Fondé en 1933 à l’initiative d’Albert Einstein, l’IRC est l’une des plus importantes organisations non gouvernementales humanitaires internationales (ONGI) au monde.
Principales responsabilités :
Le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement d’urgence, Global Surge, sera responsable des éléments suivants, sous réserve des termes de référence convenus pour chaque déploiement :
Intervention d’urgence
• Assurer la supervision technique de toutes les fonctions de la chaîne d’approvisionnement pour les interventions d’urgence.
• Veiller à ce que les processus respectent les procédures opérationnelles standard de l’IRC GSC dans tous leurs aspects.
• Contribuer au leadership sur le terrain et représenter l’équipe de la chaîne d’approvisionnement au sein de l’unité.
• Le cas échéant, être détaché(e) auprès des programmes existants pour pallier les lacunes ou renforcer les équipes locales.
Planification
• Participer activement aux réunions BVA/cycle de projet, notamment aux réunions de conception, de planification, d’ouverture, de revue, de clôture et d’analyse des enseignements tirés, afin de garantir que les problématiques liées à la chaîne d’approvisionnement soient clairement communiquées à toutes les parties prenantes et résolues pour la réussite du projet.
• Élaborer et tenir à jour les plans d’approvisionnement d’urgence et développer/maintenir la stratégie d’approvisionnement du programme pays pour toutes les subventions en cours et en préparation, en collaboration avec les coordinateurs et responsables techniques du programme.
Approvisionnement :
Garantir :
• La conformité aux politiques de l’IRC et des donateurs pour tous les achats de biens et services (y compris les produits pharmaceutiques et le matériel médical).
• En collaboration avec les équipes GSC locales, examiner et utiliser les contrats d’achat (MPA, MSA) en vigueur pour l’acquisition de biens et services.
• La mise en œuvre des procédures opérationnelles standard
(POS) du GSC en matière d’achat et de passation de marchés. • L’exactitude des données collectées par le GSC ; la soumission en temps voulu des rapports requis pour éclairer la prise de décision.
• Diffuser, par le biais de formations, le processus d’achat existant ainsi que les outils d’achat à tous les membres de l’équipe GSC de l’UE.
• S’assurer que tous les documents d’achat requis sont inclus dans les dossiers de demande de dérogation (demandes d’achat, formulaires d’études de marché (3), ATC, etc.).
• La gestion de toutes les dérogations, en précisant les circonstances de l’achat d’urgence, y compris l’approbation de la direction du programme pays (CD, DDO) avant son approbation par le RSCD ou le CGSCO.
• Les dossiers fournisseurs préparés par l’équipe des achats documentent historiquement les retours d’information sur la performance des fournisseurs, fournis par les demandeurs de services EHAU après la livraison des biens et services.
• Pour les achats ponctuels, des études de marché sont nécessaires afin d’évaluer le rapport qualité-prix.
• Une séparation des tâches est mise en place au sein des fonctions d’achat lors du déploiement d’urgence.
• Les besoins du programme en matière de fournitures et de services sont satisfaits dans les délais impartis.
• Les plans d’achat et de distribution des subventions sont élaborés, régulièrement revus et tous les problèmes connexes sont résolus rapidement ou signalés en collaboration avec la direction.
• L’ensemble du processus d’achat est réalisé à l’aide de l’outil BvA.
• Tout écart par rapport au processus d’achat de l’IRC est identifié, documenté et signalé rapidement conformément au mécanisme approuvé.
Gestion des stocks, entreposage, actifs et biens
: S’assurer :
• de la mise en œuvre des politiques d’inventaire de l’IRC pendant la phase d’aide d’urgence pour tous les articles du projet (comptage cyclique, signalement des écarts, assurance qualité des produits pharmaceutiques et respect de la chaîne du froid, le cas échéant) ;
• de l’exactitude, de la production régulière, de la révision et de l’approbation du rapport d’inventaire avant la date de clôture de la subvention ;
• du respect des exigences en matière de sûreté et de sécurité de l’entreposage ;
• de la mise en place des plans de maintenance des actifs conformément aux politiques de l’IRC.
