OFFRE D’EMPLOI à l’ONG MEDECINS DU MONDE (MdM) – (04 Août 2025)

Résumé du poste

L’  Officier Logistique à Damboa travaille sous la supervision directe du  Chef de Base et la supervision technique du  Responsable Logistique.

Il/elle fournit un soutien aux deux gestionnaires dans tous les besoins liés à la logistique des opérations de la base, y compris le  bureau, la maison d’hôtes et d’autres fonctions de soutien.

• Gestion de flotte
• Assistant Logistique, Supervision des Conducteurs et des Gardes,
• Gestion de l’énergie
• Gestion des équipements et des stocks,
• Approvisionnement
• Accompagnement de l’équipe projet,
• Visite d’activité sur le terrain,
• Rapports logistiques mensuels
• Gestion de l’équipe de journalisation.

Tâches et responsabilités

• Responsable de la supervision des services de soutien logistique en collaboration avec le Field Log/Admin et le Base Manager.
• Assurer la gestion efficace des ressources (flotte, actifs, utilités).
• Assurer une bonne planification hebdomadaire du véhicule.
• En collaboration avec les chauffeurs et les véhicules de location, nous assurons la réparation et l’entretien à temps du véhicule de la flotte.
• Assurer un suivi parfait de la consommation de carburant du parc automobile et du parc de groupes électrogènes.
• Lorsque le véhicule est en déplacement pour entretien et réparation, il doit retirer la visibilité MDM et la remettre lorsque le véhicule est de retour au bureau.
• Assurer la réparation et l’entretien à temps du générateur.
• Surveiller l’utilisation du carburant pour les véhicules et les générateurs.
• Préparer les dossiers d’achats des accords-cadres et des contrats et mettre à jour les outils de suivi pertinents (Suivi des Achats et Suivi des Contrats).
• Recevoir et traiter les demandes de devis et d’IOF après vérification et approbation par son responsable hiérarchique.
• Mettre à jour les listes de prix et les bases de données des fournisseurs.
• Réaliser les achats locaux de biens pour la mission, sur instruction du Logisticien et selon les procédures Achats de MdM.
• Achetez des biens en garantissant le rapport qualité/prix optimal du marché.
• Recueillir des devis et vérifier les prix pour l’achat de biens et de services
• Assurez-vous que les fournisseurs remplissent correctement tous les reçus/factures pour les achats locaux.
• S’assurer que les produits achetés correspondent aux exigences du responsable des achats en termes de quantité et de qualité.
• Fournir un soutien solide dans les études de marché périodiques et les analyses de marché.
• Évaluer les besoins en véhicules d’une base par rapport aux activités de bureau.
• Assurer la réhabilitation des locaux, de la clinique & contrôle régulier.
• Assurer la participation de la logistique dans la sélection des locaux pour les projets & bureaux.
• S’assurer que les moyens de communication sont disponibles pour le travail professionnel (internet, téléphone etc.).
• En collaboration avec le responsable de la base et le responsable de la logistique, effectuer les évaluations logistiques sur le terrain chaque fois que nécessaire et fournir le soutien à l’équipe sur le terrain.

Gestion des équipements et des stocks :

• En collaboration avec le Responsable de Base et le Responsable Logistique, anticipation des besoins en équipements pour la base.
• Assurer la bonne utilisation et l’entretien du matériel MDM, (nettoyage, sécurité, protection ; maintenance) … chaque matériel supplémentaire doit être sécurisé, étagère métallique verrouillée, document d’inventaire doit être collé à l’intérieur de la porte des étagères.
• Assurer le suivi du matériel (Inventaires physiques au moins une fois tous les 3 mois, s’assurer que tout le matériel est étiqueté, sinon il doit le signaler au responsable informatique).
• Mettre à jour mensuellement la liste des équipements d’actifs.
• Assurez-vous que chaque membre du personnel reçoive son équipement en guise de preuve de réception et tenez-le à jour. Lorsque le personnel rend son équipement à la fin de son contrat, assurez-vous qu’après vérification de l’état de l’équipement, il signe le formulaire de retour.
• S’assurer que chaque équipement possède un numéro d’identification sinon il faut s’en référer à son superviseur.
• En cas de panne d’un équipement, assurez-vous que le document suivant soit soumis au responsable de la base et au responsable informatique.
• Rapport de panne avec rapport d’incident complet c’est à dire motif de panne.
• Avec le soutien du responsable informatique, assurez-vous de la bonne utilisation du matériel informatique (chaque membre du personnel doit nettoyer son ordinateur portable, ne pas le mettre sous l’eau, à l’ombre, dans la poussière) etc.
• Assurez-vous que chaque membre du personnel dispose de matériel de nettoyage pour son ordinateur (petite brosse, mouchoir en papier, spray informatique).
• Assurez-vous que le gardien suit la procédure de charge de tous les combinés VHF chaque jour après le service et suivez la procédure avant de mettre en charge, videz complètement la batterie puis démarrez la recharge.

