Le gouvernement britannique est un employeur inclusif et favorable à la diversité. Nous valorisons la différence, promouvons l’égalité et luttons contre la discrimination, renforçant ainsi nos capacités organisationnelles. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes de tous horizons. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur le handicap, la race, la couleur, l’origine ethnique, l’identité de genre, la religion, l’orientation sexuelle, l’âge, le statut d’ancien combattant ou toute autre catégorie protégée par la loi. Nous favorisons des conditions de travail flexibles et respectueuses de la vie de famille, lorsque les besoins opérationnels et de sécurité le permettent. Le FCDO dispose d’un effectif flexible et, pour faciliter cette flexibilité, vous pourriez être amené à effectuer d’autres tâches ponctuellement, selon nos besoins raisonnables.
POSTE : Assistant exécutif du Haut-Commissaire adjoint (EO) (03/25 ABJ)
Catégorie d’emploi
Bureau des affaires étrangères, du Commonwealth et du développement (personnel de résidence et de soutien)
Sous-catégorie d’emploi
Bureau privé
Description du poste (rôles et responsabilités)
Objectif principal :
Le Cabinet est l’organe de direction du Haut-Commissariat britannique à Abuja. Il travaille en étroite collaboration avec les membres de l’équipe dirigeante (SLT) afin d’assurer une prestation de services d’excellence. Le poste d’assistant exécutif (AE) auprès du Haut-Commissaire adjoint (DHC) est un poste de fonctionnaire basé dans le pays (CBS) et est essentiel à ce dispositif.
Ce poste apportera un soutien précieux au Haut-Commissaire adjoint (DHC) dans ses différentes fonctions, notamment celles de chargé d’affaires, d’agent de sécurité du poste, de responsable des visites et événements de haut niveau et de responsable/gestionnaire de crise. L’AE travaille en collaboration avec le chef de cabinet du Haut-Commissaire afin de garantir le bon fonctionnement du Cabinet du Réseau nigérian du Haut-Commissaire. Ce poste comporte de nombreuses responsabilités et est beaucoup plus exigeant pour son titulaire en raison de la réduction des effectifs du Cabinet et des interactions importantes avec les principaux intervenants internes et externes, sans oublier le niveau de confidentialité requis pour traiter des questions RH sensibles. Ce rôle exige que vous travailliez de manière indépendante en naviguant dans une vaste organisation comprenant plus de 480 personnes, réparties sur 7 sites, ce qui fait de nous le plus grand poste en Afrique.
Rôles et responsabilités :
- Le/La titulaire du poste occupera le poste d’assistant(e) exécutif(ve) du Haut-Commissaire adjoint(e). Il/Elle gérera proactivement son temps, son agenda et sa logistique afin de lui permettre de mettre en œuvre les priorités du Gouvernement de Sa Majesté. Parallèlement, il/elle apportera un soutien opérationnel à l’ensemble du réseau nigérian, jouant un rôle central dans la mise en œuvre interservices des programmes, des politiques et des priorités institutionnelles.
- Travailler directement avec la Haute-Commissaire adjointe pour faciliter son agenda et gérer proactivement son calendrier de réunions. Cela impliquera de comprendre les objectifs du Réseau et du FCDO, de faire preuve de discernement pour prioriser les réunions et de conseiller la Haute-Commissaire adjointe sur ses engagements.
- C’est une excellente occasion de développer des compétences et des connaissances variées sur l’ensemble des problématiques traitées par le DHC. Chaque journée est unique. En tant qu’AE, vous êtes censé(e) assurer un partenariat stratégique et une résilience, non seulement pour votre direction, mais aussi pour l’ensemble des membres de l’équipe de direction.
Gestion financière
- Gestion des budgets d’accueil et de représentation du DHC et suivi des revenus/dépenses pour les événements externes
- Supervision de l’approvisionnement en biens et services pour le DHC, la fête annuelle du Roi (KBP) du BHC et d’autres événements, en veillant à ce que cela offre un bon rapport qualité-prix conformément aux directives du FCDO
- Assurance que les dépenses sont prévues avec précision et que les comptes et statistiques sont produits clairement pour le DHC et que toute autre demande de données (FOI, PQ, Audits) est traitée efficacement
- Titulaire d’une carte de crédit gouvernementale (GPC) pour un bureau privé, effectuant des achats et s’assurant que toutes les dépenses sont comptabilisées conformément aux directives.
