A PROPOS DE MERCY CORPS :
Mercy Corps est une organisation internationale de premier plan motivée par la conviction qu’un monde meilleur est possible. En cas de catastrophe et dans les épreuves, dans plus de 40 pays du monde entier, nous nouons des partenariats pour mettre en place des solutions audacieuses, afin d’aider les gens à triompher de l’adversité et à construire des communautés plus fortes de l’intérieur. Maintenant et pour l’avenir.
Titre du Poste 1 : Coordonateur /trice en suivi, évaluation, recherche et apprentissage (MERL) et en collaboration, apprentissage et adaptation (CLA) – Youth Connect
RESUME DU PROGRAMME / DEPARTEMENT :
Mercy Corps intervient au Burkina Faso dans l’humanitaire et de développement afin d’alléger la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés sécurisées et productives. Mercy Corps œuvre pour la promotion de la paix au Burkina Faso. Actuellement, Mercy Corps met en œuvre plusieurs projets de développement et d’assistance humanitaire avec un budget global de plus de 27 millions de dollars avec plusieurs bases sur le terrain au Burkina Faso – Kaya, Fada N’Gourma, Ouahigouya, Pô et Gaoua– et avec son bureau principal à Ouagadougou.
Mercy Corps recherche un coordinateur chargé du suivi, de l’évaluation, de la recherche et de l’apprentissage (MERL) et de la collaboration, de l’apprentissage et de l’adaptation (CLA) pour diriger les activités MERL et CLA sur le terrain pour un programme de cinq ans financé par l’USAID, Youth Connect (YC) au Burkina Faso. Le but de ce programme est de réduire la vulnérabilité des jeunes à l’extrémisme violent. Le programme a deux objectifs : a) augmenter les opportunités économiques pour les jeunes, et b) augmenter le niveau d’engagement civique des jeunes. Le but et les objectifs du programme YC s’alignent sur les cadres généraux de l’USAID Bridge et du Partenariat pour le développement du Sahel (SDP), qui décrivent les besoins critiques non satisfaits comme les principaux moteurs de l’extrémisme violent, recrutement au Sahel : mauvaise gouvernance, manque d’opportunités économiques et exclusion perçue des avantages et services fournis et facilités par les gouvernements de la région. Les activités se concentrent sur l’équipement des jeunes vulnérables avec des compétences techniques et de vie, des réseaux et des capitaux pour améliorer les moyens de subsistance et faciliter les opportunités de s’engager activement avec et d’influencer leurs communautés. Le programme est mis en œuvre par un consortium de partenaires.
Résumé général du poste :
Le coordinateur MERL & CLA rendra compte au Directeur MERL & CLA basé au Niger/Burkina et supervisera les agents de S&E basés dans les bureaux de district. Il/elle fournira des appuis quotidiens à un Gestionnaire de base de données et des conseils quotidiens au personnel MERL partenaire, et collaborera étroitement avec un responsable de la recherche. Les Coordinateurs contribuent à tous les produits et services de MERL & CLA et sont responsables de la mise en œuvre des plans et activités de MERL & CLA. Les catégories de responsabilités comprennent.
• Gérer l’équipe MERL & CLA et les achats, diriger la mise en œuvre des produits et services MERL,
• Fournir un leadership stratégique fondé sur des preuves,
• Soumettre les contributions aux produits livrables de MERL au Directeur MERL,
• Contribuer aux rapports et aux communications, et
• Amélioration personnelle
RESPONSABILITÉS PROFESSIONNELLES
Les catégories énumérées dans la section ci-dessus sont décrites plus en détail ci-dessous. D’autres tâches peuvent être assignées selon les besoins.
Appuyer le Directeur
- Fournir une assistance technique MERL à l’équipe MERL sous sa supervision et au personnel programmatique.
