OFFRE D’EMPLOI au Bureau du Québec à Abidjan (BQA) (10 Janvier 2026)

Le Bureau du Québec à Abidjan (BQA) a pour mandat d’assurer le rayonnement du Québec et la promotion de ses intérêts sur le territoire de la Côte d’Ivoire depuis 2017. Il assure une présence gouvernementale permanente auprès du gouvernement de la Côte d’Ivoire et travaille sur place à développer des relations à long terme avec ce pays.

Le BQA fait partie du réseau des représentations du Québec à l’étranger.

Endroit

Bureau du Québec à Abidjan (Tour SAMA, Av. Delafosse Prolongée, Abidjan Plateau)

Contrat

Contrat à durée déterminée d’un an avec possibilité de renouvellement.

Poste

Sous l’autorité de la Représentante du Gouvernement du Québec en Côte d’Ivoire et Directrice du BQA, la personne recherchée agira à titre d’adjointe ou d’adjoint administratif et de personne-ressource auprès de la directrice, notamment en ce qui concerne les opérations administratives courantes, dans le respect du cadre juridique et réglementaire en vigueur en Côte d’Ivoire et des normes, des directives et des pratiques administratives en vigueur au ministère des Relations internationales et de la Francophonie (MRIF) du gouvernement du Québec. Elle assurera le suivi des opérations administratives et financières courantes, ainsi que la gestion des ressources matérielles dans le respect des normes, des directives et des pratiques administratives en vigueur au ministère des Relations internationales et de la Francophonie au gouvernement du Québec.

Elle utilisera régulièrement le système administratif de gestion pour enregistrer ses transactions financières et préparer des extraits budgétaires. Elle contribuera également à la collecte de données pour la reddition de comptes, notamment le rapport annuel de gestion et les indicateurs de résultats du réseau. Elle aura également la charge de la gestion courante du parc informatique et téléphonique du Bureau. Elle prendra en charge certaines tâches administratives relatives à la gestion des ressources humaines et matérielles, ainsi qu’à la logistique de la représentation. Enfin, elle apportera un soutien administratif à la directrice pour l’exécution de ses mandats.

Attributions

La personne qui occupera ce poste aura les responsabilités suivantes :

À titre d’adjointe à la directrice du BQA :

• Assurer le suivi des correspondances usuelles et protocolaires (courrier arrivé et départ);
• Recevoir les appels téléphoniques et les transmettre aux personnes concernées;
• Assurer la prise de rendez-vous et la conformité des rendez-vous;
• Gérer et mettre à jour l’agenda de la directrice;
• Convoquer des réunions d’équipe ou autres rencontres externes, faire les réservations de restaurants et d’hôtels, de transports, de visas, de billet d’avion et assurer des suivis de tout autre projet que la directrice pourrait lui confier;
• Révision et correction des documents;
• Créer et faire les suivis des formulaires de demandes du Conseil du trésor pour l’approbation d’un déplacement ou d’une réception (CT), ainsi que les rapports de frais;
• Assurer le classement adéquat des dossiers thématiques, tant physiques que dans les répertoires informatiques, en tenant compte s’il y a lieu du Plan de classement du MRIF;
• Offrir un soutien administratif et logistique aux conseillers et attachés lors de mission ou de tout autre évènement du BQA (réservation de chambre d’hôtel, achats de billets d’avion, demandes de visa, etc.).

Tâches administratives :

• Effectuer le contrôle et le traitement des demandes de paiement; vérifier les pièces justificatives, s’assurer de la conformité de la dépense avec les normes et directives en cours, vérifier la disponibilité des fonds et recommander le paiement;
• Réaliser divers travaux de recherche et en transmettre les résultats aux personnes concernées;
• Exécuter, selon l’échéancier soumis, les travaux ayant une incidence administrative, en révisant certains documents complétés par le personnel et, finalement, en s’assurant que lesdits documents soient saisis dans le système administratif de gestion pertinent;
• S’assurer que toutes les étapes des processus administratifs soient complétées dans les délais requis, en intervenant, au besoin, auprès des interlocuteurs concernés.

Suivi budgétaire et des dépenses :

• Participer au processus de programmation budgétaire en assistant la directrice et les attachés dans l’élaboration de leurs activités et en évaluant avec eux les différentes dépenses liées aux frais de fonctionnements et aux différentes activités du bureau;
• Faire les entrées au système d’administration de gestion des finances et vérifier la conformité des dépenses;
• Assurer la réalisation des opérations de fin de mois et de fin d’exercice;
• Produire les documents techniques requis pour l’établissement du budget détaillé, pour la programmation des dépenses de transfert et l’étude des crédits;
• Participer au contrôle du budget, en tenant compte de tous les paramètres budgétaires (programmation budgétaire, allocation des budgets, engagements, CT, etc.);
• Informer régulièrement la directrice du déroulement de la programmation et de l’évolution des dépenses en produisant, mensuellement, un état du suivi budgétaire;
• Collaborer à la préparation de certains CT et contrats;
• Identifier les besoins et concevoir les outils de travail nécessaires pour assurer les suivis de la programmation et tenir informé le personnel concerné.

