INTERPOL est la plus grande organisation policière internationale au monde, avec 196 États membres. Créée en 1923, elle facilite la coopération policière transfrontalière et soutient et assiste toutes les organisations, autorités et services dont la mission est de prévenir ou de combattre la criminalité internationale. INTERPOL recherche actuellement un candidat qualifié pour un poste de secrétaire de bureau régional détaché auprès de la Direction exécutive des capacités de police.
INTERPOL valorise la diversité et s’engage à promouvoir la diversité et l’inclusion au sein de son personnel. Les candidatures des États membres sous-représentés et des femmes qualifiées sont vivement encouragées.
Intitulé du poste : Secrétaire détaché(e)
auprès du Bureau régional ; Supérieur hiérarchique : Chef du Bureau régional, Abidjan
; Lieu d’affectation : Abidjan ;
Durée : 36 mois ;
Niveau : 7 ;
Nombre de postes : 1
; Niveau d’habilitation de sécurité : Basique ;
Date limite de candidature : 5 juillet 2026
INTERPOL est un employeur qui respecte l’égalité des chances et accueille favorablement les candidatures de tous les candidats qualifiés ressortissants des États membres d’INTERPOL, indépendamment de leur origine raciale ou ethnique, de leurs opinions ou croyances, de leur sexe, de leur orientation sexuelle et de leur handicap.
INTERPOL n’impose aucune restriction quant à l’éligibilité des candidats, sans distinction de race, d’origine ethnique, de religion, d’opinions, de sexe, d’orientation sexuelle ou de handicap. Cependant, la politique et la législation nationales en vigueur dans les pays hôtes d’INTERPOL peuvent impliquer que les conjoints ou partenaires des membres du personnel, bien que reconnus légalement par l’Organisation, ne bénéficient pas de la même reconnaissance lorsqu’ils résident dans certains lieux d’affectation. Dans ce cas, l’Organisation en informera les candidats afin qu’ils soient pleinement conscients de la situation et puissent prendre une décision éclairée.
INTRODUCTION DU POSTE
Conformément aux instructions données et afin d’assumer un rôle administratif actif en ce qui concerne l’exécution des activités du Bureau régional/Bureau de liaison, le secrétaire du Bureau régional/Bureau de liaison sera chargé de fournir une assistance administrative et de secrétariat opportune, efficace et de qualité au chef du Bureau régional (BR) directement ainsi qu’aux agents affectés au Bureau.
Il ou elle initiera et développera des procédures administratives afin de maximiser l’efficacité opérationnelle au sein du Bureau et pourra être amené(e) à fournir des conseils et un encadrement quotidiens à un agent administratif.
PRINCIPALES FONCTIONS
TÂCHE 1 : Assurer les tâches de secrétariat et fournir un soutien administratif au chef du bureau de liaison du Bureau, ainsi qu’aux agents affectés à ce bureau, en veillant à la préparation et au traitement efficaces de la correspondance et des documents nécessaires au travail quotidien du chef du bureau de liaison du Bureau et des agents.
- Tenir à disposition tout le matériel nécessaire pour permettre au chef du bureau de liaison et aux agents de préparer les lettres, rapports, etc.
- Préparer la correspondance courante et toute autre correspondance demandée par le chef du bureau de liaison et les officiers.
- Traiter des dossiers et/ou des missions spécifiques à la demande du chef du bureau de liaison.
- Répondre aux demandes internes/externes concernant toutes les activités du bureau de liaison/RB.
- Assurer le suivi de l’agenda du chef du bureau de liaison/RB et des officiers.
TÂCHE 2 : Mettre en place un système d’enregistrement, de traitement, de suivi et d’archivage de tout le courrier entrant et sortant du bureau RB/Liaison. Assurer un suivi afin de garantir une mise en œuvre rapide et efficace.
- Mettre en place et maintenir un système efficace et pratique d’enregistrement, de suivi et de classement au sein du bureau RB/Liaison.
- Veillez à ce que la documentation puisse être retrouvée et récupérée sur demande en mettant en œuvre et en maintenant un système de classement efficace pour aider à la fois le personnel du bureau RB/de liaison et les autres fonctionnaires qui pourraient demander un document lié aux activités du bureau RB/de liaison.
- Respectez les instructions administratives et les délais imposés concernant le traitement des dossiers.
- Élaborer et mettre en œuvre, avec l’approbation du chef du Bureau de liaison/RB, des procédures administratives et de gestion afin d’assurer le bon fonctionnement du Bureau de liaison/RB et de l’Organisation en général. Il convient de revoir régulièrement ces procédures et de les modifier, le cas échéant, afin de les adapter aux besoins du Bureau de liaison/RB et de ses domaines d’intervention en matière de criminalité.
