Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. Elle a pour objectif de répondre à l’ensemble des besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique.
Première Urgence Internationale recrute un Coordonnateur adjoint RH
Résumé du poste
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- Sous la supervision du Coordonnateur RH, le Coordonnateur RH adjoint assure la gestion des ressources humaines du bureau de coordination et fournit un soutien technique aux deux bases.
- Il/elle travaille avec le coordinateur RH pour s’assurer que toutes les politiques et processus RH suivis au niveau de la mission sont conformes aux procédures du PUI et des donateurs et aux réglementations nationales et locales.
Responsabilités
Règlement intérieur du personnel :
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- Participer avec le coordonnateur RH à l’élaboration et à la proposition d’éventuelles mises à jour de la politique RH en matière de procédures et d’outils, concernant le recrutement, la rémunération, la gestion administrative, les questions disciplinaires et la gestion du cheminement de carrière individuel au sein de l’organisation.
- Garantir avec le Coordinateur RH, la mise en œuvre et l’application de la politique, une fois validée par le Chef de Mission et le Siège, et par conséquent assurer la diffusion de toute nouvelle politique, et s’assurer que ces règles et procédures sont connues, comprises et mises en œuvre par l’équipe RH et que cette dernière dispose de tous les outils pour les appliquer
- En collaboration avec le coordonnateur RH, participer à la mise à jour ou à la modification du règlement intérieur
Administration, gestion et gestion de carrière :
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- Avec le soutien du coordonnateur des RH, travailler sur des plans d’intégration clairs et sur un plan complet de renforcement des capacités
- Valider par délégation du Coordonnateur RH, les demandes de recrutement et les avenants aux contrats (description de poste, rémunérations, horaires de travail, date de fin, etc.)
- Par délégation du coordonnateur RH, réviser et valider les contrats de travail rédigés par l’équipe RH et transmis à la coordination pour signature
- S’assurer que les dossiers administratifs du personnel sont créés et s’assurer que les documents des employés sont conformes aux politiques de PUI et aux exigences des donateurs.
- Responsable du processus d’intégration en coordination avec le coordonnateur RH, et créer tout processus de soutien possible pour l’intégration des nouveaux employés ;
- Par délégation du Coordinateur RH, valider la paie mensuelle de la mission
- Contribuer à l’optimisation des outils et procédures RH, administratives et de paie
- Sur délégation du Coordinateur RH, suivre le bon déroulement des procédures d’évaluation et d’appréciation de tous les collaborateurs de la mission
- Accompagnement dans l’identification des besoins de formation et travail d’organisation ou de planification des formations.
Gestion d’équipe :
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- Participer au processus de recrutement du personnel sous sa supervision directe
- Assister le personnel sous sa direction directe dans l’accomplissement de ses tâches
- Assurer la formation du personnel RH sur les composantes RH afin de renforcer leurs capacités
- Assurer la cohésion d’équipe au sein de l’équipe
- Effectuer des évaluations tous les six mois pour le personnel sous sa supervision.
Organisation du travail :
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- Participer à l’élaboration des organigrammes et veiller à la cohérence dans la composition des équipes, en termes de répartition des tâches et des responsabilités, de définition des relations hiérarchiques et fonctionnelles, des intitulés de fonctions, etc.
- Participer à l’élaboration des descriptions de poste et les valider par rapport au tableau des catégories de poste
- Par délégation du Coordonnateur RH, soutien à la validation de toutes les descriptions de poste rédigées au niveau de la mission
- Participer à la définition des besoins en ressources humaines dans le cadre de l’élaboration des propositions de projets et de leurs éventuelles modifications.
Gestion des risques RH :
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- S’assurer que les règles et procédures de gestion des ressources humaines sont conformes à la législation du travail en vigueur, surveiller les questions sociales et juridiques et en rendre compte si nécessaire.
