Le poste est situé au Bureau régional pour le Moyen-Orient et l’Afrique du Nord (ROMENA), Division des opérations (DO), Bureau des Nations Unies contre la drogue et la criminalité (ONUDC). L’incumbent travaillera sous la supervision directe du coordinateur de programme (TIP/SOM) et sous l’orientation générale de l’Officier administratif et des achats (TIP/SOM). L’incumbent travaillera également en étroite collaboration avec l’équipe des opérations et les programmes de ROMENA. Pour plus d’informations sur l’ONUDC, veuillez visiter www.unodc.org
Responsabilités
Dans le cadre de l’autorité déléguée, l’Assistant Finance & Budget sera responsable des tâches spécifiques suivantes : Budget : • Aider à la préparation des documents justificatifs (récits et tableaux de soutien) concernant la finalisation des estimations de coûts et des propositions budgétaires, en termes de besoins en personnel et non-personnel. • Soutien à l’extraction d’informations et à la génération de rapports de dépenses à partir de bases de données informatisées de systèmes d’information ; Assister aux analyses préliminaires des informations extraites et des rapports générés, et mettre en évidence les points d’intérêt du superviseur. • Consolider les données et apporter un soutien au coordinateur du programme concernant l’examen budgétaire du ou des projets. • Soutenir le suivi de la structure budgétaire du programme, y compris la mise en œuvre par subvention, par pays. • Fournir des conseils et examiner la correcte répartition des dépenses aux bons comptes WBSE, Sponsored Class et G/L. • Aider à la préparation des soumissions budgétaires, y compris les non-libérations budgétaires et les libérations par subvention, ainsi qu’à la préparation des autorisations pour les tables de personnel. • Aider à la préparation des projections budgétaires par pays. • Rechercher/compiler les données et autres informations requises par les superviseurs pour l’examen et l’analyse des propositions budgétaires pertinentes. • Assister le superviseur dans la préparation et la finalisation des rapports de performance budgétaire, en réalisant une analyse préliminaire des écarts entre les budgets approuvés, les engagements et les dépenses réelles. • Préparer les engagements et obligations préalables à Umoja et les examiner afin de s’assurer que les fonds sont disponibles et que le bon compte a été utilisé. • Vérifier l’exactitude des données d’entrée, en assurant la cohérence des données entre les budgets précédemment approuvés et les nouveaux projets. • Soutenir/assister à la conciliation des engagements, ajustements et responsabilités dans le cadre des données financières des programmes/projets Umoja. • Assister les collègues de programme/projet dans l’analyse des informations financières d’Umoja et la production de rapports financiers. Finances : • Surveiller l’état des dépenses et des attributions via Umoja, enregistrer les variations, mettre à jour les tableaux budgétaires. • Maintenir la vue d’ensemble des finances et des autorisations financières ainsi que des obligations de déclaration. • Préparer les documents pour traiter les paiements au personnel, consultants, experts, fournisseurs et autres clients, puis les soumettre à l’équipe financière ROMENA. • Préparer les demandes de paiement à soumettre à l’équipe financière de ROMENA et effectuer des vérifications budgétaires sur les demandes d’achat, les bons de commande et les documents justificatifs. • Examiner et demander la clôture des engagements ouverts une fois les paiements traités, vérifiés et téléchargés dans UMOJA. • Vérifier l’exactitude et l’exactitude des documents justificatifs soumis par le personnel du programme/projet, préparer les demandes de paiement, effectuer les calculs nécessaires et assurer l’inclusion de toutes les données pertinentes lors de la préparation des demandes à soumettre à l’équipe financière de ROMENA. • Examiner les engagements du personnel national de ROMENA et conseiller les amendements nécessaires selon les besoins. • Préparer Note to File pour demander la préparation de demandes de bons journaliers pour l’annulation des charges encourues et soumettre à l’équipe financière de ROMENA. • Maintenir un contrôle adéquat des bons de paiement et des documents justificatifs. • Maintenir un système interne de contrôle des dépenses garantissant que les bons traités sont cohérents et complets, et que les transactions sont correctement enregistrées et comptabilisées à Umoja. • Surveiller la liquidation des engagements du projet à l’achèvement et le relfacilité d’engager des fonds. • Surveiller et suivre avec les administrateurs de voyage/membres du personnel lors de la clôture des demandes de voyage ouvertes, des rapports de dépenses et des tickets de voyage. • Prendre des mesures correctives en temps opportun sur les transactions non publiées, y compris les transactions avec des erreurs de vérification budgétaire ou les transactions non approuvées. • Enregistrer les vendeurs et fournisseurs ainsi que les comptes bancaires correspondants dans le système financier. • Aider à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation de présentations de données • Soutenir la préparation des rapports financiers exigés par le siège de l’ONUDC et les donateurs. • Conserver des dossiers (papier et électroniques) à des fins d’audit et de vérification des financements de l’UE, y compris l’archive appropriée de toutes les obligations et dépenses engagées ainsi que tous les documents justificatifs. Généralité : • Se tenir à jour sur les documents/rapports/lignes directrices ayant une incidence sur les questions liées aux budgets de programme, en veillant à respecter les recommandations et décisions ainsi qu’aux politiques et procédures des Nations Unies. • Aider à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation de présentations et de rapports de données pour le partage d’informations, la réponse aux questions, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision. • Aider à la visualisation et à la mise à jour des informations telles que les pages web ou brochures. • Effectuer d’autres tâches liées au travail, selon leur assignation.
