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Relève du : PDG, MML
Résumé du poste :
Fournir un secrétariat administratif et une assistance personnelle au PDG, Mobile Money Limited pour assurer le fonctionnement efficace du bureau du PDG MML.
Rôle de l’emploi
- Effectuer une grande variété de tâches administratives pour le PDG, y compris, mais sans s’y limiter, la gestion d’un calendrier de rendez-vous extrêmement actif ; remplir les rapports de dépenses; rédiger et préparer une correspondance parfois confidentielle; organiser des plans de voyage, des itinéraires et des agendas complexes et détaillés ; et compiler des documents pour les réunions liées aux voyages.
- Planifier, coordonner et s’assurer que l’horaire du PDG est strictement respecté. Fournit un rôle de «gardien» et de «passerelle», créant des situations gagnant-gagnant pour un accès direct au temps et au bureau du PDG.
- Communiquer directement, et au nom du PDG, avec le personnel et d’autres personnes, sur les questions liées au programme et aux initiatives du PDG.
- Rechercher, hiérarchiser et suivre les problèmes et préoccupations entrants adressés au PDG, y compris ceux de nature sensible ou confidentielle, et déterminer le plan d’action, le renvoi ou la réponse appropriés.
- Fournir un pont pour une communication fluide entre le PDG et les départements internes ; faire preuve de leadership pour maintenir la crédibilité, la confiance et le soutien des cadres supérieurs.
- Travailler en étroite collaboration et efficacement avec les équipes MML et le PDG pour le tenir bien informé des responsabilités, des idées et du suivi des engagements à venir.
- Assurer le leadership pour établir des relations essentielles au succès de l’organisation et gérer une variété d’initiatives spéciales pour le PDG, dont certaines peuvent avoir un impact organisationnel.
- Compléter avec succès les aspects critiques des livrables avec une approche pratique, y compris la rédaction de lettres d’accusé de réception, de correspondance personnelle et d’autres tâches qui facilitent la capacité du PDG à diriger efficacement l’entreprise.
- Prioriser les besoins conflictuels ; gérer les affaires rapidement, de manière proactive et assurer le suivi des initiatives jusqu’à leur réussite, souvent avec des contraintes de délai.
- Toute autre tâche commerciale assignée par le supérieur hiérarchique.
Éducation
- Baccalauréat minimum en sciences humaines et sociales
- Certification professionnelle, par exemple, Certified Administrative Professional (CAP) / Certified Professional Secretary (CPS) ou une certification connexe est requise
Expérience
- Minimum de 3 ans d’expérience pertinente
- Expérience antérieure dans un rôle d’assistant personnel, de secrétaire de direction ou de chef de bureau
Entraînement
- Par analyse de compétences
Compétences
Compétences professionnelles/techniques
- Bonne capacité d’analyse et de réflexion.
- Bonnes compétences en communication – à la fois verbales et écrites
- Bonnes compétences en matière de rédaction de rapports et d’affaires
- Connaissance des pratiques et procédures de bureau standard
- Bonnes manières d’affaires et intégrité
- Doué pour le numérique et curieux
- Capacité à suivre les processus établis.
- Très organisé avec d’excellentes compétences en gestion du temps
- Bonne gestion des intervenants
- Capacité à communiquer de manière claire et concise avec les clients de tous les niveaux, tant à l’interne qu’à l’externe.
- Très familier avec les suites logicielles, telles que Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint)
- Expérience dans la création et la maintenance de systèmes et de procédures de gestion de bureau.
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à hiérarchiser les charges de travail.
Aptitudes/compétences physiques :
- Solides compétences organisationnelles qui reflètent la capacité d’effectuer et de hiérarchiser plusieurs tâches de manière transparente avec une excellente attention aux détails et un engagement envers l’organisation.
- Très bonnes compétences interpersonnelles et capacité à établir des relations avec les parties prenantes, y compris le personnel et les partenaires externes
- Maturité émotionnelle
- Capacité avérée à gérer des informations confidentielles avec discrétion, à s’adapter à diverses demandes concurrentes et à démontrer le plus haut niveau de service et de réponse client/client.
- Capacité démontrée à atteindre des objectifs de haute performance et à respecter les délais dans un environnement en évolution rapide.
- Penseur tourné vers l’avenir, qui recherche activement des opportunités et propose.
- Compétences de courage – Esprit d’équipe efficace, gère ses performances personnelles, extrêmement efficace de manière indépendante, bonne gestion des conflits, prend et gère la responsabilité à son niveau.
- Energy & Drive – Innovant, prend des initiatives, est axé sur les résultats et se développe de manière cohérente.
- Compétences personnelles – Digne de confiance, intégrité et éthique dans les relations
- Compétences opérationnelles – Capacité à se concentrer sur les priorités et les plans, à gérer et à surveiller efficacement le travail.
Compétences comportementales :
Doit vivre les valeurs MTN de
- Peut faire; Intégrité; direction; Innovation; Des relations
Doit présenter les comportements vitaux MTN de
- Franchise complète, responsabilité complète, collaboration active et faites-le.
Méthode d’application
Les candidats qualifiés doivent indiquer le numéro de poste vacant Ref no MMLADTRACK001 comme objet de l’e-mail et s’assurer que les CV sont enregistrés à leur nom. Les candidatures sans sujet et les CV enregistrés à leur nom seront automatiquement disqualifiés.
Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer leur Curriculum Vitae avant le 13 février 2023 à : [email protected]
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