- Apporter une assistance technique à la conception des enquêtes, études, recherches et évaluations
Leadership de l’équipe MERL & CLA
Le rôle du coordinateur MERL & CLA est de gérer et de coordonner les agents de suivi et d’évaluation (M&E) basés sur le terrain dans trois bureaux locaux. Ce poste soutient le Directeur MERL & CLA.
- Créer et maintenir un environnement de travail fondé sur le respect mutuel, où les membres de l’équipe s’efforcent d’atteindre l’excellence.
- Assurer la couverture des services MERL & CLA dans les bureaux extérieurs.
- Communiquer les problèmes de dotation en personnel au Directeur MERL et CLA.
- Réaliser des évaluations annuelles des performances de tous les subordonnés directs du responsable du suivi et de l’évaluation.
- Appuis/Conseils quotidiens au Gestionnaire de base de données et au personnel MERL partenaire
- S’assurer que les membres de l’équipe respectent l’accord de coopération conclu avec l’USAID.
- Contribuer à l’adhésion de BYC à la politique MEL de Mercy Corps, y compris l’utilisation de Tola Data, à la politique de conservation des enregistrements du programme de Mercy Corps et à la politique de données responsables, ainsi qu’aux évaluations régulières de la qualité des données.
- Soutenir le Directeur MERL& CLA dans la gestion des contractants MERL et CLA.
- Servir de point de contact pour les chercheurs et les évaluateurs, selon les besoins.
- Organiser la logistique sur le terrain pour les consultants REMF externes ou basés au siège.
Leadership technique MERL & CLA
Le coordinateur MERL & CLA gérera, supervisera et coordonnera les activités MERL & CLA sur le terrain (suivi, évaluation, évaluations de la qualité des données (AQD), formation MERL, apprentissage). Il/elle appuiera à la conception, au design et au développement des outils , produits et services MERL et à leur révision. Les outils peuvent comprendre, sans s’y limiter, les éléments suivants : a) questionnaires de collecte de données/guides qualitatifs et technologie/numérisation, b) base de données YC, c) procédures opérationnelles standard, d) plan MERL, e) plans de travail, et f) rapports de voyage. Les produits peuvent inclure, sans s’y limiter, des ensembles de données sur : a) l’enregistrement des participants, b) la participation aux activités, c) les résultats des évaluations des participants stagiaires, d) l’enquête qualitative trimestrielle, e) les enquêtes auprès des participants, et f) les études pilotes intensives. Les services peuvent inclure, mais ne sont pas limités à : a) la formation MERL & CLA, b) le mentorat, c) l’animation d’ateliers de stratégie et de planification, et d) des discussions sur l’interprétation et l’utilisation des données.
- Développer les plans de travail annuels et trimestriels de MERL & CLA avec les agents de S&E, en coordonnant les flux de travail et les mouvements sur le terrain avec l’équipe MERL & CLA et le personnel technique.
- Appuyer à la conception, et organiser la mise en place et la mise en œuvre des produits MERL & CLA énumérés dans le paragraphe d’introduction.
- Diriger la conception et la révision des outils énumérés dans le paragraphe d’introduction.
- Soutenir les agents de suivi et d’évaluation pour fournir les services énumérés dans le paragraphe d’introduction.
- Élaborer des plans de tabulation des indicateurs et travailler avec l’équipe technique pour tabuler les valeurs des indicateurs, comprendre les résultats et appliquer l’apprentissage.
- Analyser les données collectées à l’attention de l’équipe programme en vue d’orienter efficacement à la prise de décision
- Tenir à jour le tableau de suivi des performances et veiller à la mise à jour des performances dans Tola data pour la partie Burkina Faso
- Organiser et exécuter des évaluations de la qualité des données.
- Soutenir le responsable de l’environnement dans la surveillance de l’environnement.
- YC Aide à la prise de décision fondée sur des données probantes
- Le coordinateur MERL & CLA fournira un soutien à la prise de décision basée sur des preuves au personnel technique basé à Ouagadougou. Il/elle aidera les agents de S&E à faire de même dans les bureaux de terrain. Le soutien au personnel technique est fourni par les services de l’équipe MERL & CLA, comme indiqué dans le paragraphe d’introduction de la section précédente.
