Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation non gouvernementale internationale qui soutient les acteurs humanitaires en matière de sécurité en établissant des plateformes de coordination de la sécurité dans des contextes à risque.
Chargé(e) de Support Terrain
Aperçu du poste
Les principales responsabilités de ce poste consistent à superviser et à soutenir le bureau terrain dans les domaines des ressources humaines, de l’administration, de la logistique et des finances.
Le/la Chargé(e) de Support Terrain travaille sous la supervision hiérarchique du Conseiller Accès et Sécurité Humanitaire de l’Est, avec un lien fonctionnel auprès du Responsable Finance et celui des Opérations au bureau principal du pays.
Principales responsabilités
Finances
- Traiter les transactions de petite caisse et bancaires, émettre des avances de fonds conformément aux autorisations reçues, et mettre en place un système de suivi rigoureux pour les avances accordées, en collaboration avec le Responsable Financier.
- Rassembler les pièces justificatives nécessaires pour clôturer toutes les avances en cours avant la fin du mois.
- Préparer les chèques et les ordres de virement bancaire sur la base de dossiers complets et conformes. Soumettre les documents pour signature, effectuer les paiements et archiver les preuves de paiement ainsi que les factures de manière chronologique.
- Traiter les transactions effectuées via mobile ou coordonner les paiements lorsqu’ils ne sont pas centralisés au bureau principal du pays. Collecter et archiver les confirmations de réception des bénéficiaires finaux.
- Assurer la clôture comptable mensuelle dans les délais comptables correctement codées, convenus.
- Préparer les écritures allouées et rapprochées pour un import direct dans SUNSYSTEM.
- Compiler et organiser la documentation comptable et d’audit, télécharger les copies numériques classées par ordre chronologique sur SharePoint et transmettre les originaux au service des finances du bureau principal.
- Estimer les besoins en trésorerie du bureau terrain, des antennes et des déplacements professionnels à venir. Soumettre les demandes de transfert d’argent au service des finances en temps opportun.
- Servir de point de contact pour toutes les questions financières, apporter un soutien financier aux membres de l’équipe et participer à la formation des collaborateurs aux fonctions financières.
- Effectuer, au besoin, des déplacements dans d’autres bureaux pour fournir un soutien ou une orientation aux nouveaux collègues.
Ressources Humaines et Administration :
- Gérer les plannings des Gardiens, chauffeurs et le/la responsable du ménage/Cuisine sous la supervision du chef de bureau.
- Enregistrer et suivre les congés et autres absences du personnel du bureau terrain.
- S’assurer que l’ensemble des collaborateurs du bureau terrain connaissent et comprennent les règlements et politiques du personnel INSO.
- Gérer les passages frontaliers entre le Tchad et le Soudan pour les collègues d’INSO Soudan, en s’assurant du respect des procédures administratives, des formalités douanières et des autorisations nécessaires.
- Coordonner et faciliter les démarches administratives pour l’accueil et l’assistance des collègues d’INSO Soudan et de la coordination à Adré, en assurant la liaison avec les autorités locales et les partenaires pertinents.
Logistique, Approvisionnement et Opérations :
- Assister le superviseur dans les activités d’approvisionnement, en collaboration avec les équipes des opérations terrain et des programmes.
- Veiller à ce que le processus d’approvisionnement respecte les SOPs, avec une documentation complète pour chaque achat.
- Participer à l’identification de fournisseurs appropriés, à la collecte des devis, à la documentation du processus d’approvisionnement et à la gestion des dossiers électroniques et papier relatifs aux achats.
- Être responsable de la diffusion des appels d’offres (RFQs), de la préparation des analyses d’offres et de l’émission des bons de commande.
- Coordonner les arrangements logistiques pour les événements liés aux projets, tels que les ateliers, séminaires et autres activités de formation.
- Contribuer à la gestion et à l’administration des ressources du bureau, y compris l’espace de travail, les biens (comme les ordinateurs portables) et les systèmes et équipements de bureau associés.
- Maintenir et mettre à jour la liste d’inventaire conformément aux exigences d’INSO et soumettre des rapports périodiques.
- Veiller à ce que tous les biens soient étiquetés et à tenir un registre des mouvements des actifs.
- Assurer une vérification physique des actifs sur une base semestrielle.
- Surveiller les mouvements des véhicules à l’aide des fiches de suivi des véhicules.
- Gérer les réparations et l’entretien des installations, équipements et véhicules d’INSO.
- Maintenir un stock suffisant de fournitures de bureau et de carburant pour le bureau.
- Mettre en œuvre les pratiques et politiques logistiques et coordonner étroitement avec le Responsable des Opérations en ce qui concerne les contrats et l’approvisionnement en biens et services.
Exigences obligatoires du poste
- De préférence au moins 2 ans d’expérience professionnelle pertinente dans des rôles similaires au sein d’ONG
- Diplôme en logistique, finance, gestion ou dans un domaine pertinent
- Un certificat professionnel
- Maîtrise de MS Excel
- Grande attention aux détails
- Capacité à traiter de grandes quantités de données
- Maîtrise de l’arabe tchadien
- Bonne connaissance du Français et de l’anglais (tant à l’écrit qu’à l’oral)
- Compétences en matière de gestion du temps
- Compréhension des principes et pratiques humanitaires.
Compétences personnelles clés
-Très organisé et capable de fournir un travail dans des délais serrés
-Excellentes compétences interpersonnelles et de communication
-Excellentes capacités d’analyse
-Esprit d’équipe et capacité à travailler dans un environnement multiculturel
Termes et conditions :
Seuls les candidats de nationalité tchadienne sont éligibles à ce poste.
Ce poste est un contrat à durée déterminée de 06 mois (renouvelable) à temps plein, basé à Abéché. Le salaire et les avantages sociaux seront basés sur la politique de la mission Tchad, garantissant une rémunération équitable et transparente en fonction des responsabilités et du contexte local.
Politique de protection et recrutement
INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux potentiel membre du personnel, administrateur et bénévoles.
Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre code de prévention et protection au long du processus de recrutement.
Comment postuler?
Les candidat(e)s intéressé(e)s sont invité(e)s à soumettre leur candidature à [email protected] au plus tard le 20/02/2026 en mentionnant « Chargé(e) Support Terrain Est » en objet, et en incluant :
- Lettre de motivation spécifiant comment vous répondez aux exigences obligatoires, vos motivations pour postuler et ce que vous espérez apporter à INSO (1 page maximum).
- CV actualisé (3 pages maximum);
- Carte de demandeur d’emploi ONAPE.
Merci de ne pas envoyer d’informations supplémentaires. Les candidats ne respectant pas les directives ci-dessus seront automatiquement éliminés. Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.
