L’OCHA, qui relève du Secrétariat des Nations Unies, est chargé de coordonner les acteurs humanitaires afin d’assurer une réponse cohérente aux situations d’urgence. L’OCHA veille également à ce qu’un cadre permette à chaque acteur de contribuer aux efforts de réponse globaux. Sa mission est de mobiliser et de coordonner une action humanitaire efficace et fondée sur des principes, en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, afin d’atténuer les souffrances humaines lors de catastrophes et de situations d’urgence ; de défendre les droits des personnes dans le besoin ; de promouvoir la préparation et la prévention ; et de faciliter des solutions durables.
Cadre organisationnel et relations hiérarchiques : Ce poste est situé au Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA) au Mali, à Bamako.
L’Administrateur(trice) de la gestion de l’information relève du/de la Chef(fe) de bureau (HoO), OCHA Mali.
Fonctions et responsabilités
Dans les limites des pouvoirs délégués, l’Administrateur(trice) de la gestion de l’information sera chargé(e) des fonctions suivantes :
Fourniture des services consultatifs sur les pratiques de gestion des documents, notamment : analyse des besoins et des processus opérationnels ; organisation et maintenance des actifs informationnels des Nations Unies ; conservation et suppression des documents ; politiques et procédures de gestion de l’information, avec un accent particulier sur les applications technologiques.
• Effectue des recherches, analyse et évalue les nouvelles applications des technologies de l’information dans le domaine des archives et de la gestion des documents, et formule des recommandations pour leur déploiement.
• Participer aux projets d’amélioration des systèmes d’archivage et de gestion documentaire, en contribuant aux études de faisabilité, à l’analyse des systèmes, à la conception, au développement et à la mise en œuvre, ainsi qu’à l’évaluation et aux essais d’améliorations des applications existantes et de nouveaux systèmes ; assurer l’assistance aux utilisateurs.
• Conçoit des supports de formation et des manuels d’utilisation ; forme le personnel à l’utilisation du système de gestion documentaire attribué.
• Comprend, maintient à jour et applique les techniques et stratégies de conservation des documents, quel qu’en soit le support. Veiller à ce que les installations de stockage de la Section respectent les normes environnementales.
• Gère les activités de traitement des archives en veillant au respect des normes de conservation, des normes bibliographiques internationales, des normes de description et des normes applicables aux bases de données ; définissant les inventaires descriptifs ; prépare le balisage des inventaires en vue de leur diffusion électronique ; et formule des recommandations concernant la planification et la priorisation des besoins des programmes de préservation et de description.
• Exécuter et superviser les fonctions de référence en conseillant les utilisateurs internes et externes sur les fonds d’archives et leur accessibilité ; maintenir des communications avec d’autres réseaux de gestion de l’information ainsi qu’avec des spécialistes des archives et des documents ; superviser les activités de recherche et de reproduction effectuées par le personnel des services généraux.
• Évaluer l’adéquation des outils existants de gestion des documents et de référence. Met en œuvre de nouvelles technologies en gestion de l’information afin de garantir que les outils développés pour un accès efficace à l’information soient accessibles au personnel dans l’ensemble de l’Organisation.
- Produit et mis à jour des produits d’information tels que des rapports, des diagrammes et des infographies en transformant des données en produits graphiques pour transmettre des messages et une intrigue ; élabore des documents de sensibilisation, notamment des affiches, des présentations et d’autres documents visuels.
- Gère le contenu des plates-formes Web pertinentes, assure le contrôle de la qualité globale de la plate-forme et veille à ce que le contenu soit actuel, complet et conforme aux normes de métadonnées pertinentes ; travaille avec des homologues externes sur des plates-formes Web telles que les sites Web des agences et des groupes et ReliefWeb pour faciliter la recherche intersites et l’interopérabilité connexes.
• Veille à ce que les exigences et les informations de référence utilisées pour l’analyse des données soient dûment documentées.
• S’acquitter de toute autre tâche connexe, selon les besoins.
Relations de travail
Le poste implique des interactions fréquentes avec :
- Des spécialistes des archives, de la gestion des documents et des technologies de l’information au sein du Secrétariat et des autres entités des Nations Unies.
