Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) assiste les réfugiés et les personnes déplacées dans le monde entier : nous leur fournissons une aide d’urgence, luttons pour leurs droits et contribuons à ce qu’ils aient accès à un avenir meilleur.
Le DRC recrute un Spécialiste Risque et Conformité
En RDC, la DRC est engagée dans l’aide humanitaire depuis 2009. En effet, auparavant en Province de l’Ituri, la RDC a étendu progressivement son rayon d’action au Nord Kivu. Le bureau pays est basé à Goma.
- Objectifs G lobaux du poste
Appuyer le SMT dans tous les aspects liés à la conception, planification et mise en œuvre de la stratégie et des mécanismes de gestion des risques et de conformité à travers l’ensemble de la mission RDC Congo. Sur ce :
- Le/la Spécialiste Risques et conformité est responsable de la préparation et de la coordination de tous les audits internes et externes ainsi que des contrôles ponctuels chez les partenaires.
- Il/elle fournit une évaluation indépendante des risques organisationnels, générant des recommandations visant à améliorer l’efficacité et l’efficience du travail de DRC.
- Il/elle veille à ce que le SMT soit informé des résultats d’audits, des recommandations et des principaux risques liés aux opérations de DRC afin de l’appuyer dans la prise de décision.
- Il/elle fournit également des informations aux différentes parties prenantes internes et externes concernant l’évaluation des risques de la RDC.
- Il/elle met en place des systèmes et procédures de gestion des risques et d’audit qui aident les équipes sur le terrain à renforcer la conformité aux règles et exigences des bailleurs.
- Il/elle appuiera le Responsable Financier Pays, le Responsable Logistique ainsi que le Responsable Grant et les partenariats de DRC Congo sur les questions de conformités. Rayon d’actions géographique : Pays (RDC : Goma-Beni-Ituri)
III. Rayon d’actions géographique : Pays (RDC : Goma-Beni-Ituri)
Ce poste à une portée nationale et veille au respect des procédures et directives de la RDC dans le pays. Il contribue à l’élaboration de stratégies pays, qui sont ensuite traduites en plans d’action et en tâches quotidiennes. Le poste apporte un appui et/ou un accompagnement technique aux opérations nationales tout en surveillant les activités du pays.
- Principales responsabilités :
- Gestion des audits
- Préparer et coordonner les audits internes et externes avec toutes les parties prenantes (Finance, Logistique, Grant, Programme, etc), en veillant à minimiser les dépenses non éligibles et à éviter les audits avec réserves.
- Assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations des audits tout en garantissant le partage d’expériences et l’apprentissage au niveau de la mission.
- Planification : Anticiper les besoins en audits des projets et planifier en conséquence. Coordonner la collecte et l’envoi des documents d’audit requis, leur vérification préalable et s’assurer que toute la documentation est disponible avant le début du travail de terrain des auditeurs.
- Exécution : Examiner et répondre aux questions d’audit, discuter avec les auditeurs avant de retourner vers les bureaux terrain. Signaler au SMT et au bureau régional toute question à risque élevé ou tout potentiel financier passif.
- Finalisation et rapports : Assurer le suivi de la réception des rapports préliminaires et la rédaction des commentaires de la direction avec un contrôle qualité, pour garantir l’exactitude des rapports et leur transmission aux bailleurs. Veiller à l’archivage correct des rapports finaux sur SharePoint et en physique.
- Suivi des recommandations : Assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations des audits tout en favorisant le partage et l’apprentissage au sein des équipes.
- Recrutement des auditeurs : Organisateur du recrutement des auditeurs en coordination avec les chefs de projet ou de subvention et le département logistique, conformément au budget disponible et aux termes de référence des bailleurs.
- Appui à la conformité
Objectif :
Appuyer la mission RDC Congo afin de garantir que toutes les opérations sont mises en œuvre conformément aux lignes directrices de DRC et des bailleurs. Cela inclut l’assurance que les politiques financières et autres politiques organisationnelles sont comprises et appliquées d’une manière cohérente avec les valeurs, la mission et les objectifs de l’organisation, ainsi que le fait de s’assurer que les systèmes de contrôle interne (exécution des programmes, suivi & évaluation, passation de marchés, etc.) sont adéquats pour atteindre les objectifs de l’organisation de manière efficace et efficiente. Sur le Spécialiste risques et conformité s’assure de :
- Revues périodiques : Mener des revues internes trimestrielles pour vérifier la mise en œuvre des directives de DRC et des bailleurs, et fournir un retour aux responsables hiérarchiques en accord avec le plan annuel de conformité.
- Mise à l’épreuve des systèmes : Mettre en place et maintenir des systèmes de test pour s’assurer que tous les bureaux respectent les politiques financières, d’approvisionnement et administratives de RDC ainsi que les principes comptables reconnus.
