Mercy Corps est une organisation internationale de premier plan, animée par la conviction qu’un monde meilleur est possible. Face aux catastrophes et aux difficultés, dans plus de 40 pays à travers le monde, nous agissons en partenariat pour mettre en œuvre des solutions audacieuses, aidant ainsi les populations à surmonter l’adversité et à bâtir des communautés plus fortes.
Résumé général du poste
Le/La responsable adjoint(e) des achats et des opérations épaule le/la responsable des opérations dans la supervision et la coordination de l’ensemble des fonctions opérationnelles sur les différents sites d’intervention de Mercy Corps. Cela inclut les achats, la logistique, la gestion des entrepôts, l’exploitation des flottes de véhicules, la gestion des actifs, l’administration des installations et la conformité opérationnelle. Ce poste garantit l’efficacité, la transparence et la conformité des systèmes opérationnels aux politiques internes de Mercy Corps et aux exigences des bailleurs de fonds. Le/La responsable adjoint(e) des achats et des opérations encadre le personnel opérationnel et assure un leadership technique afin de garantir un soutien rapide et efficace aux équipes de programme. Ce poste contribue également à la planification opérationnelle stratégique, à la gestion des risques et au renforcement des systèmes opérationnels afin d’améliorer la mise en œuvre des programmes et l’efficacité organisationnelle.
Responsabilités essentielles du poste
Gestion des opérations
- Appuyer le responsable des opérations dans la coordination de toutes les fonctions opérationnelles, y compris l’approvisionnement, la logistique, la gestion des entrepôts, l’exploitation de la flotte et les services administratifs.
- S’assurer que les systèmes opérationnels sont mis en œuvre efficacement pour soutenir la mise en œuvre du programme.
- Surveiller les performances opérationnelles sur le terrain et fournir un soutien technique aux équipes opérationnelles.
- Appuyer l’élaboration et la mise en œuvre de plans opérationnels alignés sur les besoins du programme.
- Veiller à ce que les activités opérationnelles soient conformes aux politiques de Mercy Corps et aux réglementations des donateurs.
Gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement
- Superviser les processus d’approvisionnement afin de garantir leur conformité aux politiques d’approvisionnement de Mercy Corps et aux exigences des donateurs.
- Veiller à ce que la planification des approvisionnements soit alignée sur les échéanciers de mise en œuvre du programme.
- Examiner les documents relatifs aux achats, notamment les demandes de prix (RFQ), les appels d’offres (RFP), les résumés d’analyse des offres et les bons de commande.
- Veiller au respect des seuils d’approvisionnement et des procédures d’approbation.
- Soutien à la sélection des fournisseurs et au suivi de leurs performances.
- Renforcer les systèmes d’approvisionnement pour garantir la transparence, la responsabilité et un bon rapport qualité-prix.
Gestion des contrats
- Superviser l’élaboration et la gestion des contrats de fournisseurs et de services.
- S’assurer que les contrats sont correctement documentés et suivis afin de garantir leur conformité aux livrables et aux échéanciers convenus.
- Mettre en place un système de suivi des contrats pour contrôler leur durée, leurs renouvellements et leur exécution.
- Traiter les problèmes de performance des fournisseurs et soutenir la résolution des litiges contractuels.
Gestion des entrepôts et des stocks
- Veiller à ce que les opérations d’entrepôt soient conformes aux politiques de la chaîne d’approvisionnement de Mercy Corps et aux exigences des donateurs.
- Superviser la bonne gestion des stocks et les procédures de contrôle des inventaires.
- Assurer une documentation précise de la réception, du stockage et de l’expédition des marchandises.
- Effectuer des vérifications d’inventaire et des rapprochements de stocks périodiques.
- Promouvoir des pratiques de stockage sûres et la sécurité des entrepôts.
Gestion de flotte et de logistique
- Superviser les opérations de la flotte afin d’assurer un transport sûr et efficace pour le personnel et les activités du programme.
- S’assurer que les systèmes de gestion de flotte, notamment le suivi des véhicules, les programmes d’entretien et la surveillance du carburant, sont mis en œuvre efficacement.
- Assurer le soutien logistique des opérations sur le terrain et des activités du programme.
Gestion des installations et de l’administration
- Assurer la gestion des installations de bureau afin de garantir des environnements de travail sûrs et fonctionnels.
- Superviser les services administratifs, notamment l’entretien des bureaux, les services publics et les contrats de service.
- Assurer la continuité des opérations entre les bureaux et les sites opérationnels.
