MTN Group recrute pour ce poste (14 Février 2024)

Mission/ Objectif principal du poste

La responsabilité du bureau du coordinateur du PDG est de soutenir le directeur général/PDG de Bayobab et le reste de l’équipe avec une variété de services de soutien administratif et de coordination tout en contribuant au bon fonctionnement du bureau du directeur général/PDG. La nature du soutien comprendra, sans toutefois s’y limiter, la planification d’événements/réunions, le traitement des dépenses, la gestion proactive du calendrier/itinéraire du cadre affecté, les communications internes, les arrangements de voyage et de logistique, l’organisation administrative des activités internes et externes, la gestion des parties prenantes, le suivi administratif. projets, responsabilités de contrôleur de documents, etc… Le bureau du coordinateur du PDG soutiendra et coordonnera avec l’équipe marketing les activités marketing de Bayobab.

Le bureau du coordonnateur du PDG relève du : MD/CEO Global Connect Office.

Domaines de performance clés :  responsabilités/résultats essentiels essentiels du poste (KPA)

Principaux livrables 

Le bureau du coordonnateur du PDG sera responsable d’atteindre les objectifs suivants :

Gestion de l’agenda et du calendrier, planification et priorisation pour le bureau du PDG de Bayobab :

• Permettre aux Chefs Bayobab d’équilibrer leurs responsabilités et de maximiser leur efficacité.
• Évaluer l’urgence et l’importance des situations/scénarios et prendre les mesures appropriées pour déterminer le niveau nécessaire d’implication de l’exécutif de Bayobab.
• Organiser et gérer des réunions ad hoc pour les besoins opérationnels quotidiens.
• Coordonner et aider aux préparatifs de voyage (vols, hébergement, transports, agendas et toute autre logistique nécessaire pour optimiser l’efficacité de toutes les personnes voyageant)
• Agir à titre de point de contact avec le PDG, en traitant et en distribuant les courriers confidentiels, les appels téléphoniques, les fax, etc.
• Coordonner et gérer le calendrier, les préparatifs de voyage et les horaires du PDG, en négociant les conflits potentiels et en déterminant des alternatives réalisables.

Administration :

• Responsable de toutes les tâches administratives fonctionnelles de base et ad hoc pour les chefs/SM/fonctions attribuées du GC
• Aider à planifier, coordonner et organiser des réunions fonctionnelles périodiques pour les chefs/SM/fonctions attribuées respectives du GC.
• Assurez-vous que toutes les informations pertinentes sont disponibles et à portée de main avant toute réunion, que les salles de réunion sont réservées et bien équipées pour les réunions.
• Gérer la commande, la réception et la gestion des fournitures de bureau et de la papeterie, les demandes de restauration et de messagerie, ainsi que la coordination avec les fournisseurs, si nécessaire.
• Organiser, coordonner et fournir un soutien sur le terrain pour des événements et des réunions multipartites, le cas échéant (impliquant des Opcos/visiteurs, etc.)
• Développer et maintenir un processus efficace de documentation et de classement (électronique et matériel).
• Concentrez-vous sur la livraison du projet (du début à la fin) et la mise en œuvre.
• Effectuer le suivi des actions infimes, coordonner les réponses et faire remonter le cas échéant.
• Auto-supervision efficace pour assurer le bon fonctionnement du bureau du directeur général/PDG.
• Agir en tant que contrôleur de documents – implique d’avoir une compréhension claire des processus, politiques et procédures organisationnels clés et des connaissances sur l’accessibilité/le stockage.
• Effectuer diverses activités de secrétariat et de soutien administratif, notamment la rédaction de notes de service et de correspondances, la compilation de rapports, la création de feuilles de calcul et la manipulation des données des feuilles de calcul.

Coordination et soutien financier :

• Soutenir les demandes d’achat pour tous les achats liés à Bayobab (liés au projet, au marketing, aux avantages liés au style de vie, aux réservations de voyages), en garantissant de manière proactive que les approbations sont reçues en temps opportun et que les coûts sont surveillés.
• Gérer la réalisation, la soumission et le suivi des factures et des notes de frais/avances.
• Coordonner l’organisation d’événements sociaux liés au bureau du PDG. Cela comprend la préparation des estimations de coûts, la gestion des budgets et la coordination de toutes les activités pour le succès du programme.
• Aider à l’élaboration et à la gestion du budget du PDG (MOM/YOY).

Communication:

• Rédiger des communications internes liées aux réalisations commerciales de Bayobab.
• Préparer et rédiger de la correspondance critique, des présentations, des rapports et des feuilles de calcul avec une attention aux détails.
• Agit à titre de représentant des relations publiques pour Bayobab ;
• Soutenir les activités marketing de Bayobab avec l’équipe marketing.

Création de documents et de contenus stratégiques :

• Créez des documents de haut niveau traduisant les besoins de l’entreprise en présentations fonctionnelles.
• Créer du contenu et des analyses pour soutenir l’intention stratégique.
• Créer et maintenir des benchmarks pour mieux comprendre et améliorer les domaines de Bayobab.
• Aider, soutenir et fournir des commentaires et en effectuant des examens sur les documents, les présentations et les communications.
• Analyser, rassembler et résumer les informations commerciales et de marché.
• Rassembler les rapports d’activités pertinents des différentes unités du département assigné pour examen par le PDG.
• Développer les présentations requises par le PDG et coordonner leur compilation avec les contributions de diverses parties prenantes).

Dépendances de rôle

• Soutien actif des chefs et directeurs généraux des Bayobab ;
• Compréhension approfondie de la stratégie commerciale de Bayobab ;
• Compréhension approfondie de la stratégie et des besoins marketing de Bayobab ;
• Management des parties prenantes seniors.

Exigences du poste  (études, expérience, compétences et conditions de travail)

Éducation :

• Premier diplôme dans toute discipline connexe ;
• Anglais courant (autres langues un avantage).

Expérience:

• Minimum 3 à 5 ans d’expérience administrative ;
• Travailler dans diverses cultures et zones géographiques ;
• Expérience avérée en matière d’exécution et de gestion de tâches et de demandes concurrentes.

Compétences/Aptitudes :

• Forte éthique de travail, finisseur-complet, autonome ;
• Sens des affaires, résolution de problèmes, traitement/gestion de l’information, influence sur les autres.
• Interprétation des données, jugement, amélioration continue, reporting/analyse, synthèse
• Sérénité, tact et diplomatie ;
• Faites-le, Communication, Innovant, Agile, Responsable ;
• Souci du détail, priorisation.
• Gestion logistique, gestion des stocks, gestion des données ;
• Appréciation de l’informatique et des technologies de l’information ;
• Administration générale, planification et organisation, gestion d’événements, gestion des parties prenantes (internes et externes).

État général de fonctionnement :

• Conditions normales de travail MTN.
• Peut-être obligé de travailler des heures prolongées.