Le Programme alimentaire mondial est la plus grande organisation humanitaire au monde. Il sauve des vies en situation d’urgence et utilise l’aide alimentaire pour construire un chemin vers la paix.
POSTE 1 : Assistant de soutien aux entreprises G-5 (Bureau CD)
Titre du Poste : Assistant.e de Gestion (au Bureau du Directeur Pays)
Lieu d’Affectation : Conakry
Nom de Poste : 1
Type de contrat : Contrat à durée déterminée (FT)
Niveau : G5
Durée :
6 mois (renouvelables sous réserve de la disponibilité des fonds et de la performance du titulaire)
CADRE ORGANISATIONNEL:
Ce poste est à pourvoir au bureau de Guinée. Le titulaire qui assure des fonctions de gestion centralisée relève du Directeur Pays. À ce niveau, le titulaire de l’emploi concerné doit assumer la responsabilité de la bonne mise en œuvre de diverses activités d’aide à la gestion exigeant de lui qu’il interprète dans une certaine mesure les orientations et pratiques standards à sa disposition et de fournir un support administratif de qualité. Il/Elle doit pouvoir recommander des lignes d’action à ses collègues à divers échelons et peut assigner des tâches à des collègues moins expérimentés.
OBJETS ATTACHÉS AU POSTE :
Effectuer un large éventail de tâches et d’activités d’aide au Directeur Pays pour contribuer à une fourniture efficace des services.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS :
- Rassembler des informations à inclure dans des rapports, des courriers et divers autres documents pour aider d’autres membres du personnel à travailler avec efficacité.
- Répondre à des questions courantes et donner des orientations précises en temps voulu.
- Traiter et gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources.
- Gérer et alimenter des fichiers et des bases de données pour s’assurer que les informations sont structurées et que le personnel peut y facilement.
- Entretenir des relations avec diverses personnes en fournissant une aide à la gestion pour faciliter le partage des informations et la prestation de services à l’intention du personnel.
- Relire des rapports, des courriers et divers autres documents, en les corrigeant si nécessaire conformément aux directives établies.
- Contribuer à l’amélioration des procédures opératoires.
- Collecter des données et effectuer des analyses simples pour contribuer à une gestion efficace des informations de gestion.
- Donner des orientations à des collègues moins expérimentés pour les aider à s’acquitter de leurs tâches
- Accomplir toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement du service
NIVEAU DE QUALIFICATION ET D’EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE REQUIS MINIMAL :
Formation :
Diplôme universitaire ou spécialisé (Bac+2) en administration, gestion, secrétariat ou domaine connexe.
Expérience professionnelle :
Au moins cinq ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevé, dans le support Administratif, assortis d’une expérience minimale de deux (2) et à un poste similaire.
Connaissances et compétences :
• Connaissance des pratiques et des méthodes courantes de gestion, acquise dans le cadre d’une formation technique et de l’expérience professionnelle.
• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
• Excellentes capacités rédactionnelles et communicationnelles en français (la maîtrise de l’anglais est un atout).
• Aptitude à nouer et à entretenir des relations avec diverses personnes pour assurer un service d’appui efficace.
• Aptitude à mener des analyses simples de données et à corriger en toute autonomie des problèmes appelant une attention particulière.
• Aptitude à assurer le suivi et l’enregistrement d’opérations financières.
• Bonnes compétences en matière de communication nécessaires pour échanger des informations et travailler avec des personnes d’horizons divers.
• Aptitude à préserver la confidentialité des informations.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Connaissances linguistiques :
Maîtrise (niveau C) du Français. La maîtrise ou la connaissance intermédiaire d’une de l’anglais est un atout.