- Appui à la gestion des partenaires de mise en œuvre : Examiner les systèmes de gestion des partenaires, s’assurer que les évaluations et vérifications de diligence raisonnable sont effectuées et archivées dans le module Grants de Dynamics. Appuyer sur les évaluations de capacités, les revues périodiques et les séances de renforcement des capacités.
- Appui technique pour les demandes ponctuelles de conformité : Examiner les dérogations, appuyer sur les vérifications de diligence raisonnable et la validation des fournisseurs par rapport aux listes de sanctions.
- Appui aux réunions d’ouverture et de clôture des subventions sur les questions de conformité.
- Appui à la documentation et au partage des points d’action/minutes issues des audits, discussions sur la conformité et revues du portefeuille de subventions lors des réunions ESMT et autres. Assurer le suivi des points d’action de ces réunions.
- Suivi des tendances en matière de conformité, y compris les risques émergents et récurrents.
- S’assurer que les documents relatifs aux autorisations/délégations de pouvoir et aux mandats bancaires pour la RDC sont à jour et correctement archivés.
- En collaboration avec le Coordinateur de la gestion des subventions (Grants), veiller à ce que tous les responsables dans les bureaux terrain comprennent les processus de gestion des subventions DRC et bailleurs, y compris le maintien d’un système de classement physique et électronique bien organisé.
- Gestion des risques
Objectif :
Identification, remontée, partage et gestion des risques, en veillant à ce que les équipes de gestion du bureau régional (RO) et du bureau pays (CO) soient informées et réagissent de manière appropriée. Sur ce, il lui revient de :
- Maintenir l’outil de suivi des audits pour chaque domaine d’audit et d’évaluation de conformité, et consolider les informations avec l’équipe pour les diffuseurs à la direction.
- Assurer l’envoi des rappels en temps utile et faire le suivi auprès de la direction pour la mise en œuvre des actions recommandées.
- Continuer les réunions de gestion des risques en fournissant des informations sur les domaines de risques de conformité au niveau pays, en alimentant les registres de risques et les journaux de suivi, et en assurant le suivi de la clôture des points soulevés, et en remontant à temps utile au SMT les risques émergents ou potentiels.
- Veiller à ce que le registre des risques paie soit mis à jour chaque mois.
- Fournir des analyses de risques lors du processus de développement de propositions.
Rôles se rapportant à ce poste : Aucun
Poste de rapporteur à : HOSS
- Expérience et compétences techniques requises ou souhaitables
- Minimum 5 ans d’expérience professionnelle au sein d’organisations humanitaires ou de développement, avec des responsabilités en gestion des risques, conformité et/ou qualité des programmes.
- Minimum 3 ans d’expérience en gestion d’équipe.
- Bonne connaissance des secteurs d’intervention des programmes pays, notamment : protection, sécurité alimentaire, EHA (eau, hygiène et assainissement), abris, articles non alimentaires (NFI), action contre les mines, éducation aux risques liés aux mines et réduction de la violence armée.
- Excellentes compétences et capacités démontrées à développer des stratégies et mécanismes de gestion des risques et de conformité, y compris leur mise en œuvre et la formation aux principes et pratiques associées.
- Maîtrise avancée des principes et pratiques liés à la confidentialité, à la protection et à l’entretien avec des personnes extrêmement vulnérables dans un contexte humanitaire.
- Maîtrise professionnelle complète de l’anglais.
- Esprit d’initiative, esprit d’analyse, proactivité et réactivité ;
- Capacité à travailler sous pression dans des contextes difficiles (échéanciers serrés et régions isolées) ;
- Bonne communication et capacité d’établissement de bonnes relations interpersonnelles ;
- Flexibilité et attitude positive face aux imprévus et aux changements ;
- Bonne capacité de rédaction des rapports ;
- Capacité à travailler avec autonomie et en équipe, dans un environnement multiculturel et multisectoriel.
À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences de base de DRC :
- Recherche de l’excellence : Vous vous concentrez sur l’atteinte des résultats tout en assurant un processus efficace ;
- Collaboration : Vous impliquez les parties concernées et encouragez les commentaires ;
- Prendre les devants : Vous prenez possession et initiative tout en visant l’innovation ;
- Communication : Vous écoutez et parlez efficacement et honnêtement ;
- Démontrer l’intégrité : Vous agissez conformément à notre vision et à nos valeurs ; Promouvoir les normes éthiques et professionnelles les plus élevées, en accord avec les valeurs et le Code de conduite de DRC, y compris la lutte contre l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels.
Ce que nous offrons
- Durée du contrat : 6 mois avec possibilité de renouvellement sous réserve de financement et de performance
- Salaire : conformément aux conditions d’emploi du Conseil danois pour les réfugiés Bande G2 / non Gestionnaire
- Statut : contrat local
- Date de début : Août
- Lieu d’affectation : Goma
- Ligne hiérarchique : Chef des Services Support.
