Global Emergency Group, Inc. (GEG) recrute pour un poste en télétravail bien rémunéré. Fondée en 2007, Global Emergency Group, Inc. (GEG) est une société d’intérêt général qui soutient les personnes vulnérables touchées par des crises dans plus de 52 pays en fournissant une large gamme de services de soutien humanitaire à un large éventail d’organisations, notamment les Nations Unies, le Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, les gouvernements donateurs, les entreprises, les principales ONG internationales et nationales et les communautés locales.
Le siège social de GEG se situe près de Winchester, en Virginie, et son équipe internationale est répartie dans le monde entier.
Offre d’emploi à Global Emergency Group, Inc. (GEG) : Coordonnateur financier
Lieu : À distance
Consultant : contrat à temps plein (40 heures maximum par semaine) jusqu’au 30 juin 2026, avec possibilité de prolongation.
Rémunération : 60 $/heure
Aperçu des exigences
Les besoins financiers de GEG ont augmenté ces derniers mois. Le coordonnateur financier relèvera du directeur financier.
Étendue des travaux
Ce poste consiste principalement à traiter et vérifier tous les deux mois les factures et les notes de frais du personnel, en veillant à leur exactitude, leur conformité aux réglementations gouvernementales et internes, ainsi qu’à leur imputation correcte par source de financement et par code de facturation. Il implique également d’apporter un soutien financier aux bureaux de pays, notamment en gérant la petite caisse, en calculant et en administrant les déductions fiscales locales et en vérifiant l’exactitude et la conformité des factures fournisseurs.
Le coordonnateur financier sera responsable de :
1. Gestion des factures du personnel
a. Vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des factures des employés et des consultants tous les deux mois.
i. Vérifier les taux horaires, les heures facturées et les tâches effectuées
b. Catégoriser et étiqueter toutes les heures et tâches facturées par source de financement et par pays.
i. Appliquer les codes de facturation corrects aux heures et tâches associées.
c. Créer une version compilée de toutes les factures à soumettre à l’entrepreneur principal, incluant les heures de travail pertinentes, les tâches et les approbations de la direction.
d. Récapituler les heures travaillées, le détail de la rémunération et le salaire total pour la soumission de la paie.
e. Contacter le personnel et les directeurs pour obtenir les documents manquants ou soumis en retard.
2. Gestion des notes de frais du personnel
a. Examiner tous les deux mois les rapports de dépenses des employés et des consultants afin de vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des frais remboursables et des indemnités journalières.
i. Vérifier que des traductions, des conversions et une documentation justificative appropriées sont utilisées.
ii. Vérifier que toutes les dépenses respectent les plafonds fixés par le gouvernement et l’entreprise.
iii. Vérifier que les demandes d’indemnités journalières respectent les directives gouvernementales
iv. Vérifier que toutes les dépenses ont reçu les approbations nécessaires et étaient accompagnées des devis requis avant d’être engagées.
b. Assurer la liaison avec le personnel et les directeurs de programme afin de résoudre les problèmes et les divergences.
c. Catégoriser et étiqueter toutes les dépenses par source de financement et par pays.
d. Créer une version propre et compilée de tous les rapports de dépenses à soumettre à l’entrepreneur principal, incluant les pièces justificatives requises.
e. Contacter le personnel et les directeurs pour obtenir les documents manquants ou soumis en retard.
3. Gestion des comptes fournisseurs – Gestion des paiements
a. Vérifier régulièrement l’adresse électronique du service des comptes fournisseurs et traiter les nouveaux courriels.
b. Répondre aux demandes de renseignements concernant les paiements dus par GEG
c. Tenir à jour un registre des paiements effectués et fournir la documentation nécessaire au personnel des programmes et des achats.
d. Répondre à toutes les demandes de paiement des fournisseurs et du personnel
i. Rechercher et résoudre les problèmes de paiement rapidement et professionnellement
4. Suivi financier des missions temporaires
a. Établir des rapports sur les dépenses engagées par le personnel basé aux États-Unis lors de missions temporaires (TDY) à soumettre à l’entrepreneur principal pour remboursement.
i. Obtenir tous les documents justificatifs nécessaires, y compris les reçus, les traductions et les conversions, pour accompagner le rapport.
ii. S’assurer que les dépenses respectent les réglementations gouvernementales et internes ainsi que les plafonds de prix.
b. Catégoriser les dépenses par source de financement, pays et code de facturation
c. S’assurer que toutes les dépenses sont remboursées correctement et par la source de financement appropriée.
d. Gérer la prime de risque pour tout le personnel
i. Calculer l’indemnité de risque en fonction de la réglementation gouvernementale
ii. Établir et soumettre un rapport de prime de risque pour chaque employé à l’entrepreneur principal en vue de son remboursement.
iii. Planifier et contrôler le versement des primes de risque au personnel
5. Soutien financier sur le terrain – Petite caisse
a. Suivre et gérer les soldes de petite caisse des bureaux extérieurs
i. Examiner et approuver les demandes de réapprovisionnement de la petite caisse
ii. Examiner les registres de petite caisse afin d’en vérifier l’exactitude financière et la conformité aux procédures, notamment par des contrôles aléatoires du solde de la petite caisse, la documentation relative aux transferts de petite caisse et l’utilisation appropriée des fonds.
iii. Comparer les registres de petite caisse aux pièces justificatives, notamment les reçus des fournisseurs, les déclarations fiscales et les relevés de salaires du personnel local.
