L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation du Programme 2030 grâce à son Cadre stratégique, en soutenant la transformation vers des systèmes agroalimentaires PLUS efficaces, inclusifs, résilients et durables, pour une meilleure production, une meilleure nutrition, un meilleur environnement et une vie meilleure, sans laisser personne de côté.
La FAO recrute :
Assistant(e) aux achats
Lignes hiérarchiques
L’assistant(e) aux achats travaillera sous la supervision générale du représentant de la FAO et de l’assistant(e) FAOR en Égypte, la supervision générale du chargé de programme et la supervision directe du spécialiste des opérations internationales.
Focus technique
Le titulaire du poste effectuera diverses tâches et fonctions d’approvisionnement afin d’assurer une prestation de services cohérente, conformément aux exigences et à la structure de l’organisation et en coopération avec les différentes unités opérationnelles et de programmes.
Tâches et responsabilités
- Veiller à ce que les activités d’approvisionnement soient menées conformément aux règles, réglementations, politiques et stratégies de l’ONU/FAO.
- Rédiger les manifestations d’intérêt, les demandes de prix, les appels d’offres et les demandes de propositions ; gérer la réception des offres/propositions, effectuer les vérifications d’éligibilité et préparer les évaluations commerciales conformément aux règles et réglementations de la FAO.
- Suivre les processus d’approvisionnement, de la demande à la livraison, à l’acceptation et au paiement, en veillant à ce que toutes les exigences soient respectées et tenir à jour les tableaux de suivi des approvisionnements.
- Préparer les dossiers à soumettre au Comité local des achats (CLA) de la FAO, rédiger les bons de commande, les contrats, les accords à long terme (ALT), les lettres d’accord (LA), les protocoles d’entente (PE) et les avenants pertinents.
- S’assurer que les demandes de paiement/factures sont certifiées et complètes, facilitant ainsi le traitement des paiements par l’Unité des finances.
- Maintenir et mettre à jour la base de données des fournisseurs et aider à leur inscription auprès du Groupe des Nations Unies pour le marché général (UNGM).
- Garantir le dédouanement en temps voulu et la bonne réception des expéditions en assurant la liaison avec les unités concernées, notamment en obtenant les certificats d’exemption d’importation nécessaires auprès de l’Unité administrative du RNE.
- Rendre compte régulièrement au spécialiste des opérations internationales de l’état d’avancement des activités d’approvisionnement, en veillant à l’exactitude des données relatives aux actions d’approvisionnement, aux appels d’offres et aux contrats grâce à des mises à jour régulières du tableau de suivi des approvisionnements.
- Organiser des réunions mensuelles avec les chefs de projet et les unités opérationnelles afin de garantir la bonne conception, la mise en œuvre et le suivi des plans d’approvisionnement, et d’assurer la réalisation des actions d’approvisionnement dans les délais impartis.
- Rédiger la correspondance et maintenir le contact avec les fournisseurs et les prestataires pour le suivi et la résolution des problèmes.
- Enregistrer les nouveaux fournisseurs dans les bases de données GRMS et UNGM.
- Préparer les justifications et les notes relatives aux approvisionnements, le cas échéant.
- Gérer le système de classement et d’archivage au sein de l’unité des approvisionnements.
- Accomplir toute autre tâche requise.
LES CANDIDATS SERONT ÉVALUÉS SELON LES CRITÈRES SUIVANTS
Exigences minimales :
• Diplôme universitaire en administration des affaires, achats, gestion de la chaîne d’approvisionnement, comptabilité, finance ou dans une discipline connexe.
• Au moins cinq (5) ans d’expérience pertinente et à responsabilités croissantes dans les domaines des achats, de la chaîne d’approvisionnement, de la logistique, de l’administration ou du soutien aux opérations, de préférence au sein des Nations Unies, d’organisations internationales ou de projets de développement.
• Maîtrise de l’anglais et de l’arabe (niveau C).
• Nationalité égyptienne.
Compétences fondamentales de la FAO
- Orientation résultats
- Travail d’équipe
- Communication
- Établissement de relations efficaces
- Partage des connaissances et amélioration continue
Compétences techniques/fonctionnelles
- Excellentes aptitudes de coordination et de communication permettant de collaborer efficacement avec différentes équipes et fournisseurs externes.
- Rigueur et souci du détail, capacité à garantir la conformité, l’exactitude et le respect des délais des procédures d’approvisionnement.
- Capacité à gérer simultanément plusieurs procédures d’approvisionnement et à respecter des échéances serrées.