Logistique
:
• Les politiques de sécurité des véhicules sont en place, diffusées et appliquées par tous les utilisateurs.
• Des outils efficaces de gestion de la consommation de carburant sont développés et utilisés.
• Le statut légal de la flotte (immatriculation, permis, assurance) est à jour.
• Les rapports mensuels des véhicules sont régulièrement établis, examinés et utilisés pour éclairer la prise de décision stratégique de la direction.
• Les outils de planification et de suivi des déplacements des véhicules sont en place.
• La politique de gestion des conducteurs est élaborée et appliquée.
Formation et perfectionnement
: Garantir :
• L’élaboration de plans de perfectionnement précis pour le personnel, fondés sur l’évaluation documentée des besoins de formation, discutés avec la direction de l’unité, approuvés et mis en œuvre.
• La définition des objectifs de chaque membre de l’équipe, en accord avec la vision de l’unité organisationnelle et le(s) contexte(s) opérationnel(s).
• La formation de l’ensemble du personnel de la chaîne d’approvisionnement selon les normes en vigueur et la signature du code de conduite de l’IRC relatif aux conflits d’intérêts, conformément aux recommandations
des procédures opérationnelles standard. • La formation de tous les interlocuteurs impliqués dans les processus de la chaîne d’approvisionnement selon les normes en vigueur.
Conformité et éthique
:
• Identifier et mettre en place un plan d’atténuation des risques liés à la chaîne d’approvisionnement, notamment en repérant les signaux d’alerte et en appliquant les plans d’actions correctives issus des audits internes et externes afin de garantir que toutes les activités de la chaîne d’approvisionnement sont menées de manière éthique.
• Garantir la conformité aux politiques de l’IRC et des bailleurs de fonds en matière d’acquisition et de distribution des fournitures et des actifs des programmes.
• Veiller à ce que des évaluations des politiques, procédures, contrôles et performances de la chaîne d’approvisionnement soient réalisées et que tout écart soit traité dans le cadre du programme pays désigné.
• Piloter le processus d’audit interne du département de la chaîne d’approvisionnement mené par les bailleurs de fonds et l’IRC, élaborer et soutenir la mise en œuvre des plans d’actions correctives post-audit et autres plans d’amélioration.
Exigences
• Capacité à s’engager pour un déploiement dans les 72 heures suivant la notification d’affectation, pour une durée maximale de 12 semaines.
• Diplôme universitaire et certification professionnelle avancée en gestion de la chaîne d’approvisionnement (ou expérience professionnelle équivalente).
• Au moins 4 ans d’expérience dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement humanitaire dans divers contextes.
• Expérience avérée en développement et gestion des fonctions logistiques/de chaîne d’approvisionnement au sein d’une ONG internationale, y compris dans des zones d’urgence/de conflit.
• Aptitude démontrée à identifier, recommander et mettre en œuvre des méthodologies standardisées pour garantir une gestion et une prestation de services rapides, cohérentes et de haute qualité en situation d’urgence.
• Expérience préalable de la gestion des fonctions de chaîne d’approvisionnement dans le cadre de programmes complexes de grande envergure, notamment la distribution de biens non alimentaires et de médicaments, les achats internationaux, la connaissance des réglementations des marchés publics américains, européens, du DFID et des Nations Unies, ainsi que l’élaboration et le suivi budgétaires.
• Aptitude démontrée à constituer des équipes performantes et à mettre en place de nouvelles opérations, notamment une grande capacité à communiquer et à travailler efficacement avec la direction, le personnel opérationnel et les différentes fonctions.
• Maîtrise des outils informatiques, radio et de communication, permis de conduire et capacité à conduire des véhicules 4×4 à boîte manuelle.
• La préférence sera accordée aux candidats bilingues anglais-français ; la maîtrise de l’arabe et de l’espagnol est un atout.
• Une expérience en logistique médicale et pharmaceutique est un plus.
• Une expérience antérieure dans des contextes d’urgence est un atout.