Général
- Vous serez à la fois agent administratif et secrétaire particulier du Haut-Commissaire adjoint. Vous gérerez leur flux de travail, contribuant à la diffusion des décisions politiques et des orientations à l’ensemble du bureau. Vous serez responsable de la gestion de leurs agendas et de l’organisation des réunions en fonction de l’évolution des priorités. Vous assurerez souvent le contrôle qualité final avant la publication des produits et collaborerez à la cohérence globale de la qualité et du style des documents entrants et sortants. Vous acquerrez une connaissance approfondie des méthodes de travail des Hauts-Commissaires adjoints, notamment de l’équipe de direction, et contribuerez au renforcement des capacités au sein du bureau.
- Vous dirigerez la coordination et l’exécution de toutes les activités d’accueil de DHC, y compris la réservation de tous les lieux, la restauration et le soutien à la réalisation de ces événements.
- Vous serez chargé(e) d’assurer l’intérim du chef de cabinet (HEO), d’analyser les conseils et la correspondance reçus et de vous assurer qu’ils répondent aux besoins et préférences du Haut-Commissaire, de rechercher activement des informations complémentaires ou des éclaircissements si nécessaire, et de préparer le travail pour le bureau du Haut-Commissaire. Vous assurerez la liaison avec les bureaux géographiques et thématiques en leur nom. Vous serez responsable de certains processus courants, notamment l’approbation des protocoles d’accord, les revues annuelles et les analyses de rentabilité pour le compte du Haut-Commissaire.
- Vous serez l’expert-conseil de l’ensemble du bureau concernant les processus et normes du cabinet privé, notamment la gestion de la correspondance, les soumissions, les appels d’offres, les mises à jour de paragraphes, les tournées de rédaction et les avis de vacance. Vous partagerez des conseils sur la collaboration avec le DHC et deviendrez une source essentielle de connaissances institutionnelles. Vous piloterez la formation continue des nouveaux arrivants sur ces points. Vous établirez et développerez des relations au sein de notre réseau à tous les niveaux afin d’assurer une communication et une collaboration fluides. Cela comprend la participation aux réunions, la rédaction de comptes rendus et la communication de ces comptes rendus au réseau.
- Vous serez en contact direct avec vos interlocuteurs et parties prenantes externes, et devrez parfois transmettre des messages complexes à des intervenants de haut niveau. Vous aurez l’opportunité de travailler sur tous les portefeuilles du bureau et d’offrir un soutien de haute qualité, notamment en collectant les briefings (et en les rédigeant/remaniant, le cas échéant) pour le DHC lors des réunions ; vous rédigerez notamment les comptes rendus des réunions SLT et mettrez à jour la base de données de suivi des relevés, en veillant à leur téléchargement et à leur mise à jour.
- Secrétaire du Comité de sécurité du poste, chargé de rédiger les procès-verbaux et d’assurer la liaison avec l’équipe de sécurité, notamment sur les questions sensibles de sécurité et de personnel, nécessitant l’autorisation du SC.
- Secrétaire du conseil d’administration du 1 HMG, chargé de rédiger les procès-verbaux et d’assurer la liaison avec l’équipe des services généraux, notamment sur les questions de ressources humaines, de relations interpersonnelles, de finances, de santé et de sécurité, de transport et de succession.
- Soutenir le DHC dans la préparation aux crises et assurer le soutien nécessaire lorsqu’il/elle est Chargé(e) de mission. Vous aiderez le DHC à définir une orientation stratégique en élaborant un plan d’action ; à constituer une base de données de contacts et de bénévoles regroupant toutes les personnes appelées à intervenir ; à veiller à ce que la salle de crise soit toujours équipée et opérationnelle ; et à organiser des tests d’exercice trimestriels pour le BHC.
Qualifications, compétences et expérience essentielles
Qualifications essentielles :
- Au moins 2 ans d’expérience préalable dans un grand bureau.
- Solides compétences en anglais avec la capacité de parler et d’écrire clairement et couramment.
Qualifications, compétences et expérience souhaitables
- Premier degré 2:2 ou supérieur.
- Une solide expérience en tant qu’assistant personnel/assistant d’administration auprès d’un cadre supérieur très occupé.
Comportements requis
Communiquer et influencer, livrer à un rythme soutenu, gérer un service de qualité, voir la situation dans son ensemble
Date limite de candidature : 27 juin 2025
Grade : Directeur exécutif (DE)
Type de poste : Permanent
Heures de travail par semaine : 35
Région : Afrique
Pays/Territoire : Nigeria
Localisation (ville) : Abuja
Type de poste : Haut-Commissariat britannique
Nombre de postes vacants : 1
Devise du salaire : dollars américains
Salaire : 2 312,26 (Le salaire de base est soumis à l’impôt et à d’autres retenues légales)
Type de salaire : mensuel
Date de début : 4 août 2025