- S’assurer que l’identification des espaces de bureaux est conforme aux critères d’approvisionnement en logements du réseau MCN
Conformité et gestion des risques
- Veiller à ce que les activités opérationnelles soient conformes aux politiques de Mercy Corps, aux réglementations des donateurs et aux exigences d’audit.
- Maintenir une documentation et des systèmes de classement appropriés pour les processus opérationnels.
- Appuyer les processus d’audit interne et externe en assurant la disponibilité de la documentation pertinente.
- Identifier les risques opérationnels et soutenir les mesures d’atténuation.
Gestion d’équipe et renforcement des capacités
- Superviser la chaîne d’approvisionnement, la logistique, l’entrepôt et le personnel administratif.
- Fournir un encadrement et un renforcement des capacités aux membres de l’équipe opérationnelle.
- Gestion du rendement et perfectionnement professionnel du personnel de soutien.
- Promouvoir le travail d’équipe, la responsabilisation et le respect des normes de Mercy Corps.
Soutien opérationnel stratégique
- Appuyer le responsable des opérations dans le renforcement des systèmes opérationnels et l’amélioration de l’efficacité.
- Contribuer à l’élaboration de la stratégie opérationnelle pour l’expansion ou la transition du programme.
- Appuyer la planification opérationnelle des nouveaux programmes et la mise en place des bureaux de terrain.
- Identifier les opportunités d’amélioration des coûts et des opérations.
Sécurité
- Veiller à ce que les activités opérationnelles soient mises en œuvre conformément aux politiques de sécurité de Mercy Corps.
- Collaborer avec l’équipe de sécurité pour assurer la sécurité des opérations et le soutien logistique sur le terrain.
Apprentissage organisationnel
- Dans le cadre de notre engagement envers l’apprentissage organisationnel et afin de soutenir notre conviction que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu’elles servent, nous attendons de tous les membres de l’équipe qu’ils consacrent 5 % de leur temps à des activités d’apprentissage qui profitent à Mercy Corps ainsi qu’à eux-mêmes.
Responsabilité envers les bénéficiaires
- Les membres de l’équipe de Mercy Corps sont tenus de soutenir tous les efforts visant à garantir la redevabilité, en particulier envers nos bénéficiaires et selon les normes internationales régissant l’aide humanitaire et le développement, tout en impliquant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.
Connaissances et expérience
- Baccalauréat en gestion de la chaîne d’approvisionnement, administration des affaires, logistique ou domaine connexe.
- Expérience minimale de 7 ans dans les opérations, la logistique, les achats ou la gestion de la chaîne d’approvisionnement.
- Une expérience de travail avec des ONG internationales et des programmes financés par des donateurs est préférable.
- Solide compréhension des systèmes d’approvisionnement, de la gestion des contrats et de la conformité opérationnelle.
- Expérience avérée en matière de supervision d’équipes opérationnelles.
- Solides compétences organisationnelles, de leadership et de résolution de problèmes.
- La connaissance des systèmes et procédures de Mercy Corps (en particulier des systèmes d’approvisionnement) est souhaitable ; la connaissance des réglementations de l’USAID et d’autres donateurs est un atout.
- Excellentes compétences en négociation et en représentation.
- Communication verbale et écrite efficace, sens de l’organisation, capacité à prioriser et maîtrise des applications Microsoft Office.
- Excellentes compétences en anglais oral et écrit requises.
- Capacité à travailler efficacement au sein d’une équipe ethniquement diversifiée dans un environnement sensible.
Responsabilité de supervision
Directement : Assistant(e) aux achats et assistant(e)s aux opérations
Responsabilité
Relève directement du responsable des opérations
Collabore directement avec : les responsables de programme, l’équipe financière, l’équipe de la chaîne d’approvisionnement mondiale, le personnel des opérations sur le terrain, les fournisseurs et les prestataires de services.
Facteurs de succès
Le candidat retenu devra faire preuve d’un leadership opérationnel affirmé, d’un souci constant de la conformité et d’une capacité à coordonner de multiples fonctions opérationnelles sur le terrain. Le directeur adjoint des opérations devra être extrêmement organisé, orienté solutions et capable de soutenir des opérations de programmes complexes dans des environnements exigeants.
Conditions de vie / Conditions environnementales
Le poste est basé à Abuja et nécessite jusqu’à 40 % de déplacements sur le terrain (y compris dans des zones reculées), où la sécurité est parfois très précaire.