- Participer à la définition et à la mise en œuvre de conditions de travail adaptées notamment celles concernant les règles et réglementations en matière de santé et de sécurité
- Avec le coordonnateur RH, suivre les situations afin d’anticiper et de prévenir les conflits sociaux et participer à la gestion de crise, si nécessaire
- Être attentif à tout risque ou abus de pouvoir (que ce soit entre employés locaux, ou entre un expatrié et des employés locaux ou tout autre type d’abus de pouvoir) et signaler tout comportement inapproprié au Chef de Mission ;
- S’assurer que le personnel comprend la politique de PEAS et les étapes de signalement
- Responsable, en coordination avec le coordonnateur des ressources humaines, de la tenue des dossiers de tous les employés actuels et précédents et de la mise à jour de ces informations sur papier et dans des fichiers électroniques.
Communication et représentation interne et externe :
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- Assurer une circulation efficace de l’information entre les bases opérationnelles et le bureau de coordination ;
- Rédiger ou participer à la rédaction des rapports d’activité internes pour tout ce qui touche aux problématiques RH, administratives et juridiques de la mission
- Appuyer le Coordonnateur RH dans la coordination RH au niveau de la mission (ateliers, visites régulières dans les bases, suivi, formation, etc.)
- Par délégation du Coordinateur RH, en interne, être le représentant de PUI auprès de toutes les instances de représentation du personnel, que celles-ci soient ou non obligatoires par la loi, en plus d’être le représentant de PUI pour l’ensemble du personnel pour toute question relative aux ressources humaines
- Sur demande externe, représenter PUI auprès de toute autorité judiciaire ou administrative (inspecteurs du travail, administration fiscale, organismes de recouvrement des cotisations sociales, etc.)
- Développer et entretenir des relations avec les organisations partenaires, notamment dans le domaine de la coordination avec les ONG en matière d’administration et de ressources humaines.
- Les tâches et responsabilités définies dans cette description de poste sont non exhaustives et peuvent évoluer en fonction des besoins du projet.
Priorités du Département :
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- Surveille la bonne application de l’ISR et des directives
- Digitalisation des dossiers RH
- Assurer le suivi des formations et du renforcement des capacités du personnel national
- Assurer la confidentialité sur toutes les questions RH
- Mettre à jour et sensibiliser le personnel sur toute nouvelle politique d’assurance.
Exigences obligatoires
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- Diplôme d’études : Diplôme universitaire en ressources humaines, administration publique, gestion d’entreprise, sciences sociales ou domaine connexe
- Expérience professionnelle : Au moins 2 ans d’expérience dans un poste similaire (ONG/entreprises privées)
- Compétences linguistiques : La maîtrise de l’anglais est obligatoire et le haoussa est un plus
- Connaissances et compétences : Bonnes capacités d’analyse et de rédaction
- Bonnes capacités de gestion et esprit de leadership d’équipe
- Compétences informatiques : Bonne maîtrise des logiciels MS Office, notamment Word et Outlook. Excellente maîtrise d’Excel.
Autres :
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- Bonnes compétences en rédaction de rapports et de contrats
- Bonne connaissance des procédures et des directives financières des donateurs institutionnels (ECHO, agences des Nations Unies, etc.)
- Connaissance des acteurs humanitaires.
Actifs :
Intérêts
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- Forte motivation pour aider les personnes dans le besoin
- Compréhension de la situation politique dans la région.
Compétences transversales :
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- Bien organisé
- Expérience en résolution de conflits et en diplomatie
- Capable d’analyser et de suggérer des améliorations
- Capable de prendre des initiatives pour faire face aux difficultés rencontrées dans le travail quotidien
- Capable d’adapter ou de modifier les priorités en fonction de l’évolution de la situation au sein d’une mission ou de l’organisation elle-même ;
- Autonome, neutre, travailleur.
- Gestion d’équipe.
- Capable de gérer le stress et la pression.
Méthode d’application
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