Fondé en 1933 à l’appel d’Albert Einstein, l’IRC est l’une des plus grandes organisations non gouvernementales humanitaires internationales (ONGI) au monde. Il est présent dans plus de 40 pays et 29 villes américaines, où il aide les populations à survivre, à reprendre le contrôle de leur avenir et à renforcer leurs communautés.
POSTE 1 : ASSISTANT(E) LOGISTIQUE-2
DESCRIPTIF DU POSTE
Sous la supervision de l’Officier logistique, l’Assistant-e logistique fait partie intégrante de l’équipe mobile zonale et a pour responsabilité principale la gestion des entrants médicaux et non médicaux (kits de dignités, kits scolaires, etc) dans le strict respect des procédures et politiques Supply Chain mises en place par IRC et ses bailleurs des fonds. Il/elle apporte l’appui support nécessaire à la mise en œuvre des activités par les équipes mobiles et examine l’environnement général du travail des équipes.
L’ Assistant-e Logistique est la personne opérationnelle de la gestion des entrants médicaux et non-médicaux de l’entrepôt médical et non-médical, Il (elle) sera basée à Minova ou à Baraka et assurera les différentes fonctions logistiques d’appui aux équipes de mise en œuvre du projet.
RESPONSABILITÉS CLES
- Participer au processus d’achat : ouverture des offres, préparation du bid Analysis, émission des bons de commande (PO)
- Assurer le suivi de l’évolution du processus d’achat en collaboration avec le chargé des achats et logistique
- Mettre en place la base des données de gestion des entrants médicaux et non médicaux du stock de transit (médicaments, consommables médicaux et non médicaux, équipements, divers kits, etc.), la tenir à jour et faire rapport au superviseur mensuellement
- Mettre en place un plan de livraison/approvisionnement des intrants médicaux et non-médicaux (Stock de Bukavu-Kalehe-vers les aires de santé appuyées) tenant en compte les autres contraintes d’ordre logistique.
- Assurer le respect des normes de gestion et de qualité de stock des intrants médicaux et non médicaux (conditions de stockage : température, humidité, palette,) tant au niveau de Bukavu que sur le terrain.
- Réceptionner, vérifier la conformité quantitative et qualitative des médicaments (date de péremption, intégrité de l’emballage,) et autres matériels livrés par rapport à la commande et rédiger le rapport de réception à transmettre à qui de droit.
- Mettre en place et tenir à jour les documents de gestion : carte de stock physique, fiche de stock, bon de livraison, de sortie, …
- Recevoir les états de besoins des équipes sur le terrain, analyser et préparer la livraison sous la supervision du Coordinateur de projet.
- Sous la supervision du Coordinateur de projet ou de son représentant, préparer des kits d’urgence pré-positionnés au niveau du dépôt.
- S’Assurer du respect de la chaîne de froid lors de la réception, dans le transport et le stockage de certains entrants spécifiques.
- Identifiant dans le délai (minimum 6 mois), les médicaments qui tendent vers la péremption et qui ne peuvent pas être utilisés en tenant compte de la consommation moyenne mensuelle (CMM) et faire rapport aux superviseurs.
- Donner un appui technique aux structures soutenues dans la gestion des médicaments, matériel et équipements médicaux et non médicaux. Cet appui doit se faire de manière à renforcer les capacités de ce dernier et le rendre effectivement autonome dans l’organisation et la gestion des stocks. L’appui technique va consister à :
- Ancien dans l’organisation physique des stocks
- Suivre la mise en place des outils de gestion : fiches de stock, bon de commande, bon de livraison, outils de consommation mensuelle ou journalière, inventaire, …
- Aider dans l’analyse des outils de gestion : dégager la CMM au niveau de la zone et des FoSa, établir le stock d’alerte et sécurités pour éviter les ruptures de stock
- Aider dans l’informatisation des données et la mise en place de la base des données au niveau du Bureau Central de la Zone de Santé (BCZS)
- Superviser les structures et renforcer les capacités selon les besoins
- Aider dans l’organisation du classement et l’archivage des différents outils de gestion
- Collaborateur avec le bureau de la pharmacie au niveau de la DPS et l’inspection pharmaceutique, contrôle et pharmacovigilance
- Documenter sur les cas d’effets secondaires hors des communs et en rapporter au superviseur hiérarchique.
PROFIL REQUIS
- Diplôme universitaire de Graduat ou Licence en logistique, économie, comptabilité ou équivalent.
- Bonnes capacités rédactionnelles et communicationnelles en français.
- Bonne connaissance de l’outil informatique exigée (Excel, Word, power point, Outlook, etc.)
- Connaissance pratique des procédures logistiques et pratiques dans la gestion de stock médical est un atout ;
- Bonnes capacités organisationnelles et de planification ;
- Capacité à entretenir des relations professionnelles efficaces à tous les niveaux ;
- Grandes capacités d’organisation, de négociation et de travail en équipe ;
- Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y comprenant le vocabulaire des affaires ; la maîtrise de l’anglais et du swahili est souhaitable ;
- Niveau prouvé d’intégrité et de bonne réputation dans le processus d’achat des biens et des services avec les vendeurs ;
