Chez Pathfinder International, nous sommes animés par la conviction que chacun, où qu’il vive, a le droit de décider s’il souhaite avoir des enfants et quand, d’exister à l’abri de la peur et de la stigmatisation, et de mener la vie qu’il choisit. Notre action permet à des millions de femmes, d’hommes et de jeunes de choisir leur propre voie.
Pathfinder International recrute :
Assistante exécutive du vice-président, Engagement stratégique et innovation
Votre impact :
En tant qu’adjoint(e) de direction, vous apporterez un soutien de haut niveau, proactif et confidentiel au vice-président (VP), Engagement stratégique et innovation (SEI), ainsi qu’aux équipes de direction de SEI, notamment celles des Dons individuels, de Phare, de la Communication et de l’Engagement externe. Vous agirez comme un interlocuteur privilégié et un partenaire de confiance. Rattaché(e) directement au vice-président, Engagement stratégique et innovation, vous anticiperez les besoins, gérerez les plannings complexes et la logistique des déplacements, soutiendrez les processus de gouvernance et assurerez le suivi des priorités essentielles.
Principales responsabilités :
Soutien exécutif, calendrier et planification :
- Gérer le calendrier et planifier les rendez-vous avec les intervenants internes et externes au nom des membres de l’équipe SEI et de son vice-président.
- Gérer des calendriers complexes et en constante évolution pour le vice-président et la direction du SEI, en garantissant une priorisation et un alignement optimaux avec les objectifs de l’organisation.
- Coordonner les réunions internes et externes de haut niveau, y compris la préparation de l’ordre du jour, les documents de pré-briefing et le suivi en temps opportun des points d’action.
- Servir de point de contact clé entre le vice-président, les équipes SEI et les parties prenantes, garantissant une communication et une réactivité rapides.
Gestion des dépenses, dossiers et documentation :
- Préparer, traiter et rapprocher les rapports de dépenses, les factures et les contrats conformément aux politiques organisationnelles.
- Développer et maintenir des systèmes organisés de classement, de gestion des dossiers et de partage des connaissances (numériques et physiques) pour favoriser l’accessibilité et l’efficacité.
- Suivez les budgets départementaux, les paiements et les délais de rapport selon les besoins.
Coordination de voyages et d’événements :
- Planifier, coordonner et gérer des itinéraires de voyage internationaux et nationaux complexes pour les équipes VP et SEI, en garantissant l’efficacité et la rentabilité.
- Diriger la logistique des réunions de donateurs, des visites des parties prenantes externes et des événements internes, y compris la sélection des lieux, les ordres du jour, l’hospitalité et la coordination avec les fonctions concernées (communications, collecte de fonds, équipes de programme).
- Dépannez et adaptez-vous rapidement aux changements de dernière minute, garantissant une exécution fluide.
Engagement et réseautage des parties prenantes :
- Cultiver de solides relations de travail avec le personnel interne, les agences partenaires, les donateurs, les bureaux gouvernementaux et les membres du conseil d’administration.
- Soutenir le vice-président dans l’engagement des parties prenantes, en préparant des points de discussion, des présentations et des notes d’information pour les réunions clés.
- Assurer un suivi et une coordination en temps opportun des initiatives interdépartementales.
Gouvernance et soutien du conseil d’administration et des donateurs :
- Aider le vice-président à préparer les documents destinés au conseil d’administration, aux réunions des donateurs et à d’autres engagements liés à la gouvernance.
- Suivre les livrables et les délais, en garantissant la responsabilité et le respect des engagements.
- Coordonner les communications, les procès-verbaux et les rapports pour assurer une circulation fluide de l’information entre le vice-président, le conseil d’administration et les partenaires externes
Ce que vous apportez :
- Baccalauréat en administration de bureau, en communications, en relations internationales, en secrétariat ou dans un domaine connexe
- Au moins 3 à 5 années d’expérience en matière de soutien administratif et exécutif à des niveaux de responsabilité progressive, en soutien aux cadres supérieurs, à la haute direction ou à la gouvernance du conseil d’administration dans une organisation internationale ou multiculturelle.
- Expérience démontrée dans la gestion de calendriers complexes, de logistique de voyage, de réunions de haut niveau et d’informations confidentielles.
- Expérience avérée en liaison avec des intervenants de premier plan, tels que des donateurs, des membres du conseil d’administration, des représentants du gouvernement ou des organisations partenaires.
- Une expérience dans un organisme à but non lucratif, dans le développement international ou dans des organisations financées par des donateurs est fortement préférée.
- Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps, avec la capacité de hiérarchiser les demandes concurrentes sous pression.
- Solides compétences en communication écrite et verbale ; capacité à rédiger de la correspondance, des rapports et des présentations avec précision et professionnalisme.
- Haut degré de discrétion, d’intégrité et de confidentialité dans le traitement des questions sensibles
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des outils de collaboration (Teams, Zoom, SharePoint) ; une expérience avec les systèmes de rapports de dépenses (par exemple, Concur) est un avantage.
- Solides compétences interpersonnelles et relationnelles avec la capacité d’interagir efficacement avec le personnel à tous les niveaux et les parties prenantes externes de toutes les cultures
- Résolveur de problèmes indépendant, débrouillard et proactif, avec la capacité d’anticiper les besoins et de prendre des initiatives.
Qualifications préférées :
- Trois (3) ans ou plus de soutien à la direction
- Une formation professionnelle ou une certification en assistance à la direction, en gestion de projet ou en administration de bureau est un atout.
- Expérience de travail dans une organisation à but non lucratif
- La maîtrise du français, du portugais ou de l’amharique est un avantage supplémentaire
Pourquoi vous allez adorer travailler avec nous :
- Rejoignez une organisation innovante et avant-gardiste qui valorise votre croissance et vos idées.
- Travailler dans un environnement solidaire et collaboratif.
- Ayez un impact significatif sur notre engagement stratégique et notre portefeuille d’innovation
- Bénéficiez d’un salaire compétitif et d’un ensemble complet d’avantages sociaux.
- Bénéficiez de l’opportunité d’un engagement mondial.