- Fournir une formation MERL & CLA à l’équipe technique basée à Ouagadougou et aider les agents de S&E à faire de même dans les bureaux de terrain.
- Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre du plan CLA en facilitant les discussions avec l’équipe technique sur l’identification des besoins en données qui seront collectées par le biais des activités de suivi et d’enquête.
- Discuter des données du suivi trimestriel et de l’enquête annuelle avec l’équipe technique pour en tirer des conclusions et déterminer les actions à entreprendre pour les plans de travail trimestriels et annuels.
- Soutien aux rapports et aux communications du YC
Le coordinateur MERL & CLA aidera à la construction des produits MERL de manière à ce qu’ils contribuent aux rapports au donateur, fournissent des données au siège de Mercy Corps, et fournissent des informations pour les produits de communication.
- Contribuer à la création du calendrier des rapports et des responsabilités et expliquer, si nécessaire, à l’équipe technique.
- L’équipe MERL & CLA contribuera aux rapports trimestriels et annuels (programme et finances) et aux plans de travail annuels. La soumission à l’USAID n’est pas la responsabilité de l’équipe MERL & CLA.
- Fournir des données et des informations à l’équipe de communication pour les messages, le marketing et les livrables aux donateurs, en coordination avec le conseiller et en soutien à l’équipe technique.
- Contribuer aux ressources internes de Mercy Corps, y compris la bibliothèque numérique, le Hub et le Workplace, afin d’améliorer l’apprentissage organisationnel lorsque cela est pertinent pour MERL.
- Aider le Directeur à présenter le S&E du programme, la recherche et l’apprentissage aux parties prenantes externes et à l’équipe du programme de manière à influencer les décideurs et à promouvoir les adaptations à partir de l’apprentissage.
- Soumissions des livrables contractuels de MERL
- L’accord de coopération avec USAID contient plusieurs produits livrables de MERL. Ces produits livrables sont une obligation contractuelle du programme BYC et la responsabilité du Directeur MERL & CLA, avec le soutien du coordinateur MERL & CLA. Les produits livrables contractuels sont les suivants :
• Plan annuel de suivi, d’évaluation et d’apprentissage (AMELP),
• tableau annuel des performances des indicateurs, – soumission annuelle des données d’enquête à la bibliothèque de données numériques, – données annuelles du système d’information géographique, et
• Données annuelles de formation dans le système TraiNet.
• les rapports d’enquête de base, d’évaluation à mi-parcours et d’évaluation finale, et – les rapports des consultants. Auto – amélioration Dans le cadre de notre engagement envers l’apprentissage organisationnel et pour soutenir notre compréhension que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu’elles servent – nous attendons de tous les membres de l’équipe qu’ils consacrent 5% de leur temps (2 heures par semaine) à des activités d’apprentissage qui bénéficient à Mercy Corps ainsi qu’à eux-mêmes.
RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE SUPERVISION Le coordinateur MERL & CLA supervisera tous les agents de suivi et d’évaluation dans les bureaux locaux du Burkina Faso.
RESPONSABILITÉ : Rend compte directement au Directeur MERL & CLA. La supervision administrative et la coordination des activités au Burkina Faso seront assurées par le Chef de projet adjoint.
Travaille directement avec l’équipe MERL & CLA, les conseillers techniques, les équipes de terrain, les partenaires du consortium, le gouvernement local, l’USAID et d’autres parties prenantes. –
Les membres de l’équipe de Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts visant à rendre des comptes, en particulier à nos bénéficiaires et aux normes internationales guidant le travail de secours et de développement international, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets de terrain.
CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE
Maîtrise en études de développement, méthodes de recherche, statistiques, économie, sciences sociales, suivi et évaluation, gestion de projet ou autre domaine pertinent requis. Un diplôme de troisième cycle est préférable. 3-5 ans de travail dans le domaine du MERL au niveau d’un programme ou d’un pays.
