DanChurchAid (DCA) est une organisation non gouvernementale danoise. Avez-vous ce qu’il faut pour diriger une équipe dynamique de professionnels de l’humanitaire et de la lutte contre les mines, qui répondra aux besoins urgents dans l’une des régions les plus difficiles du monde ?
Le/Le/la Chargé(e) Logistique/Finance est chargé(e) de la gestion logistique et finance de la base. Supervision du charroi automobile, du matériel roulant et équipements durables (tous équipements avec espérance de plus de 2 ans) au niveau de sa Base.
Sous la supervision du Chef du chef de projet en lien fonctionnel avec le Prolog Manager et finance manager, Il organise le support logistique et financier au niveau de sa Base dans le respect des procédures DCA.
Il assiste le Chef de projet dans l’accomplissement des tâches dévouées au département de la logistique et des finances de sa base.
Quel que soit le contenu de cette description de poste, l’employé pourra exécuter toutes les autres tâches nécessaires à l’Organisation qui lui seront demandées par le Superviseur à tout moment.
TACHES PRINCIPALES
PARTIE LOGISTIQUE
Gestion du charroi automobile, matériel Roulants et équipements durables
Sous la supervision du Chef de Base en lien avec le Prolog Manager, participer à la négociation des contrats de localisation du matériel roulant et équipements durables
- Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation du matériel roulant et des équipements durables.
- Établir la planification des mouvements du matériel roulant et des équipements durables
- S’assurer de la composition et de la présence du carnet de bord et son remplissage au quotidien pour tous les matériels roulants et équipements durables
- Garantir de façon permanente la formation générale des chauffeurs et des logisticiens terrains et procéder à un contrôle régulier de leurs renforcements de capacité
- S’assurer que l’équipe des chauffeurs et logisticiens terrain respecte les procédures et les règles lés à la gestion du charroi propres à DCA
- Vérifier la présence, la mise à jour et la bonne utilisation des carnets de bord
- Faire le suivi, l’analyse, la consolidation et le compte-rendu du niveau de consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des roulants au sein de sa Base.
- S’assurer de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun du matériel roulant.
Gestion de l’approvisionnement
- Sous la supervision du Chef de Base en lien avec le Prolog Manager, garantir le suivi et le respect des lignes budgétaires affectées à la logistique en lien avec la gestion et supervision du matériel roulant et des biens
- Organiser les dossiers d’achats des biens et services et appuyer le Prolog dans la rédaction des contrats et bons de commande
- Garantir la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation
- Participer à l’Identifiant des articles à acheter dans les différents bureaux et ceci en lien avec le matériel roulant et les biens
- S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés dans ADMIND selon les procédures DCA
- Renseigner les autres documents clés de suivi et redevabilité : Accountability Improvement Plan ,
- Mettre en place un mécanisme de retour d’information des bénéficiaires, des partenaires et des parties prenantes.
Gestion du parc
- Mettre à jour en temps réel l’inventaire du charroi automobile et des biens et assurer le suivi du matériel
- Optimiser la répartition du matériel selon les besoins des activités.
Gestion des stocks
- Mettre en place un plan de suivi des stocks des biens de l’organisation dans les différents bureaux de DCA et s’assurer de la sécurisation des espaces d’entreposage
- S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller à l’application des systèmes FIFO et FEFO
- S’assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock
- Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage
- Superviser l’inventaire physique mensuel des stocks.
FINANCEMENT DES PARTIES
Gestion de la comptabilité
- Assurer la tenue des registres comptables pour le sous-bureau.
- Vérifier et compléter les allocations budgétaires conformément aux directives.
- Effectuer un contrôle systématique des avances de caisse (lettrées et non lettrées).
- Préparer mensuellement les journaux comptables en intégrant les recommandations de la coordination et en réalisant les mises à jour nécessaires.
- Apporter les modifications comptables requises, telles que les réaffectations.
Gestion de la trésorerie et des paiements
- Garantir une bonne tenue de la caisse et du coffre, ainsi que la sécurisation des fonds.
- Contrôler régulièrement les inventaires de caisse et de coffre.
- Préparer les bons de paiement en respectant les procédures établies.
- Compiler et transmettre le prévisionnel de trésorerie à la coordination dans les délais impartis.
- Gérer les flux de trésorerie entre le sous-bureau et la coordination, en assurant un approvisionnement adéquat.
- Vérifier le règlement des échéances contractuelles et répartir les charges associées.
- Initier et traiter les paiements sur la base de pièces justificatives complètes et légitimes, en respectant les seuils d’autorisation.
Documentation
- Effectuer une vérification physique des pièces justificatives.
- S’assurer que les dossiers d’achat sont complets et conformes aux procédures établies.
- Compiler les documents comptables mensuels et les transmettre à la coordination.
- Garantir une utilisation appropriée des formulaires par le personnel sur le terrain.
- Assurer l’archivage physique et électronique, en veillant à la sécurisation des documents comptables.
- Préparer les pièces comptables nécessaires pour les audits.
- Compétences
- Pour réussir dans ce poste, les candidats doivent faire preuve des compétences suivantes :
- Organisation : Un excellent sens de l’organisation pour gérer efficacement les responsabilités liées à la finance et à la logistique.
- Interpersonnelles : Des compétences relationnelles solides, avec une capacité à établir des relations professionnelles positives et à travailler en équipe.
- Discrétion : Un haut niveau de discrétion pour gérer des informations confidentielles et sensibles.
- Compétences Informatiques : Bonne maîtrise de MS Office (Word, Excel, Outlook) est exigée.
- Attention aux Détails : Une grande attention aux détails pour garantir l’exactitude et la qualité du travail.
Qualifications
- Diplôme de niveau Bac+3 en comptabilité et/ou en gestion.
- Minimum de 3 ans d’expérience dans la finance/logistique ou sur un poste similaire, idéalement au sein d’une ONGI.
- Capacité à communiquer de manière claire et efficace.
- Proactivité, Dynamisme, rigueur et sens de la responsabilité dans le travail.
Esprit d’équipe et volonté de collaborer pour atteindre les objectifs communs.
Comment postuler ?
MODALITÉS DE SOUMISSION
Les candidats intéressés doivent adresser leur dossier complet :
- CV détaillé en précisant les références,
- Lettre de motivation,
- Copie des diplômes,
- Attestations de services rendus).
Ce dossier sera envoyé par email à : [email protected]
Date limite de dépôt des dossiers : 28 septembre 2025 à 17 : 00 (heure de la RCA)
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Seul.es les candidats.es présélectionnés.es seront contacté.es.