TÂCHE 3 : Effectuer des tâches de secrétariat et mettre en place des procédures administratives afin de garantir que les équipes du bureau RB/de liaison fonctionnent comme une unité cohérente.
- Permettre la récupération rapide et efficace des informations, des décisions antérieures, des orientations politiques, de la correspondance pertinente, etc., relatives au travail du Bureau de liaison/RB.
- Traiter, typer et formater la correspondance et la documentation découlant du travail du bureau RB/Liaison et de ses programmes de lutte contre la criminalité.
- Participer activement à la préparation et à l’organisation des missions, des réunions internationales et des conférences régionales.
- Assurer le secrétariat des réunions et conférences selon les besoins.
TÂCHE 4 : S’assurer que toute la correspondance préparée au sein du bureau RB/de liaison est correcte du point de vue de la présentation et de la langue et respecte les délais spécifiés.
- Assurer le suivi en temps opportun des tâches assignées au bureau RB/de liaison, veiller à ce que les demandes traitées au sein du bureau/de liaison soient complètes, exhaustives et présentées de manière soignée, logique et méthodique.
- Vérification de toute la correspondance.
TÂCHE 5 : S’assurer que les directives administratives du chef du bureau de liaison/RB et/ou du directeur du GORS sont mises en œuvre.
- Veiller à la mise en œuvre des directives administratives du directeur et/ou de son secrétaire.
- Proposer des pistes d’amélioration des procédures administratives, le cas échéant.
TÂCHE 6 : Fournir un soutien administratif à tous les agents affectés au bureau RB/de liaison à l’appui des activités entreprises par le bureau/de liaison.
- Assurer les tâches de secrétariat et d’administration pour tous les membres du Bureau de liaison.
- Assurer la liaison avec les BCN, les RB et les organisations externes dans le cadre de demandes d’informations/documents, etc., en relation avec les activités en cours.
- Traitement et diffusion rapides des informations et documents reçus. Toute autre tâche confiée par le chef du bureau de liaison ou des agents du RB dans le cadre d’activités spécifiques.
TÂCHE 7 : Sur instruction du chef de RB ou du bureau de liaison, effectuer des tâches administratives liées au personnel.
- Maintenir et développer un réseau de contacts locaux avec les ministères afin d’obtenir des informations et/ou des documents pour faciliter l’exécution des procédures relatives au personnel, c’est-à-dire les demandes de visas, de permis de séjour, d’assurance, etc.
- S’assurer que toutes les procédures administratives sont respectées en ce qui concerne l’affectation de nouveaux personnels au RB ou au bureau de liaison.
- Aider le personnel nouvellement arrivé à s’installer et à s’orienter.
- Veillez à ce que les formulaires, documents et rapports d’évaluation annuels relatifs au personnel soient remplis en temps opportun.
Effectuer toute autre tâche demandée par le superviseur.
EXIGENCES
Tous les candidats seront évalués selon les critères mentionnés ci-dessous.
Formation/Éducation requise
- Au moins deux ans de formation de secrétariat bilingue dans une université ou une formation équivalente ;
- Une qualification de secrétaire trilingue serait un atout.
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Expérience requise
- Au moins 2 ans d’expérience à un poste de secrétaire ou une expérience équivalente bénéfique pour le poste ;
- Une expérience similaire au sein d’une autre organisation nationale ou internationale serait un atout.
- Langues
- Maîtrise professionnelle de l’anglais
- La maîtrise d’une autre langue de travail officielle de l’Organisation (arabe, français ou espagnol) serait un atout supplémentaire.
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Compétences spécifiques requises
- Solides connaissances informatiques, notamment une excellente maîtrise de la suite Office et d’Internet ;
- Excellentes compétences en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral.
Compétences requises
- Capacité à faire face à des augmentations soudaines de la charge de travail et à une grande disponibilité (peut être amené à effectuer des heures supplémentaires ou à travailler en dehors des heures normales de travail) ;
- Capacité à travailler en équipe et à entretenir de bonnes relations avec les membres du Secrétariat général ;
- Capacité à réagir rapidement et à s’adapter aux circonstances changeantes ;
- maturité personnelle et professionnelle ;
- Capacité à maintenir son objectivité et à appliquer un raisonnement logique ;
- Capacité à travailler aussi bien en équipe qu’individuellement ;
- Capacité à travailler sous pression ;
- Bonnes aptitudes sociales, notamment dans un environnement multiculturel ;
- Initiative, créativité (pensée originale) et curiosité ;
- Capacité de synthèse ;
- Bonnes capacités d’écoute.