Formation théorique et pratique en matière de MEL et de recherche.
Expérience des méthodes et techniques qualitatives et quantitatives participatives. – D’excellentes compétences quantitatives et la maîtrise d’Excel, de progiciels statistiques tels que STATA, R ou SPSS, de logiciels de visualisation tels que Tableau ou Power BI, et d’outils SIG tels que QGIS, ArcGIS ou Google Earth Pro sont préférables. Expérience de la gestion des données, y compris la capacité de structurer et de rassembler des ensembles de données pour faciliter l’analyse.
Compréhension avérée des statistiques intermédiaires et capacité à résumer les résultats en utilisant des ensembles de données multiples. Une expérience antérieure de la supervision est un atout. Utilisation de la technologie des programmes dans une fonction MERL souhaitable. Maîtrise du français parlé et écrit requise ; anglais fonctionnel parlé et lu un plus. Expérience de travail sur des programmes USAID souhaitée.
Titre du Poste 2 : Assistant (e) opérations
DESCRIPTION GENERALE DU POSTE :
Etant membre à part entière de l’équipe des Opérations du Burkina Faso et sous la supervision du Chef de base de Ouahigouya, l’Assistant Opération sera responsable de la gestion efficace et rationnelle de la flotte, des assets, des entrepôts, des équipements et mobiliers du bureau ainsi que la gestion des achats. L’Assistant Opérations veillera au respect strict des procédures, politiques et SOP de Mercy Corps et exigences des bailleurs de fonds dans la gestion de tous les services logistiques et les achats. Il/elle renforce les capacités de l’équipe sous sa supervision à travers les feedbacks constructifs, le coaching et la références de ceux aux ressources internes de Mercy Corps. Il/elle apporte un soutien technique aux membres de l’équipe sous sa supervision et veille à ce que les politiques et procédures de Mercy Corps en matière de gestion logistique soient observées et correctement mises en application. Il/elle joue le rôle de Point Focal Sécuritaire de la base en l’absence du Chef de Base.
RESPONSABILITES ESSENTIELLES
GESTION DE LA FLOTTE
- Assurer le suivi de la maintenance et réparation du parc automobile et générateurs ;
- Assurer le suivi et la gestion des mouvements des véhicules ;
- Elaborer le rapport mensuel de consommation carburant véhicule et générateurs ;
- Elaborer le rapport mensuel maintenance et réparation véhicules et générateurs ;
- Assure la gestion des archives de la flotte (rapports, dossiers achats véhicules et générateurs, documents d’assurance, docs véhicules, docs des chauffeurs …) ;
- S’assure que le logsheet des véhicules et générateurs sont en place et bien suivis (systématiquement renseignés) ;
- S’assurer que les documents administratifs et autres documents de bord du véhicule sont à jour et bien suivis (assurance, vignette, carte grise, attestation de visite technique,) ;
- S’assurer que les équipements de secours du véhicule sont en place (roue de secours, first aid, triangle de signalisation, trousse de clés secours,) ;
- S’assurer que tous les documents du véhicule sont au complet et bien gérés.
GESTION DES ACHATS
- Produire régulièrement (sur base hebdomadaire et mensuelle) des rapports sur l’état d’avancement des achats ;
- Veiller à ce que les activités d’achat de Mercy Corps soient effectués dans le strict respect de la politique des achats de MC, les règles des bailleurs et respect de la législation locale en matière d’achat ;
- Vérifier la conformité des demandes d’achats avant de procéder à tout achat (respect de la matrix d’approbation et les spécifications des articles à acheter ;
- Faire le suivi de tous les contrats cadres et contrats de services.
