UNWOMEN – Assistant(e)Exécutif (ve) – Niamey, Niger-NPSA-5
Informations sur le poste
III. Fonctions et responsabilités clés
1. Fournir un appui exécutif au/à la Représentant·e Pays d’ONU Femmes :
- Gérer l’agenda du/de la Représentant·e Pays, ainsi que les rendez-vous et réunions ;
- Organiser les déplacements et réservations d’hôtel ;
- Répondre et filtrer les appels avec tact et discrétion ;
- Maintenir un répertoire actualisé des contacts du Bureau de Pays.
2. Fournir un appui administratif :
- Assurer le soutien administratif pour les réunions, événements et ateliers ;
- Organiser et assister aux réunions, rédiger les comptes rendus et résumés ;
- Compiler les dossiers d’information et préparer les présentations PowerPoint pour les réunions, missions et autres évènements clés.
3. Assurer la communication et la gestion de l’information :
- Faciliter la circulation de l’information entre le Bureau du/de la Représentant·e et les autres unités internes ou externes ;
- Examiner, prioriser et acheminer la correspondance ; assurer le suivi proactif et informer le/la Représentant·e ;
- Répondre ou orienter les demandes vers les unités concernées ;
- Rédiger la correspondance courante et les notes internes ;
- Maintenir des dossiers à jour, classés et facilement accessibles ; assurer la conservation des documents confidentiels.
4. Appuyer les relations externes du Bureau du/de la Représentant·e :
- Faciliter les interactions avec les partenaires externes par des communications écrites, verbales et électroniques, et grâce à une collaboration proactive ;
- Accueillir et recevoir les visiteurs officiels ;
- Gérer les aspects protocolaires, recevoir les hauts responsables et coordonner la logistique des visites.
5. Contribuer au renforcement et au partage des connaissances :
- Appuyer la gestion des connaissances et le partage d’expériences au sein du bureau et avec d’autres bureaux/directions ;
- Capitaliser et partager les bonnes pratiques en matière de gestion administrative et opérationnelle.
6. Autres tâches :
Exécuter toute autre tâche relevant de son profil fonctionnel, jugée nécessaire pour le bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation
- Appuyer la gestion de voyage
- Assurer la gestion du planning des sorties des chauffeurs
Compétences :
Valeurs fondamentales :
-
Intégrité ;
-
Professionnalisme ;
-
Respect de la diversité
Compétences clés :
-
Sensibilisation et attention aux questions de genre ;
-
La rénovabilité ;
-
Résolution créative des problèmes ;
-
Communication efficace ;
-
Collaboration inclusive ;
-
Engagement des parties prenantes ;
-
Leadership exemplaire (montrer l’exemple).
Veuillez consulter ce lien pour plus d’informations sur le Cadre des valeurs et compétences d’ONU Femmes :
Compétences fonctionnelles :
- Capacité à gérer données/agendas, documents, correspondance et flux d’information ;
- Connaissance des règles et procédures administratives ;
- Capacité à traiter des informations confidentielles ;
- Capacité à créer, éditer et présenter des informations dans un format clair, avec les outils informatiques appropriés ;
- Capacité à gérer les processus administratifs.
Qualifications minimales :
Formation et certification :
- L’achèvement de l’enseignement secondaire est requis.
- Un diplôme universitaire en administration des affaires ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Expérience :
- Au moins 5 ans d’expérience progressive en administration, secrétariat ou soutien aux programmes ;
- Expérience requise dans l’utilisation des logiciels bureautiques Microsoft Office et des systèmes de gestion en ligne ;
- Expérience souhaitée avec un ERP moderne, de préférence Oracle Cloud.
Langues :
- Maîtrise du français exigée ;
- Maîtrise de l’anglais est nécessaire ;
- La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies (arabe, chinois, russe ou espagnol) est souhaitable.
Déclarations :
En juillet 2010, l’Assemblée générale des Nations Unies a créé ONU Femmes, l’Entité des Nations Unies pour l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes. La création d’ONU Femmes s’inscrit dans le cadre de l’agenda de réforme de l’ONU, réunissant ressources et mandats pour un impact plus grand. Elle fusionne et s’appuie sur le travail important de quatre parties auparavant distinctes du système des Nations Unies (DAW, OSAGI, INSTRAW et UNIFEM), qui se concentraient exclusivement sur l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes.
Diversité et inclusion :
Chez ONU Femmes, nous nous engageons à créer un environnement diversifié et inclusif, marqué par le respect mutuel. ONU Femmes recrute, emploie, forme, rémunère et promeut indépendamment de la race, religion, couleur, sexe, identité de genre, orientation sexuelle, âge, capacité, origine nationale ou toute autre base couverte par la loi appropriée. Tous les emplois sont décidés en fonction des qualifications, des compétences, de l’intégrité et des besoins organisationnels.
Si vous avez besoin d’un aménagement raisonnable pour soutenir votre participation au processus de recrutement et de sélection, veuillez inclure ces informations dans votre candidature.
ONU Femmes applique une politique de tolérance zéro envers les comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et d’ONU Femmes, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront respecter les politiques et procédures d’ONU Femmes ainsi que les normes de conduite attendues du personnel d’ONU Femmes, et devront donc faire l’objet de vérifications rigoureuses des références et des antécédents. (Les vérifications des antécédents incluront la vérification des diplômes académiques et de l’historique professionnel. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification des antécédents.)
Note : Les candidats doivent s’assurer que toutes les sections du formulaire de candidature, y compris celles sur l’éducation et l’historique professionnel, sont remplies. Si toutes les sections ne sont pas remplies, la candidature peut être disqualifiée du processus de recrutement et de sélection.
