Population Services International (PSI) est une organisation non gouvernementale à but non lucratif qui utilise le marketing social et la communication pour le changement de comportement pour cibler et offrir des services et des produits de santé de qualité aux populations vulnérables et à faible revenu.
Au Niger, PSI travaille essentiellement dans le domaine de la santé de la reproduction (y compris la planification familiale), la santé maternelle néonatale et infantile, la prévention et la lutte contre la malnutrition, contre le Paludisme et l’eau, hygiène et assainissement en milieu sanitaire (WASH FIT).
Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, PSI/Niger a recruté un (e) Assistant/e Ressources Humaines et Administration.
DESCRIPTION DE LA FONCTION
L’Assistant/e Ressources Humaines et Administration est sous la responsabilité directe du Coordinateur Senior RH & Administration. Son rôle est d’assister le bureau dans la gestion des tâches Administratives et dans les pratiques de gestion des ressources humaines de la plateforme. Il ou elle aidera dans toutes les tâches RH et Administration et contribuera à la bonne organisation du travail.
OBJECTIFS ET TÂCHES SPÉCIFIQUES
Ressources Humaines
Objectif 1 : Suivre le recrutement du personnel
Activités
- Assurer la publication de tous les avis de recrutement
- Assister dans l’organisation des tests de recrutements et les entretiens d’embauche
- Apporter son support au superviseur dans le suivi des processus de recrutement
Objectif 2 : Être le garant du processus d’intégration des nouveaux recrutés :
Activités
- S’assurer que tout nouveau salarié a remis les éléments constitutifs de son dossier du personnel ;
- S’assurer de la signature des contrats de travail ;
- Vérifier que le salarié a l’équipement matériel nécessaire pour son poste.
Objectif 3 : Gérer efficacement le dossier du personnel
Activités :
- Tenir le dossier du personnel dans un lieu sécurisé ;
- Mettre à jour les dossiers du personnel de façon régulière ;
- S’assurer que tout le personnel de PSI Niger dispose d’un dossier du personnel à jour conformément au manuel de personnel de PSI Niger et des recommandations d’audit.
Objectif 4 : Assurer l’administration du personnel
Activités :
- Mettre à jour la base de données du personnel et l’envoyer au superviseur RH à la fin de chaque mois ;
- Remettre contre signature les fiches de paie à tous les salariés ;
- S’assurer que les dossiers du personnel de la base sont complets ;
- Assurer le suivi et la mise à jour des feuilles de présence (Time-Sheet) ;
- Réaliser toutes les déclarations sociales nécessaires et les soumettre au superviseur RH pour validation ;
- Assurer un suivi des dépôts de contrats de travail à l’ANPE ;
- Transmettre dans l’ordre d’archivage tous les documents officiels au superviseur RH (fiche de paie, demande d’absence, justification de changements de situation…)
- Réaliser les déclarations trimestrielles et annuelles des organismes étatiques et les envoyer pour validation au superviseur RH ;
- Dans le cadre des fins de contrats, s’assurer de la remise des soldes de tout compte et des certificats de travail contre remise du matériel prêté.
- Informer son superviseur des manquements aux règles et procédures ou de tout sujet de préoccupation lié à la gestion du personnel ;
- Facilite au personnel la démarche des soins médicaux en relation avec l’assurance maladie ;
- Gérer les courriers RH.
Objectifs 5 : Hygiène et sécurité du travail
Activités
- S’assure du respect des règles et procédures d’hygiène et de sécurité de l’organisation ;
- S’assure que les informations sur l’hygiène et la sécurité sont incluses dans le package de l’intégration du nouveau personnel.
- S’assure que les employés reçoivent périodiquement des mises à jour sur les règles et procédures d’hygiène et de sécurité
- S’assure de la mise en œuvre des prescriptions législatives et réglementaires en matière d’hygiène et de sécurité.
Administration
Objectif 1 : Soutien administratif
Activités :
- Travailler en étroite collaboration avec la direction ;
- Assister tous les membres de SMT dans leurs tâches administratives ;
- Participer à l’organisation des rencontres (réunions, ateliers, formations) de travail internes et externes ;
- Veiller à l’archivage et à la distribution des rapports de réunion, des notes de service et toute autre information ;
- Rédiger les comptes rendus des réunions de PSI-NIGER ;
- Traduction et interprétation français-Anglais et vice-versa ;
- Assister les chauffeurs dans la préparation et soumission de leurs TimeSheet,
- Assister les visiteurs internationaux (réservation d’hôtel, visa…)
- Faire les démarches de prolongation des visas de séjour.