- Procéder aux évaluations de performances des prestataires de service et fournisseurs et appuyer le processus de préparation des avenants aux contrats ;
- S’assurer que le système de classement des achats est en place et conforme aux procédures d’archivage de MC ;
- Coordonner avec le département des finances pour s’assurer que les paiements aux fournisseurs sont effectués à temps et sans aucune pression inutile sur les systèmes financiers de MC ;
- Créer et tenir à jour un catalogue des prix du marché pour les articles couramment achetés ainsi qu’une base de données fournisseurs ;
GESTION DES ASSETS
- Il/elle s’assure que les politiques et SOP en matière de gestion des assets/actifs de Mercy Corps soient correctement mises en application. Il/elle s’assure du respect des règles des bailleurs en matière de gestion des assets/actifs ;
- Suivre le mouvement des assets ;
- Enregistrer et étiqueter tous les assets ;
- Archiver les documents de gestion des assets (fiches de mouvement des assets, Assets registers, waybills, Fiche de remise et d’affectation d’équipement, rapports assets, rapport d’inventaire physique des assets) ;
- Assurer le respect de de la politique des perte et endommagement des actifs sur la base ;
- Appuyer à la consolidation et préparation des rapports de gestion des actifs de fin fiscale ;
- Assister les programmes à la préparation des rapports de gestion des assets des programmes qui ferment ;
- Assurer l’inventaire physique périodique des assets (une fois chaque trois mois) ;
- Responsable de la préparation des rapports mensuels des assets.
Gestion des équipements et mobiliers du bureau
- Gérer tous les équipements et mobiliers du bureau ;
- Procéder à l’inventaire systématique des équipements et mobiliers du bureau ;
- Produire sur base mensuelle les rapports d’inventaire des équipements et mobiliers du bureau ;
- Fais le suivi de la maintenance et des petites réparations du bureau (Plomberie, électricité, froid, menuiserie…) ;
- Faire le suivi des achats des équipements et mobiliers du bureau.
Gestion des Entrepôts
S’assurer que la gestion des entrepôts et petits magasins se fasse dans le respect strict de la politique de Mercy Corps en matière de gestion des entrepôts ;
- Responsable de la gestion efficace, rationnelle et transparente des stocks ;
- S’assurer que tous les outils de gestion des entrepôts sont en place et systématiquement renseignés dans le cadre de la gestion des entrepôts et petits magasins ;
- Etablir et transmettre les rapports mensuels de gestion des entrepôts et petits magasins ;
- Assurer le bon archivage de toute la documentation en lien avec la gestion des entrepôts.
GESTION SECURITAIRE
- Il/elle appuie le chef de base dans la gestion sécuritaire de la base ;
- Appuie à la collecte des données et informations dans le cadre de la gestion sécuritaire de la base et des activités de terrain ;
- Il/elle joue le rôle de Point Focal Sécuritaire en absence du Chef de Base ;
- Il/elle contribue à la mise à jour de tous les plans de gestion sécuritaire de la base (Plan de gestion sécuritaire de la base, plan de contingence si nécessaire, le bulletin de bord sécuritaire).
Responsabilité envers les bénéficiaires :
Les membres de l’équipe du Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier à nos participantes et aux normes internationales guidant le travail international de secours et de développement, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain ;
Les membres de l’équipe doivent se comporter de manière professionnelle et respecter les lois, les coutumes et les politiques, les procédures et les valeurs de MC à tout moment et dans tous les lieux du pays.
Rapports :
Rapporte directement au : RALLIER Program Manager/Chef de base
Rapporte Techniquement au : Field Opération Officer
Responsabilité de supervision directe : Le Chauffeur
Travail directement avec : L’équipe des opérations de Ouagadougou et d’autres bases, tout le personnel du bureau de Ouahigouya en lien avec les activités et les livrables des projets.
