OFFRES D’EMPLOI AU BUREAU DE L’UNICEF (17 Novembre 2025)

Comment pouvez-vous faire la différence ?

Sous la supervision étroite et les conseils du superviseur, Spécialiste en politique sociale, l’assistant(e) de programme soutient la section dans la mise en œuvre de la composante Cash du programme « Strengthening support Gender Equality and Elimination of violence and sexual abuse against children, adolescents and young people,particulièrement adolescentes girls and young women in Benin Cash Plus Care » en fournissant une gamme de soutien procédural, administratif et opérationnel dans l’élaboration, la mise en œuvre, l’exécution et le suivi du programme, garantissant une livraison rapide et efficace qui est conforme aux règles et règlements de l’UNICEF.

Dans le cadre de la mise en œuvre du composante Cash du programme « Renforcement de l’appui à l’égalité des sexes et à l’élimination des violences et des abus sexuels contre les enfants, les adolescents et les jeunes, notamment les adolescentes et les jeunes femmes au Bénin Assistant(e) programme/Cash Transfer », l’assistant(e) est responsable de tâches principales et de résultats finaux clés suivantes.

1. Suivi budgétaire

• Fait le suivi des budgets et des dépenses de la composante Cash du programme Cash Plus Care, en veillant au respect des règles et règlements de l’UNICEF, en tenant le superviseur informé et conseillé sur les actions à prendre pour décision/suivi.
• Fournit un soutien sur la révision/préparation du budget, l’état de la mise en œuvre, la position de détermination de l’utilisation des fonds, la clôture opérationnelle et financière.
•  Prépare et tient à jour les dossiers, les documents et les plans de contrôle pour le suivi budgétaire de la mise en œuvre du projet.
•  Effectue des transactions dans VISION concernant les subventions, telles que l’enregistrement des attributions de subventions et le suivi des subventions de programme expirant.

2. Planification de bureau et gestion de projet

• Assurer la disponibilité d’informations et de données opportunes, complètes et exactes pour la préparation des plans de travail et de gestion de mise en œuvre du programme.
• Entreprendre des recherches fondamentales et effectuer une analyse comparative des données relatives au programme.
• Fait le suivi de la mise en œuvre du programme par rapport aux délais établis et fait des recommandations pour améliorer les performances.
• Aide à assurer le respect des délais convenus en temps opportun.
• Agit en tant que point focal dans l’examen de l’exhaustivité des rapports de données avec des informations clés de suivi et d’évaluation.

3. Approvisionnement

• Guide les gestionnaires dans le processus de PCA/SSA conformément aux politiques et directives émises par la FRG, la division de l’approvisionnement et la DHR.
• Facilite le traitement des contrats pour les consultants et les partenaires externes qui fournissent un service au programme. Cela comprend la préparation et le classement des documents, le remplissage des formulaires et modèles nécessaires, le téléchargement des termes de référence dans VISION et la prise des dispositions logistiques nécessaires.
• Maintient à jour les listes de fournisseurs, les partenaires et les listes de consultants .

4. Communications et flux de travail

• Facilite les communications et le flux de travail de l’unité organisationnelle pour améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des résultats.
• Gère la correspondance entrante et sortante, les courriels et les appels téléphoniques.
• Communiqué des informations courantes et non courantes concernant le travail de l’équipe.
• Établit et maintient les systèmes de classement et de référence du bureau, à la fois traditionnels et numériques et s’assure que les sites Internet inter/intra-net sont à jour et exacts.

5. Calendrier/Réunions/Gestion de la correspondance

• Tient à jour le calendrier du bureau et organise des réunions
• Rédige les procès-verbaux des réunions en veillant à l’exactitude, au souci du détail et à la cohérence.

6. Événementiel/Logistique

• Soutient les activités de renforcement des capacités et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en s’engageant avec les animateurs, les traiteurs et les hôtes.
• Organiser les horaires et assurer la liaison avec les participants en fonction de la disponibilité.
• Assurer la liaison avec les points focaux du budget et la section sur les coûts et les besoins.
• Préparer les documents de référence pour les participants et télécharger les documents approuvés sur l’intranet.
•  Préparer et tenir à jour les ordres du jour des réunions et des événements liés aux engagements du groupe de travail.

7. Voyage

• Fournit une assistance de voyage aux membres du personnel de la composante Cash du programme Cash plus Care pour les arrangements de voyage et les droits en fonction des règles et politiques de l’organisation. Assure la liaison avec les points focaux de voyage pertinents pour s’assurer que l’organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.
• Informe/débriefe les membres du personnel sur les questions relatives aux questions administratives connexes telles que les visas, les autorisations de sécurité et les procédures de documentation.
• Extraire, saisir, conserver et vérifier l’exactitude des dossiers de voyage dans le système de voyage de l’organisation pour garantir l’exactitude des transactions liées aux frais de voyage et aux déplacements du personnel.
• Aide à la préparation des budgets sur les frais de voyage et tient à jour les plans de voyage et les dossiers de contrôle budgétaire.
• Surveillez la certification de voyage et rendez compte à l’équipe.

8. Traitement des factures

• Collecte les factures et classe des documents pour approbation et, par la suite, traités dans VISION.
• Téléchargez les fichiers électroniques et vérifiez les résultats dans le système de destination.
• Répondre à l’état des transactions des clients et à d’autres demandes.

9. Fournitures/Équipement

• Prend en charge la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau et la mise à jour de l’inventaire des articles.
• Fait le suivi et supervise l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures. S’assurer que les services et l’entretien des locaux sont conformes aux normes organisationnelles.
• Organisez l’achat et la distribution en temps opportun des fournitures de bureau.

– Toute autre tâche identifiée et assignée par le superviseur    

Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous devez…

Qualifications minimales requises :

Formation :

Être titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires, de préférence complété par une formation supérieure préférablement d’un diplôme de la gestion ou de comptabilité.

Pour ce poste, un diplôme de licence délivré par une université reconnue dans un domaine pertinent peut remplacer trois années d’expérience professionnelle. Un diplôme de master peut remplacer deux années supplémentaires. Cf. Portail de la Base de données mondiale sur l’enseignement supérieur (WHED)

– Expérience professionnelle :

• Cinq ans d’expérience de bureau dans une fonction similaire ou dans des emplois administratifs
• Grande capacité à travailler en équipe et dans un environnement multiculturel.
  Capacité à organiser et à hiérarchiser les tâches.
• Avoir une bonne connaissance des logiciels bureautiques habituels (Word, Excel, etc…)
• Avoir la capacité à exprimer les idées et les concepts oralement et par écrit d’une façon aussi claire et concise que possible ;
• Avoir la maîtrise des logiciels de gestion de base (Windows, Excel, Word, PowerPoint)

– Exigences linguistiques  : Parfaite maîtrise du français.

Atouts :

• Expérience dans le système des Nations Unies
• Bonne connaissance de l’anglais du travail
• Avoir une bonne connaissance de l’anglais pour comprendre les documents des approvisionnements et des fonctions VISION.