L’initiative MENTOR (MENTOR) est une organisation humanitaire spécialisée dans le contrôle des maladies et l’amélioration de l’accès aux soins de santé dans les situations d’urgence dans les pays d’Afrique, du Moyen-Orient et d’Amérique du Sud. MENTOR est la principale organisation dédiée à la lutte contre le paludisme et d’autres maladies à transmission vectorielle dans des contextes complexes et difficiles.
MENTOR recherche un Responsable des finances et de l’administration
Globalement, objectif du poste :
Aider le coordonnateur des finances et de l’administration dans la gestion des opérations financières de MENTOR et fournir un soutien administratif, un soutien à la planification budgétaire, aux rapports financiers, au traitement des paiements et à la gestion des opérations du bureau.
Sous la responsabilité de : Coordonnateur des finances et de l’administration
Durée : Jusqu’en décembre 2025 avec possibilité de renouvellement sous réserve de fonds
Date de début prévue : Dès que possible
Tâches et responsabilités principales :
Tâches financières :
- S’assurer que toutes les procédures financières standardisées de MENTOR sont comprises et respectées par tous les membres de MENTOR.
- Assurer la communication avec le Coordonnateur Finance & Administration et le Directeur Pays des documents comptables et des rapports hebdomadaires et mensuels (comptages de caisse, reddition de comptes/SAGA).
- Traiter toutes les transactions financières, telles que les décaissements, les encaissements et les écritures de journal, en veillant au respect des politiques de MENTOR et des donateurs.
- Tenir des registres bancaires précis et gérer les fonds de petite caisse.
- Rapprocher les transactions bancaires et en espèces.
- Préparer des rapports financiers, y compris des rapprochements mensuels et des déclarations statutaires en temps opportun
- Enregistrez toutes les données financières dans le logiciel de comptabilité -SAGA et assurez un codage précis.
- Effectuer des visites sur le terrain pour soutenir et remplacer le personnel financier sur le terrain en cas de besoin
- Suivre toutes les procédures de l’organisation en matière de finances, et en étroite collaboration avec le service logistique
- Vérifiez régulièrement les documents de paiement au niveau du bureau et sur le terrain et assurez-vous qu’ils sont exacts et cohérents.
- Assurez-vous que tous les documents comptables sont correctement organisés et classés.
- Assurer la gestion quotidienne des comptes de trésorerie dans les bureaux de Maiduguri et mettre à jour le CD sur les flux de trésorerie et les dépenses hebdomadaires/mensuelles prévues.
- Contribuer à la planification et à la révision du budget : Assurer le reporting hebdomadaire des dépenses, y compris la réalisation de comptages de trésorerie hebdomadaires/mensuels, le cas échéant, tout en garantissant l’exactitude des soldes.
- Accompagnement dans la planification des dépenses mensuelles et des coûts du projet pour les mois à venir
- S’assurer que les livres de caisse sont régulièrement mis à jour, vérifiés et clôturés à la fin de chaque mois
- Préparer les paies mensuelles de tout le personnel local de la mission et préparer les paiements après approbation du coordinateur financier, du CD ou du gestionnaire de subventions, et préparer les paiements des impôts.
- Préparer les calendriers financiers et soutenir les audits internes et externes
- Assurez-vous que tous les paiements en espèces et autres paiements et documents correspondent et suivent les procédures et protocoles de l’Initiative MENTOR (demandes d’approvisionnement et d’autorisation, demande d’avances, etc.)
- Assurez-vous que toutes les avances sont liquidées à la fin de chaque mois et selon les besoins.
- S’assurer que toutes les procédures financières et administratives de MENTOR sont respectées et en ligne avec le service logistique
- Organiser la numérisation mensuelle, le classement et l’envoi des documents comptables au siège.
- D’autres activités seront déterminées par le coordinateur des finances et de l’administration et le directeur de pays.
Tâches administratives et RH :
- Demande/Suivi et renouvellement des visas de personnel international, permis de travail, inscriptions.
- Mettre à jour le dossier RH de chaque collaborateur et assurer le suivi et le remplissage des contrats du personnel, des renouvellements, des congés, des heures supplémentaires…etc. sur une base mensuelle
- Établir des contrats de service ou occasionnels en collaboration avec le service logistique
- Aide au processus de recrutement du personnel national (publicité, suivi des CV, organisation des tests pour les candidats, organisation des entretiens et du calendrier, publication des candidats sélectionnés, etc.)
- Conseiller et faire des recommandations à la base de terrain en matière de recrutement national
- Aider le personnel national à garantir le respect des contrats MENTOR, du règlement du personnel et du code de conduite
- Respecter et se conformer aux lois du travail du Nigéria et assurer la liaison avec les autorités compétentes si nécessaire.
- Veiller à ce que tout le personnel ait accès aux directives et aux codes de conduite de MENTOR concernant leur emploi et soit informé de ces derniers.
- Assurez-vous que le personnel dispose de cartes d’identité et de cartes de visite valides lorsque cela est nécessaire.
- Soutenir le coordonnateur des finances et/ou le directeur de département pour mettre à jour les règles et règlements internes lorsque nécessaire
- Assister le coordinateur financier dans le suivi des renouvellements de contrats et de protocoles d’accord, et suivre les tableaux de mise à jour des échéances de paiement et de renouvellement des contrats. Classer tous les contrats et protocoles d’accord en conséquence.
- Accompagnement dans la rédaction de courriers officiels, de lettres de sollicitation bancaire, de rédaction de contrat de travail etc.
- Responsable de toutes les correspondances de MENTOR Nigeria et en garde une trace avec des numéros de suivi.
- Assurer l’établissement de cadres contractuels pour les différents acteurs de la base (fournisseurs, artisans, etc.)
- Superviser le travail des agents d’entretien et du personnel de soutien du bureau pour s’assurer que leurs tâches sont exécutées correctement et planifier les évaluations de rendement sur une base trimestrielle.
Autre:
- Participer aux réunions et aux groupes de travail des finances, de l’administration et des ressources humaines, selon les besoins.
- Rédiger des rapports hebdomadaires d’activités selon les besoins.
Les exigences essentielles sont :
- Diplôme en finance ou en comptabilité ou dans un domaine connexe
- Solides compétences en comptabilité, en budgétisation et en rapports financiers
- Capacité à collaborer efficacement avec des collègues pour atteindre des objectifs communs
- Expertise en logiciels comptables – SAGA
- Connaissance de la gestion financière
- Anglais courant écrit et parlé
- Bonnes compétences organisationnelles, honnêteté
- Compétences informatiques, y compris les programmes Windows, en particulier Excel
- Capacité à travailler dans des conditions stressantes
Les exigences souhaitables sont :
- Connaissance du territoire local
- Expérience de travail avec les OING.
Méthode d’application
Si vous êtes intéressé par le poste et remplissez les critères ci-dessus, veuillez soumettre une lettre de motivation, un CV et des copies de certificats au plus tard le 10 septembre 2025 par e-mail à : [email protected]
Envoyez votre candidature avec pour objet « Responsable des finances et de l’administration – Maiduguri ».