Connaissances et Expériences
- Avoir au minimum un diplôme universitaire niveau BAC+2 en logistique, comptabilité, finances, informatique de gestion ou tout autre diplôme/certificat équivalent, est requis ;
- Avoir au six (06) mois d’expérience de gestion logistique de préférence avec une ONG internationale, idéalement sur le terrain ;
- Avoir une maitrise parfaite de l’outil informatique –MS office (Word, Excel, Explora, Outlook, etc.) et une bonne maîtrise de la gestion de bases de données ;
- Avoir des compétences organisationnelles solides avec une capacité à interagir efficacement avec le personnel international et national ;
- Une capacité manifeste de communication (orale & écrite) en français est requise, la connaissance de l’anglais est un bon avantage ;
- Une habilité prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de supervision ;
- Bonne connaissance du contexte de travail de la région du Nord serait un atout.
Titre du Poste 3 : Finance Assistant
DESCRIPTION DU POSTE :
Le/la Finance Assistant appuie dans toutes les activités financières y compris la comptabilité, les paiements et opérations bancaires, la gestion de la conformité des activités financières et contrats. Son domaine de responsabilité est la gestion financière du programme conformément aux procédures de Mercy Corps et du bailleur. Le/la Finance Assistant rend compte directement au Finance Coordinator. Le Finance Assistant travaille avec tout le personnel du programme.
RESPONSABILITES ESSENTIELLES
- Assurer la conformité des procédures de Mercy Corps et du bailleur ;
- Préparer les paiements par caisse sur la base des documents requis par les systèmes et procédures de Mercy Corps ;
- Saisir quotidiennement les transactions effectuées dans la plate-forme du logiciel comptable (Field Connexion) ;
- Procéder à la réconciliation journalière du lot (Batch) Caisse ;
- Assurer le comptage physique hebdomadaire et transmettre le rapport au Finance Officer et le coordinateur national de finance ;
- Collaborer régulièrement avec le coordinateur finance pour le chargement des transactions du lot ;
- Procéder à la clôture mensuelle, le dernier jour du mois ;
- Procéder au comptage physique et réconciliation du compte caisse, à la fin de chaque semaine et chaque mois ;
- Effectuer les opérations de paiement sur le terrain ;
- Faire le suivi des avances payées au personnel pour liquidation dans le temps imparti suivant le manuel de Mercy Corps ;
- Assurer la sécurité du patrimoine de l’organisation conformément aux manuels et procédures de Mercy Corps ;
- Effectuer l’imputation budgétaire suivant la nature des dépenses engagées et conformément aux codes budgétaires ;
- Vérifier les rapports de dépenses (Rapport de dépenses de voyage et de dépenses opérationnelles) pour exactitude et exhaustivité et s’assurer que les rapports de dépenses ont été approuvés selon les systèmes et procédures de Mercy Corps ;
- Maintenir à jour le fichier de suivi des avances pour transmission au siège mensuellement ;
- Préparer les rapports financiers mensuels et soumettre au contrôle du coordinateur des finances ;
- Assurer le classement, le cachetage et l’archivage des documents financiers chaque fin de semaine et chaque fin de mois ;
- Se conduire professionnellement et personnellement de manière à apporter honneur et crédibilité à Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire ;
- Toutes autres responsabilités qui sont assignées par le superviseur selon les besoins.
Responsabilité de supervision directe : RALLIER Program Manager/Chef de base
Rapporte directement à : Le Finance & Compliance Coordinator
Responsabilité de supervision directe : Néant
Travaille directement avec : les Finances et avec tout le personnel du programme et les partenaires du programme.
CONNAISSANCE ET QUALIFICATION
- Avoir un diplôme universitaire de niveau BAC+2 ou équivalent en comptabilité/finance, économie ou autres diplômes.
- Au moins six (6) mois d’expérience avec une organisation du développement nationale ou internationale.
- La maîtrise de l’écrit et du parler en Français est exigée.
- Avoir une bonne connaissance d’Excel, Microsoft Outlook et Microsoft Word.
- Expériences passées réelles et positives à travailler avec un personnel divers et un intérêt et la volonté à travailler dans un environnement dynamique favorable à satisfaire les besoins de la communauté.
- La connaissance des règles de la gestion des subventions de l’USAID constitue un atout.
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