Suivis administratifs et ressources humaines :

• Assurer le suivi de l’assiduité du personnel;
• Recevoir et classer les formulaires d’autorisation d’absence signés par le gestionnaire;
• Assurer le suivi des dossiers relatifs à la dotation. À cette fin, rédiger les demandes de personnel;
• Faire parvenir les formulaires d’avis de mouvement et tous les autres documents pertinents à la DRH;
• Procéder à l’affichage des postes, recevoir les candidatures et faire les accusés de réception;
• Remplir les formulaires administratifs et compléter le gabarit de contrat de travail;
• Veiller à l’accueil du nouveau personnel du BQA et veiller à ce que les dossiers RH soient complets et conformes;
• S’assurer que le traitement des dossiers soit fait, en conformité avec les directives applicables, les recommandations et les orientations du Siège ainsi qu’avec les lois en vigueur;
• Voir à la mise à jour des dossiers, etc.;
• Appui à l’Installation des affectés : au besoin, faire la demande et le renouvellement des visas de séjour et des cartes diplomatiques;
• Faire le suivi avec la firme mandatée à Abidjan pour la gestion de la paie des employés recrutés localement;
• Établir États annuels de salaires (État 301 et DISA);
• Effectuer l’immatriculation ou radiation CNPS des employés;
• Établir les déclarations et faire le paiement des cotisations sociales et fiscales;
• Rédiger la documentation administrative en lien avec les RH. Veiller au respect de la législation ivoirienne en matière de travail;

Ressources matérielles et logistiques :

• Vérification du cahier de bord du chauffeur, suivi de l’utilisation du carburant et de l’entretien du véhicule;
• Assurer les suivis en lien avec le réaménagement des bureaux. Suivre les développements et effectuer le lien entre la directrice et les ressources immobilières;
• Agir comme répondant auprès du service de maintenance de l’immeuble;
• Gérer les soumissions auprès des contractants accrédités et s’assurer de la préparation dans les délais des devis-soumissions pour autorisation et signature;
• Rendre compte à la directrice du BQA de l’état du parc automobile, et informatique de la Représentation.

Volet sécurité :

• Agir à titre de coordonnateur adjoint des mesures de sécurité et de répondant auprès du responsable de la sécurité du ministère;
• Avec le logiciel RPUR, garder à jour toutes les procédures d’urgence ; former et informer le personnel sur les mesures de sécurité;
• Faire remplir les fiches personnelles des nouveaux employés et assurer leur mise à jour;
• Veiller au respect des consignes de sécurité dans les locaux en s’assurant que l’environnement de travail soit adéquat (ex. : ergonomie) et faire participer le personnel à des formations en sécurité.

Toutes autres tâches connexes.

Profil recherché

• La personne recherchée doit posséder les qualités et aptitudes suivantes :
• Rigueur, éthique, discrétion, une excellente capacité à reconnaître et valider la conformité de conditions réglementaires;
• Bonnes habiletés relationnelles pour le travail en équipe et le service à la clientèle;
• Capacité d’apprendre et de s’adapter rapidement aux changements;
• Autonomie et sens de l’organisation pour être en mesure de livrer le travail dans les délais prescrits;
• Rigueur dans l’élaboration ou la révision de la correspondance, de bilans et d’autres;
• Aisance dans l’utilisation des outils de la Suite Office / SharePoint;
• Sera considéré comme un atout, toute expérience pertinente au sein d’une représentation diplomatique ou une organisation internationale.

Capacités linguistiques

• Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite;
• Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite.

Contexte et conditions d’emploi

• Contrat à durée déterminée d’un an pouvant conduire à un poste permanent
• 37,5 heures par semaine
• Le salaire et les avantages sociaux sont ceux prévus par la Directive ministérielle concernant le régime d’emploi des personnes recrutées à l’extérieur du Québec pour exercer des fonctions au sein d’une représentation.La personne titulaire du poste sera basée à Abidjan. Elle pourra avoir à se déplacer sur le territoire ivoirien, et au Québec.L’employée ou l’employé pourrait occasionnellement être appelé à travailler en dehors des heures habituelles de travail en fonction des activités de la représentation.
• Date d’entrée en fonction : 15 février 2026

Admissibilité

• Détenir un baccalauréat de l’enseignement secondaire avec spécialisation dans une discipline pertinente;
• Au moins 3 années d’expérience dans le domaine du soutien administratif et de la gestion de la comptabilité;
• Satisfaire aux exigences légales relatives à l’engagement en Côte d’Ivoire (citoyenneté ivoirienne).

Soumettre une candidature

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitæ ainsi qu’une lettre de motivation à [email protected] au plus tard le 22 janvier 2026 avant minuit (heure ivoirienne). Le tout doit être rédigé en français.

Veuillez inscrire le libellé suivant dans l’objet de votre courriel : Adjoint administratif ou Adjointe administrative – BQA.

Les documents doivent être transmis en format Word ou PDF.