière et efficace et la conformité avec l’application d’approvisionnement et les autres ressources d’approvisionnement de Pathfinder
- Partager les rapports de conformité basés sur le suivi avec le directeur des opérations
- Travailler avec le directeur pour préparer divers rapports selon les besoins du directeur et/ou de la direction.
Gestion et support :
- Gestion de projet et participation : Diriger, gérer ou participer à des équipes de projet interfonctionnelles
- Soutien au département des opérations : participer aux réunions du personnel, à la planification du travail, à la formation, etc.
- Assurance et amélioration des normes : Soutenir l’excellence de Pathfinder en matière d’approvisionnement. Collaborer avec le service des opérations et les autres services pour améliorer les ressources d’approvisionnement, telles que les politiques, les processus, les procédures, les modèles, etc.
Exigences
Ce que vous apportez :
- Baccalauréat en approvisionnement, logistique et gestion de la chaîne d’approvisionnement, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, ou une combinaison d’études et d’expérience qui produit les compétences requises
- Au moins 5 ans d’expérience en gestion des achats
- Maîtrise des compétences de négociation, y compris la capacité de négocier efficacement, de prendre des décisions judicieuses et d’appliquer une résolution créative de problèmes.
- Capacité à gérer les processus et procédures d’approvisionnement.
Qualifications préférées :
- Maîtrise en approvisionnement, logistique et gestion de la chaîne d’approvisionnement, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, ou une combinaison d’études et d’expérience qui produit les compétences requises
- Au moins 3 à 5 ans d’expérience internationale à but non lucratif, y compris une expérience avec des subventions et des contrats financés par l’USAID et des fondations.
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