6. Détail des paiements
a. Envoyer par courriel à tous les consultants et employés de terrain un récapitulatif de leurs paiements bimensuels indiquant la répartition des différents montants entre les factures, les notes de frais, les déductions fiscales et autres éléments pertinents.
b. Répondre à toute demande de renseignements ou résolution de toute anomalie concernant les pannes
7. Examen de la paie
a. Récapituler chaque semaine les factures des consultants et des employés, les notes de frais et les factures des fournisseurs à payer.
b. Comparer le relevé de paie final aux pièces justificatives pour vérifier son exactitude et son exhaustivité.
8. Examen des factures Prevail
a. Examen mensuel complet de la facture de Prevail (fournisseur de sécurité ukrainien).
b. Vérifiez tous les postes pour vous assurer que les quantités sont correctes et exactes, y compris les frais indirects et les frais fixes.
c. Vérifier les lignes de commande par rapport aux prix unitaires contractuels afin d’identifier et de gérer les écarts.
d. Vérifier l’exactitude et la conformité des pièces justificatives, notamment les factures des fournisseurs et les feuilles de calcul des dépenses, par rapport aux montants facturés.
e. Assurer la liaison avec Prevail pour résoudre tout différend ou toute question.
f. Suivre les totaux cumulés de tous les postes par rapport aux plafonds annuels afin de garantir que les montants facturés restent inférieurs aux montants contractuels.
9. Soutien financier du bureau de pays – Impôts
a. Calculer les impôts sur les salaires des employés sur une base bimensuelle ou mensuelle, conformément à la législation et à la réglementation fiscales nationales.
b. Collaborer avec les entités juridiques du pays pour garantir l’exactitude des calculs d’impôt et leur conformité avec toutes les lois et réglementations fiscales.
c. Appliquer et documenter les déductions fiscales appropriées sur les factures des employés.
i. Diffuser les informations relatives aux déductions fiscales auprès des employés et répondre à leurs questions.
d. Documenter et administrer les paiements relatifs aux déclarations fiscales aux entités appropriées (personnes morales ou personnel local).
e. Obtenir et classer les reçus de paiement des déclarations fiscales pour chaque pays
Qualifications requises pour le poste
Requis:
– Licence en finance, comptabilité ou domaine connexe, ou qualifications équivalentes.
– Minimum de 2 ans d’expérience dans des fonctions de gestion financière, de comptabilité ou de facturation.
– Expérience en matière de production de rapports financiers, de réalisation de clôtures mensuelles et annuelles, et de rapprochement des relevés bancaires.
– Expérience avérée en gestion des systèmes de comptes fournisseurs, en émission de paiements et en tenue d’une documentation financière précise.
– Maîtrise des logiciels financiers et compétences avancées en Excel.
– Excellentes aptitudes à assurer la liaison avec les équipes, à répondre aux questions financières et à former le personnel aux systèmes financiers.
– Excellente attention aux détails dans la tenue de registres financiers organisés et précis pour de multiples projets et pays.
– Volonté d’assumer des missions nouvelles et plus complexes
– Des valeurs conformes à la philosophie de GEG, notamment l’intégrité, l’honnêteté, le courage, l’honnêteté et le respect d’autrui.
Souhaité :
– Expérience en gestion financière internationale, notamment dans le contexte humanitaire.
Compétences/Critères de performance
Service client : Répond aux questions et réclamations des clients, communique avec eux, gère les problèmes de service avec courtoisie et efficacité, est toujours disponible, suit les procédures de résolution des problèmes, connaît les produits et services de l’entreprise et maintient une image agréable et professionnelle.
Responsabilité : Assume pleinement ses responsabilités professionnelles et se fixe des normes élevées. Respecte ses engagements et prend les mesures appropriées pour garantir le respect de ses obligations. Recherche l’efficacité et la performance et se conforme aux politiques et procédures de l’organisation.
Compétences interpersonnelles : Capacité démontrée à travailler en collaboration avec autrui et à communiquer efficacement avec ses collègues, supérieurs, subordonnés, clients et autres interlocuteurs externes.
Apprentissage continu : Évalue et reconnaît ses propres forces et faiblesses ; poursuit un développement professionnel en adéquation avec son rôle, sa contribution et les objectifs de l’organisation. Partage activement ses connaissances avec les autres afin de favoriser l’apprentissage au sein de l’organisation.
Innovation : Prend l’initiative de proposer de nouvelles idées/approches et démontre sa capacité à trouver des moyens nouveaux et plus efficaces d’accomplir le travail.
Conditions de travail
La mission de conseil se déroule à distance, 40 heures par semaine maximum.
Groupe mondial d’urgence
Global Emergency Group s’engage à être un employeur qui respecte l’égalité des chances et à recruter des personnes de
GEG valorise la diversité des parcours et des expériences. L’entreprise ne pratique aucune discrimination fondée sur la race, la religion ou les convictions, la couleur de peau, le sexe, l’orientation sexuelle, la situation matrimoniale, la structure familiale, l’âge, l’état de santé, le handicap, l’ascendance, l’origine nationale ou l’appartenance ethnique. Toutes les décisions de recrutement sont prises en fonction des qualifications, du mérite et des besoins de l’entreprise.
Comment postuler :
Veuillez envoyer votre lettre de motivation et votre CV en anglais à [email protected] au plus tard le 9 janvier 2026, en indiquant « Coordinateur financier GEG » comme objet de votre courriel.
Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les références seront contactées après l’entretien.
