Action contre la Faim | ACF International, une organisation humanitaire mondiale engagée dans la lutte contre la faim dans le monde, œuvre pour sauver la vie d’enfants malnutris tout en fournissant aux communautés un accès à l’eau potable et à des solutions durables contre la faim.
Dans le cadre de ses activités, ACF est à la recherche d’un.e (1) Réceptionniste, pour sa Coordination de Kinshasa.
Finalité du poste :
La (le) Réceptionniste assure l’accueil des invité.e.s, la gestion des courriers (entrants et sortants), la gestion d’un petit stock des fournitures de bureau conformément aux procédures ACF, l’appui au Responsable liaison et le département RH.
Tâches et responsabilités :
- Accueillir les personnes qui entrent dans le bâtiment ;
- Répondre aux demandes d’informations du public (invité.e.s et visiteur(se)s) ;
- Orienter et le cas échéant, accompagner les visiteur(se)s vers les services ou les employé(e)s concerné(e)s.
- Effectuer la réception, l’enregistrement et la distribution des courriers entrants conformément aux procédures internes;
- Rédiger et archiver les documents administratifs (Ordre de mission, lettre de demande de visa, correspondances, etc.) ;
- Assurer le suivi des validations des documents administratifs et leur partage avec les bases
- Gérer les réservations de la salle de réunion bureau Kinshasa ;
- Gérer les agendas et la prise de rendez-vous entre le personnel et les partenaires ;
- Contribuer à l’organisation des réunions internes et externes, y compris la prise des notes et la rédaction des comptes rendus selon la nécessité ;
- Gérer les fournitures du bureau et veillez à leurs disponibilités ;
- Contribuer à un bon environnement de travail de l’équipe ;
- Participer aux autres taches visant à aider ses collègues et supérieurs, selon les besoins ;
- Effectuer les réservations de vol et logement auprès des compagnies aériennes et hôtels validés par l’organisation, faire le suivi et partager les billets d’avion aux et bases concernées ;
- Actualiser de manière journalière le planning des mouvements aériens ;
- Organiser les pickups des employé.e.s et partenaires qui voyagent au départ et à l’arrivée de Kinshasa conjointement avec le Radio opérateur ;
- Traiter les factures des agences de voyage et hôtels pour le paiement ;
- Calculer les frais d’indemnités des employé.e.s expatrié.e.s. (Perdiem, allocation break, allocation enfant, etc.)
Profil recherché :
Diplôme / Niveau d’études et Expérience:
- Diplôme de niveau BAC+3 en Secrétariat, Administration, Hôtellerie, Communication, Gestion ou toute autre formation équivalente ;
- Minimum d’un ans d’expérience dans un poste similaire (Réceptionniste, Secrétaire, Assistant.e de direction, etc.) au sein d’une ONG internationale
- Une expérience avec ACF est un atout majeur.
Compétences en secrétariat et bureautique/Savoirs faire :
- Capacités de communication (accueil physique, téléphone, e-mail) ;
- Capacité de gérer plusieurs activités différentes en même temps et à prioriser,
- Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral, Connaissances de l’Anglais est un atout ;
- Bonne connaissance des langues nationales (Lingala, Swahili, etc);
- Bonne connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Imprimante, scanner, photocopieur…) ;
- Compétences dans la gestion des plannings.
Compétences et Qualités requises/ Savoirs être:
- Excellent sens de l’accueil, du relationnel et du service ;
- Sens de la confidentialité ;
- Esprit d’équipe ;
- Sens de l’organisation, de la planification et de l’anticipation
- Disponibilité, Rigueur et réactivité ;
- Attention aux détails,
- Bonne communication, remonté des informations ;
- Résolution des problèmes
COMMENT POSTULER ?
Les personnes résidentes dans la ville de Kinshasa intéressées par cette position, doivent renseigner le formulaire de candidature en cliquant sur le lien suivant : https://forms.gle/WF5zqAD4XGj37bdC9
