Ce poste est à pourvoir au sein de la Mission des Nations Unies pour la stabilisation en République démocratique du Congo (MONUSCO), à Kinshasa, au sein du Bureau conjoint des Nations Unies aux droits de l’homme. L’assistant administratif (Assistante administrative) à ce niveau gérera efficacement toutes les questions administratives liées au Bureau, notamment la gestion des ressources humaines, du budget et des finances. Il fournira également un soutien administratif général au personnel du Bureau. L’assistant(e) administratif(ve) sera placé(e) sous l’autorité du/de la Directeur(trice) adjoint(e) du BCNUDH.
Responsabilités
Gestion des ressources humaines
• Coordonne les actions relatives aux transactions liées à l’administration des activités de ressources humaines de la section/du bureau, par exemple le recrutement, le placement, la réinstallation, l’évaluation des performances, les examens de classification des postes, la cessation de service des membres du personnel, la formation, etc., en veillant à la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU. Assure la liaison avec les bureaux administratifs et des ressources humaines concernés, selon les besoins.
• Supervise la tenue des dossiers d’avis de vacance de poste et assure le suivi de l’état d’avancement des avis de vacance.
• Tient à jour les dossiers d’évaluation des performances de la section/du bureau. Aide à formuler des réponses relatives aux cas de réfutation.
• Conseille le personnel sur les questions de visa et autres règles et réglementations pertinentes ; coordonne l’intégration et l’orientation des nouveaux membres du personnel de la section/du bureau.
• Fournit des conseils et répond aux questions sur les procédures et processus de classification.
• Fournit des informations et des conseils au personnel/aux consultants concernant les conditions de service, les devoirs et responsabilités, les privilèges et les droits prévus par le Statut et le Règlement du personnel. Français • Surveille les tableaux d’effectifs de la section/du bureau pour diverses activités de ressources humaines, par exemple, les nominations, les départs à la retraite, l’expiration des nominations, les réaffectations, les transferts et les mouvements de personnel. Budget et finances
• Fournit une assistance et une coordination d’expert dans la préparation et l’élaboration du plan de travail et du budget de la section/du bureau.
• Aide au suivi du budget/plan de travail par rapport à divers budgets, sur une base régulière, suggère des réaffectations de ressources et met en œuvre les réaffectations si nécessaire.
• Collecte des données à partir de bases de données pertinentes et prépare des rapports financiers personnalisés si nécessaire.
• Examine, analyse et aide à la finalisation des estimations de coûts et des propositions budgétaires, en termes de besoins en personnel et hors personnel pour la section/le bureau, y compris les aspects programmatiques :
• Aide les gestionnaires à élaborer les besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
• Surveille l’exécution du budget/les dépenses et recommande la réaffectation des fonds si nécessaire.
• Examine et vérifie la disponibilité des fonds pour toutes les demandes en s’assurant que le bon objet de dépense a été imputé. Assure que les allocations et les taux de change au sein des systèmes concernés sont mis à jour régulièrement.
• Surveille les ressources extrabudgétaires, y compris l’examen des accords et des plans de coûts, en veillant au respect des réglementations et des règles ainsi que des politiques et procédures établies.
• Aide à la préparation des rapports d’exécution budgétaire de fin d’année.
• Aide à la finalisation des rapports d’exécution budgétaire, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles. Administration générale
• Coordonne la fourniture de conseils, de formations et de supervision quotidienne aux autres membres du personnel dans son domaine de responsabilité.
• Fournit une assistance à la rédaction des accords avec le pays hôte accords budgétaires et contributions pour subventions ou autres activités, selon le cas.
• Identifier et résoudre divers problèmes dès qu’ils surviennent, en déterminant les mesures appropriées.
• Assurer une coordination étroite avec les unités de service et assurer une liaison régulière avec les membres de l’équipe interne, tant au siège que sur le terrain.
• S’acquitter d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (p. ex., programme de voyages opérationnels, suivi des comptes et des paiements aux fournisseurs et aux prestataires individuels pour les services, aménagement de l’espace physique et identification des besoins en technologies de bureau et maintenance des équipements, logiciels et systèmes, organisation et coordination des séminaires, conférences et traductions).
