Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d’un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde. Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles.
L’ESSENTIEL
Sous la supervision hiérarchique du Coordinateur de consortium et fonctionnelle des Coordinateurs Financier et RH, ce rôle assure la gestion financière et des ressources humaines des projets mis en œuvre dans la zone de santé de Hauts-Plateaux.
Le/la responsable administratif/ve & financier.e supervise 1 personne, l’assistant administratif et financier des Hauts-Plateaux de Kalehe.
TACHES ET RESPONSABILITÉS AU SEIN DE L’ONG
Sous la supervision du Coordinateur de consortium, le Responsable Administratif et Financier est chargé de :
Administratif/Ressources Humaines :
- Veiller à la mise à jour des dossiers des membres du personnel du projet et des dossiers administratifs et en assurer l’archivage physique et électronique.
- Mettre en œuvre les politiques et outils RH au niveau des équipes projets et appuyer le Coordinateur RH dans leur mise à jour éventuelle.
- Assurer l’application du règlement d’ordre intérieur, gérer les congés et absences du personnel.
- Établir les contrats de travail du personnel du projet pour signature ainsi que les renouvellements de contrats et/ou d’avenants contractuels.
- Transmettre au Coordinateur RH de la mission
- Toutes les données administratives pour la gestion des prestations, déclarations aux organismes sociaux du personnel du projet.
- Un rapport mensuel RH des projets, en veillant à la qualité des informations contenues dans ce rapport.
- Les data mensuels des salaires des projets.
- En collaboration avec le Coordinateur de consortium et le Coordinateur RH, mener les procédures disciplinaires et enquêtes, en cas de besoin sur instruction de la Coordination.
- Produire et tenir à jour les organigrammes du projet en s’assurant de leur cohérence avec les besoins opérationnels.
- Organiser et participer aux recrutements, à l’intégration et aux débriefings du personnel du projet.
Finance :
- Assurer le contrôle des imputations comptables et analytiques conformément aux budgets approuvés, la vérification des pièces comptables, le contrôle des inventaires de caisse et les rapprochements bancaires.
- Veiller au suivi et à la régularisation des comptes d’avances.
- Assurer l’envoi des clôtures comptables mensuelles au Coordinateur Financier de la mission dans le respect des procédures de clôture et d’archivage des pièces justificatives.
- Participer activement à l’élaboration des budgets des projets.
- Produire & communiquer aux différents responsables les suivis budgétaires mensuels des projets avec les dépenses réalisées, mettre à jour les dépenses prévisionnelles avec le Coordinateur de consortium (y compris les couvertures financières).
- Préparer et communiquer au Coordinateur Fin les rapports financiers des bailleurs (rapports intermédiaires et finaux).
- Préparer et communiquer les demandes de trésorerie pour envoi au Coordinateur Financier de la mission.
- Organiser les mouvements de fonds entre la coordination et les bases conformément aux procédures internes (manuel de sécurité des fonds). Tenir à jour la check-list de sécurité des fonds sur les différents projets.
En tant que Responsable d’équipe : coordonner le travail et les tâches des différents membres des équipes Finance & RH sous sa responsabilité directe, afin de garantir un cadre de travail optimal en fonction des moyens et priorités des activités des projets.
Exemples de tâches :
- Identifier les besoins en ressources humaines, superviser les recrutements, créer/réviser les descriptions de tâches et faciliter l’introduction des nouveaux membres de l’équipe.
- Encadrer les membres de son équipe ; élaborer les plans d’action annuels, fixer les objectifs individuels, effectuer les évaluations, organiser les back-ups en cas de congé, absence, prendre les mesures disciplinaires.
- Superviser l’Assistant financier dans la réalisation de ses tâches.
En tant que membre de l’équipe projet, vous représentez l’organisation (ONG) auprès des organismes externes ; vous contribuez à analyser, communiquer et apporter les améliorations nécessaires, afin de permettre le déroulement optimal des processus RH & Financiers sur les bases
Exemples de tâches :
- Participer avec l’équipe projet et la coordination pays à la réflexion sur l’évolution/programmation des projets.
- Rédiger les rapports réguliers sur ses activités.
- Effectuer des contrôles internes ad-hoc sur les projets.
VOTRE PROFIL
Formation et expérience
- Bac + 3 en sciences économiques ; gestion financière ; comptabilité.
- Formation type BIOFORCE : gestion financière et RH un atout.
- Expérience d’au moins 3 ans en gestion administrative et financière en ONG exigée.
- Expérience en RDC souhaitée.
Compétences et qualités requises
- Maîtrise du français ; connaissance de l’anglais et des langues locales de la RDC est un atout.
- Maîtrise du package Office et de SAGA.
- Capacités d’analyse, de synthèse, de rigueur.
- Capacité d’organisation de travail et de gestion des priorités, avec forte pression professionnelle et dans des contextes de crise humanitaire.
- Communication efficace et efficiente avec autrui.
- Autonomie et très bonne gestion du stress.
NOUS OFFRONS
- Contrat à durée déterminée (CDD) 6 mois (renouvelable sous réserve de financements).
- Un cadre de travail dynamique et international avec un soutien rapproché depuis le siège de MdM-BE à Bruxelles ;
- Conditions salariales :
- Rémunération brute : 2 863,56€ brut/mois pour 5 ans d’expérience ; 3 009,63€ brut/mois pour 10 ans d’expérience ; expérience pertinente reconnue.
- Perdiem : 651 €/mois.
- Excellente couverture assurantielle : santé, rapatriement, prévoyance
- Cotisation à un mécanisme de retraite ou paiement de l’équivalent de 421,95€ supplémentaire par mois.
- Prise de poste : dès que possible.
- Lieu de mission : Bushaku, Hauts Plateau de Kalehe.
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