Gestion de la chaîne d’approvisionnement et supervision des achats :

• Superviser les opérations logistiques quotidiennes, y compris l’approvisionnement, le transport, la flotte, les stocks et la gestion des installations.
• Examiner et valider toutes les demandes de mission (MR), en s’assurant que les spécifications et les documents justificatifs sont complets avant le traitement.
• Réaliser des études de marché pour analyser les prix, la qualité, les délais de livraison et garantir le meilleur rapport qualité-prix.
• Effectuer une vérification diligente des nouveaux fournisseurs en vérifiant les références et l’existence.
• Préparer les demandes de devis, les grilles d’évaluation (EG), les contrats d’achat et les bons de commande des fournisseurs conformément aux procédures MdM.
• Coordonner avec les entrepreneurs et les fournisseurs pour assurer une livraison rapide et de qualité des biens et services.
• Surveiller l’importation et le dédouanement des expéditions internationales.
• Mettre à jour et diffuser le Suivi des Achats (PFU) chaque semaine et maintenir la base de données des fournisseurs.
• Mettre à jour régulièrement le catalogue de prix (au moins tous les deux mois).
• Soutenir l’agent de liaison de la capitale dans le traitement des demandes de visa d’expatrié et des paiements de vol.
• Participer aux processus d’appel d’offres, y compris la rédaction des procès-verbaux.
• Assurer le respect des normes et de la documentation d’approvisionnement de MdM et des donateurs.
• Participer à la supervision des activités de maintenance et de réhabilitation des établissements de MdM et des structures de santé soutenues.
• Effectuer des évaluations des installations pour garantir la conformité, la sécurité et la fonctionnalité.
• Soutenir le suivi des actifs et la gestion des stocks.
• Préparer des rapports logistiques de routine et contribuer à la planification et à la budgétisation.
• Surveiller l’archivage des documents d’approvisionnement SharePoint

Réunion de base et rapport :

• Participer aux réunions avec le personnel de la base logistique ou rédiger les comptes rendus des réunions du personnel de la base, selon les besoins, en étroite collaboration avec la base logistique.
• Participer aux réunions et programmes logistiques pour la planification du mouvement une fois par semaine,
• Participer avec le responsable de la base et le responsable de la logistique au SITREP mensuel, chaque semaine du mois.
• Participer avec le Responsable de Base et le Responsable Logistique au rapport mensuel Logistique chaque fin de mois (suivi carburant et entretien véhicule et générateur, inventaire équipements actifs, inventaire actifs, suivi achats) etc.
• Un rapport de visite sur le terrain doit être établi en cas de visite à la clinique et envoyé au responsable de la base et au responsable de la logistique.

Gestion d’équipe :

• En collaboration avec le Chef de Base et le Responsable Logistique, adaptation de l’équipe en fonction de la charge de travail (incluant main d’oeuvre journalière & recrutements temporaires).
• Fournir un soutien technique à l’équipe sur les questions logistiques.
• Participer au recrutement si besoin.
• Mener l’entretien d’évaluation pour l’assistant log et les chauffeurs.
• Superviser et soutenir l’assistant journalier dans ses fonctions et tâches.
• Participer aux mesures disciplinaires.
• En collaboration avec le responsable de la base et le responsable de la logistique, identifier les besoins de formation et organiser la formation pour eux.
• S’assurer que les règles/directives RH sont respectées dans la gestion de l’équipe de journalisation.

Suivi de la sécurité et du contexte :

• Informer le Chef de Base et le Responsable Logistique de toute évolution du contexte local.
• Informez immédiatement le point focal de sécurité en cas de problème de sécurité.
• Signaler au responsable de la base et au responsable de la logistique tout incident de sécurité.
• Mise en œuvre des mesures d’urgence, si nécessaire, sous la supervision du chef de base et du responsable logistique.

Profil et qualifications requis :

• Expérience technique avérée en génie électrique, construction et WASH.
• Au moins 2 ans d’expérience pertinente en logistique, supervision des infrastructures, entretien des installations et gestion des entrepreneurs ou soutien technique dans une ONG ou un contexte similaire.
• Solide compréhension des procédures logistiques et de la chaîne d’approvisionnement.
• Maîtrise des outils Microsoft Office (Excel, Word) et familiarité avec la documentation logistique.
• Excellentes compétences en matière d’organisation, de communication et de coordination d’équipe.
• Maîtrise de l’anglais (parlé et écrit) ; la connaissance des langues locales est un atout.
• Engagement envers les principes humanitaires et les valeurs de Médecins du Monde
• Établir de bonnes relations avec les différents départements pour une mise en œuvre harmonieuse du projet MdM.
• Faire preuve de souplesse dans l’exercice de ses fonctions afin de garantir que les bénéficiaires reçoivent des services de bonne qualité.
• Exécuter d’autres tâches à la demande du chef de base, du chef de la logistique et de l’équipe de coordination.

AVERTISSEMENT : Veuillez noter que Médecins du Monde ne verse ni n’accepte de pots-de-vin en échange d’offres d’emploi. Toute tentative de corruption entraînera une disqualification immédiate du recrutement.

En raison de la nature urgente du travail de MDM, les heures de travail peuvent être irrégulières et les employés doivent faire preuve de souplesse dans leur approche des heures de travail dans des conditions d’urgence.