Compétences
Professionnalisme – Possède une connaissance du soutien général du bureau et de l’administration, y compris les politiques, processus et procédures administratifs. Est capable d’exercer un large éventail de fonctions administratives, notamment en matière de budget/programme de travail et de ressources humaines. Est capable de comprendre et d’appliquer les règles et réglementations administratives, financières et des ressources humaines dans les situations professionnelles. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; démontre une compétence professionnelle et une maîtrise des sujets ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’atteinte des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles ; Reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et l’implication complète des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail. Capable d’effectuer des analyses, de la modélisation et de l’interprétation des données pour soutenir la prise de décision. Travail d’équipe : Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite des avis en valorisant sincèrement les idées et l’expertise des autres ; est prêt à apprendre des autres ; place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement leur propre position ; partage le crédit pour les réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe. Responsabilité : Assume toutes les responsabilités et honore ses engagements ; fournit des résultats dont l’on a la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrites ; fonctionne en conformité avec les règlements et règles organisationnels ; soutient les subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité des missions déléguées ; assume la responsabilité personnelle de ses propres défauts ainsi que de ceux de l’unité de travail, le cas échéant.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou équivalent est requis.
Poste – Qualification spécifique
Expérience professionnelle
Un minimum de cinq ans d’expérience professionnelle pertinente en finance, budget, comptabilité ou domaines connexes est requis. Le minimum d’années d’expérience pertinente est réduit à trois pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier niveau ou plus. Une expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels MS Office standards (MS Word, Excel, PowerPoint, etc.) ainsi que des connaissances en tableurs et bases de données, ainsi qu’une expérience dans la gestion des systèmes de gestion web sont requises. Au moins un an d’expérience en analyse de données ou dans des domaines connexes est souhaitable. Une expérience professionnelle avec le système des Nations Unies et/ou d’autres organisations internationales est souhaitable. Une expérience dans un grand système de planification des ressources d’entreprise (ERP) est souhaitée.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour cette offre d’emploi, l’anglais est obligatoire. L’arabe est obligatoire. Le tableau ci-dessous montre le niveau minimum requis pour chaque compétence dans ces langues, selon le Cadre linguistique des Nations Unies (veuillez consulter https://languages.un.org pour plus de détails).
Langues obligatoires
| Langue | Lecture | Écriture | Écoute | Intervention |
| Anglais | Niveau II de l’ONU | Niveau II de l’ONU | Niveau II de l’ONU | Niveau II de l’ONU |
| Arabe | Niveau II de l’ONU | Niveau II de l’ONU | Niveau II de l’ONU | Niveau II de l’ONU |
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
Avis spécial
Considérations des Nations Unies
Sans frais
LES NATIONS UNIES NE FACTURENT AUCUN FRAIS À AUCUNE ÉTAPE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (CANDIDATURE, ENTRETIEN D’ENTRETIEN, TRAITEMENT OU FORMATION). LES NATIONS UNIES NE S’INTÉRESSENT PAS AUX INFORMATIONS SUR LES COMPTES BANCAIRES DES CANDIDATS.