- Des responsables et du personnel des bureaux producteurs et utilisateurs de documents, ainsi que d’autres clients internes et externes (chercheurs universitaires, gouvernements, organisations internationales, etc.).
- Le personnel commercial et technique des fournisseurs.
Résultats attendus
Atteint les objectifs du programme de l’Unité/Section par : la préservation et la mise à disposition des documents ayant une valeur permanente en appui aux besoins opérationnels, informationnels, juridiques et d’audit de l’Organisation ; fournit des orientations aux bureaux du Secrétariat sur la gestion des documents papier et électroniques et leur intégration dans le système automatisé d’information des Nations Unies grâce à des services consultatifs et à la promotion des normes de gestion documentaire afin d’assurer la rapidité, l’exactitude, l’exhaustivité, la gestion efficace, l’accessibilité et l’utilisabilité de l’information.
Compétences :
- Professionnalisme : Connaissance de la gestion de l’information, des archives, de la gestion et de l’élimination des documents. Connaissance de la maintenance des données électroniques, y compris l’évaluation, la conservation et la gestion de la migration ; conservation et description des documents. Aptitude à mener des recherches et à formuler des recommandations sur les tendances en gestion de l’information. Capacité à démontrer des compétences conceptuelles, analytiques et évaluatives et à mener des recherches et analyses indépendantes, en identifiant et évaluant les problématiques, en formulant des options et en tirant des conclusions et recommandations. Fait preuve de fierté dans son travail et ses réalisations ; démontrer compétence professionnelle et maîtrise du domaine ; est consciencieux(se) et efficace dans le respect des engagements, des délais et l’atteinte des résultats ; est motivé(e) par des considérations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face aux difficultés ; demeure calme dans des situations stressantes. Assumer la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et de garantir la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité. Capacité à analyser et interpréter des données pour appuyer sur la prise de décision et communiquer les résultats à la direction.
- Planification et organisation : Élabore des objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues ; identifier les activités et tâches prioritaires ; ajustez les priorités si nécessaire ; alloue un temps et des ressources appropriées pour mener à bien le travail ; anticipe les risques et prévoit des mesures d’urgence ; surveiller et ajuster les plans et actions si nécessaire ; utiliser le temps de manière efficace.
- Orientation client : Considère tous les bénéficiaires des services comme des « clients » et cherche à comprendre leur point de vue ; établir et maintenir des partenariats productifs fondés sur la confiance et le respect ; identifier les besoins des clients et proposer des solutions adaptées ; suivre les évolutions internes et externes afin d’anticiper les problèmes ; informer les clients de l’avancement ou des difficultés ; respectez les délais de livraison des produits ou services.
- Maîtrise des technologies : Se tient informé(e) des technologies disponibles ; comprend leur applicabilité et leurs limites dans le travail du bureau ; cherche activement à appliquer la technologie aux tâches appropriées ; fait preuve de volonté d’apprendre de nouvelles technologies.
Compétences et expériences requises
Éducation:
- Diplôme universitaire supérieur (Master ou équivalent) dans la gestion des archives, sciences de l’information, systèmes d’information, sciences sociales ou domaine connexe requis. Un diplôme universitaire de premier cycle combiné à deux (2) années supplémentaires d’expérience qualifiante peut être accepté en lieu et place du diplôme supérieur.
- La possession d’un diplôme ou certificat en analyse de données, analyse commerciale ou science des données serait un atout.
Expérience:
- Un minimum de cinq (5) années avec le Master ou sept (7) années avec la Licence d’expérience professionnelle progressive en gestion moderne des archives, gestion documentaire, bibliothéconomie, gestion de l’information ou domaine connexe est requis.
Deux (2) années ou plus d’expérience en analyse de données ou domaine connexe seraient un atout. - Une expérience en gestion de l’information sur le terrain, dans le cadre d’interventions en cas de catastrophe ou de situations d’urgence complexes, est requise.
- Une expérience en gestion de l’information dans le cadre du cycle de programmation humanitaire serait un atout.
Langues :
- La maîtrise du français (oral et écrit) est requise.
- La connaissance de l’anglais serait un atout.
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