Objectif 2 : Gestion des exonérations
Activités :
- Aider à l’élaboration des listes des besoins en exonérations des projets ;
- Aider au remplissage des formulaires de demande d’exonération ;
- Aider au rassemblement et au montage de toute la documentation d’exonération ;
- Déposer et faire le suivi régulier des dossiers au niveau de la DONGAD, DGI, DGD et USAID ;
- Récupérer les dossiers d’exonération pour distribution et archivage ;
- Maintenir un tableau de suivi de tous les dossiers d’exonération en cours.
- Faire toute autre tâche demandée par le superviseur.
Objectif 3 : Fournir un backup aux opérations et aux projets :
Activités :
- Fournir un appui RH et Administratif au Département RH
- Soutenir les activités Comptables au bureau et sur le terrain
- Participer aux activités terrain en soutien aux projets
Objectif 4 : Assurer la Gestion de la Réception
Activités :
- Assurer une présence permanente à son poste (Réception / Standard) conformément aux dispositions en vigueur.
- Assister dans la gestion optimale des communications téléphoniques (prendre des messages et les communiquer à temps aux intéressés) ;
- Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs du bureau ;
- Présenter une image professionnelle en étant courtois (e), accueillant(e) et amical (e) à tous les visiteurs au bureau ;
- Veiller à la propreté et à l’ordre général de la salle d’attente et salle de réunion ;
- Veiller à l’approvisionnement de la salle d’attente en journaux, prospectus, revues, etc.
- Recevoir et enregistrer le courrier arrivé ;
- Recevoir et enregistrer les dossiers de candidature aux offres de PSI Niger ;
- Enregistrer le courrier départ après avoir attribué le numéro de référence et archiver une copie,
- Assurer la réception et l’acheminement des appels d’offre après avoir attribué un numéro de référence et d’enregistrement ;
- Assurer la rédaction des procès-verbaux lors des réunion du personnel ;
- Assurer la mise à disposition du matériel de bureau à la demande du personnel ;
- Assister à la photocopie des documents ;
- Etablir les ordres de mission et les prises en charges d’hébergement pour les missions hors de Niamey et archiver chronologiquement les copies ;
- Exécuter toutes autres tâches dans le cadre de ses fonctions et compétences sur demande de son supérieur hiérarchique.
PROFIL
- Avoir un BAC + 3 en Ressources Humaines, Management, droit ou Administration ;
- Au moins trois (3) ans d’expérience post-qualification en ressources humaines ;
- Une expérience avec des projets ou des ONG est recommandée ;
- Une bonne connaissance de droit social et du travail nigérien est nécessaire
- Une bonne connaissance de l’anglais est nécessaire ;
- Bonnes / excellentes compétences en informatique (les tableurs surtout) ;
- Maîtrise des logiciels informatiques (Word, Excel, etc…) et des salaires est un atout ;
- Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale.
APTITUDES PERSONNELLES
- Très bon esprit de créativité, d’innovation et de vision ;
- Forte capacité à prendre des initiatives ;
- Bonne expression écrite et orale ;
- Aptitudes d’analyse et de synthèse ;
- Capacité de travailler en équipe ;
- Intégrité.
- Respect de la diversité culturel.
Comportements (nos valeurs en pratique)
Le candidat que nous recrutons incarnera les valeurs de PSI suivantes :
- Mesure : Vous utilisez des preuves tangibles pour prendre des décisions et guider votre travail. Vous définissez des objectifs clairs à l’avance et expliquez clairement si vous devez les modifier.
- Pragmatisme : vous vous efforcerez d’obtenir le meilleur résultat possible avec les ressources disponibles. Vous ne serez pas paralysé par le besoin de rendre les choses parfaites.
- Honnêteté : vous êtes responsable de vos erreurs et êtes ouvert au sujet de vos faiblesses – c’est le seul moyen d’apprendre et d’améliorer vos connaissances.
- Collaboration : vous établirez rapidement une carte mentale sur laquelle vous pouvez compter, pour votre équipe, au siège et dans nos bureaux de pays – si vous essayez de tout faire vous-même, vous ne réussirez pas.
- Confiance : vous acceptez les limites de votre sphère de contrôle et donnez à vos collègues le bénéfice du doute.
- Engagement : vous visez le long terme et souhaitez évoluer au même rythme que l’organisation, tout comme PSI sert ses consommateurs et ses partenaires avec les gouvernements des pays dans lesquels nous intervenons
Pour postuler ?
Votre profil correspond à ce que nous recherchons, prière de suivre le lien ICI et répondre rigoureusement et objectivement aux questions qui y sont posées.
NB : PSI Niger ne prend pas les dossiers de candidature physiques, toute candidature doit se faire en ligne à travers le lien donné ci-haut.
Pour toute question ou demande de clarification prière de nous contacter au 20722930 ou via [email protected].
Seules les candidatures sélectionnées seront contactées.
NB : Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
