L’Union européenne (UE) est un partenariat économique et politique unique entre 27 pays européens. Elle joue un rôle clé sur la scène internationale, notamment par la diplomatie, le commerce, l’aide au développement et la coopération avec les organisations internationales. Hors de l’UE, elle est représentée par plus de 140 missions diplomatiques, appelées délégations de l’UE, qui agissent au même titre que les ambassades.
L’Union européenne (UE) recherche un (e) Secrétaire chargé(e) de la logistique
Dans le cadre de cet emploi, la personne recrutée se verra attribuer des fonctions qui dépendront des besoins de la délégation. Lors du recrutement, le candidat retenu occupera un emploi spécifique en tant que Secrétaire chargé(e) de la logistique ; cette fonction peut être modifiée selon les besoins de la Délégation. Dans le cadre de cette fonction, sous la supervision et la responsabilité du chef de section pertinent, le candidat retenu servira de personnel administratif et d’appui dans l’accomplissement des tâches spécifiques liées :
- à la gestion du bâtiment, des actifs et du parc automobile ;
- à la gestion des prestations et divers services relatifs à l’entretien et la maintenance ;
- à la gestion de l’inventaire ;
- au suivi et au renouvellement des stocks de fournitures et équipements.
Fonctions et responsabilités
Sous la responsabilité du Chef de la section Administration :
- La gestion du bâtiment, des actifs et du parc automobile
- Aménager les bureaux, parkings et autres espaces du bâtiment
- Mettre en œuvre les mesures de santé et sécurité au travail
- S’assurer régulièrement du bon état des espaces de travail et bureaux
- S’assurer du fonctionnement des équipements et matériels et des véhicules
- S’assurer de la bonne tenue et de la mise à jour des documents administratifs des véhicules
- S’assurer de l’entretien effectif quotidien et périodique du parc automobile
- Gérer le programme des conducteurs et la programmation des véhicules et autres moyens roulants
- La gestion des prestations et divers services en lien avec l’entretien et la maintenance
- Suivre régulièrement l’exécution des contrats de prestation et entreprendre les actions nécessaires pour une bonne qualité des services
- Suivre les échéances des contrats et participer au processus de renouvellement
- Entreprendre et suivre les travaux et réparations nécessaires
- Suivre le fonctionnement et l’entretien du groupe électrogène
- Surveiller les équipements techniques, les installations du bâtiment et les systèmes de protection incendie et en assure la maintenance
- Maintenir des relations avec les services municipaux et étatiques (maries, ONEA, SONABEL, etc.) pour faciliter les travaux dans le domaine publique tout autour du bâtiment.
- La gestion de l’inventaire
- Mettre à jour régulièrement l’inventaire lors des achats, transferts et sorties d’équipements et de matériel
- Participer à l’exercice annuel de l’inventaire physique global
- Participer aux différentes commissions de déclassement.
- Le suivi et le renouvellement des stocks de fournitures et équipements
- Collecter les expressions de besoins et mettre en œuvre les achats
- Suivre le niveau des stocks et entreprendre les réapprovisionnements et assurer la conformité des livraisons par aux commandes
- Mettre à disposition les fournitures et équipements
- Suivre les stocks des équipements et pièces accessoires du parc automobile.
Divers
- Jouer un rôle actif dans la préparation logistique des activités sociales, des séminaires de formations et ateliers
- Entreprendre toute autre tâche en lien avec les objectifs du poste.
Nous travaillons dans un milieu multiculturel avec un horaire hebdomadaire de 37h30, du lundi au jeudi de 7h30 à 12h30 et de 15h00 à 18h00 et le vendredi de 7h30 à13h00. Le lieu du travail est Ouagadougou/Burkina Faso.
Nous offrons un contrat à durée déterminée de deux (2) ans renouvelable, pour une position concurrentielle dans un environnement international. Une pension complémentaire et une assurance médicale sont offertes aux employés et à leur famille, sous certaines conditions.
La personne recrutée sera classée en groupe III de la grille salariale AL de l’Union européenne – valable à partir du 01/05/2023.
Critères de sélection
Exigences minimales :
- Être médicalement apte à exercer les fonctions requises et à travailler sous pression ;
- Jouir de ses droits civiques et posséder les permis de travail conformément à la législation locale ;
Exigences du Poste
Etudes et formation
- Diplôme du Baccalauréat au moins (ou équivalent) en gestion logistique ou gestion administrative ;
- Disposer d’un permis de conduire C en cours de validité ;
Expérience
- Expérience professionnelle pertinente d’au moins cinq (5) ans dans le domaine de la gestion logistique et administrative ;
- Une expérience similaire dans une ambassade, ONG ou institution internationale d’au moins 2 ans
Connaissances
- Bonne connaissance des procédures relatives à la gestion logistique et administrative
- Bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook…).
Les points suivants seront considérés comme des atouts :
- Avoir une connaissance des procédures de la Commission européenne.
- Une formation en gestion logistique ou tout autre domaine lié (BAC+2 ou 3).
- Avoir une expérience dans le domaine dans une Ambassade / une Délégation UE / une ONG ou institution internationale d’au moins 2 ans.
- Une expérience dans la gestion des bâtiments et bureaux, la supervision de chauffeurs, la passation des marchés, la gestion de parc automobile et d’équipements comme les groupes électrogènes, la mécanique, etc.
- Connaissance des outils informatiques de l’Union européenne.
Compétences/aptitudes
- Langue de travail : français. La bonne connaissance de l’anglais est un avantage
- Aptitudes intellectuelles et relationnelles
Esprit d’initiative, motivation, capacité à travailler en équipe et dans un environnement multiculturel, capacités à déterminer les priorités et à organiser le travail de façon à pouvoir respecter les délais, bonnes aptitudes relationnelles, résistance au stress, polyvalence,
- Qualités personnelles
- engagement à assurer un travail de qualité et à respecter les procédures administratives et financières
- disponibilité permanente
- respect de la confidentialité dans le traitement des dossiers.
