Mercy Corps est une organisation mondiale de premier plan, animée par la conviction qu’un monde meilleur est possible. En cas de catastrophe, dans la détresse, dans plus de 40 pays du monde, nous nous associons pour mettre en œuvre des solutions audacieuses – en aidant les gens à triompher de l’adversité et à construire des communautés plus fortes de l’intérieur. Aujourd’hui, et pour l’avenir.
Résumé général du poste
Le Procurement Manager est responsable de la supervision de tous les achats de biens et services du programme pays de Mercy Corps en RDC. Il/elle formera et supervisera une équipe, tout en s’assurant qu’un soutien stratégique pour un système robuste et intégré est en place.
Responsabilités essentielles du poste
STRATÉGIE ET VISION
● Développer des stratégies d’approvisionnement inventives et rentables.
● Analyser les équipes d’approvisionnement mises en place dans chaque bureau et proposer des ajustements et recruter et former le personnel en conséquence pour garantir la mise en place d’une équipe performante et professionnelle.
● Développer les outils de gestion nécessaires pour prendre des décisions optimales.
● Fournir à la direction générale les données et les analyses nécessaires pour prendre des décisions optimales.
● Analyser et proposer un changement ou des adaptations des procédures sur la base des besoins et de la gestion des risques.
● Définir et fournir une orientation stratégique à l’équipe chargée des achats.
● Promouvoir la collaboration et la communication interservices entre l’approvisionnement, les autres équipes opérationnelles, les programmes, les RH/Admin et les autres équipes.
● Favoriser une culture d’équipe collaborative, orientée vers les solutions et le service.
GESTION DES PROGRAMMES
● Coordonner et faciliter les activités d’approvisionnement du MC DRC.
● Veiller à ce que le service des achats soutienne les programmes de manière efficace et conforme.
● Comprendre les politiques et procédures d’approvisionnement du MC. Assurez la formation du personnel sur ces politiques, au sein de l’équipe d’approvisionnement et dans les autres équipes.
● Assister les programmes lors des réunions régulières de planification et d’examen des achats.
● Participer activement aux réunions de coordination interdépartementales.
● Aider le personnel, si nécessaire, à remplir en temps voulu les demandes d’achat et autres documents.
● Superviser la collecte des devis et des offres du marché pour les RP – selon les normes et les formats de Mercy Corps.
● Interagir avec les fournisseurs et les vendeurs pour négocier afin d’obtenir des conditions avantageuses, en coordination avec le programme et les opérations.
● Participer activement au lancement du programme et aux réunions de révision régulières.
● Coordonner avec les programmes pour s’assurer que des plans d’approvisionnement sont en place et régulièrement révisés.
● Apporter un soutien aux programmes dans la gestion des contrats d’infrastructure et dans le processus de clôture des subventions.
● S’assurer que la documentation requise pour les fournitures et les transactions est remplie conformément aux normes MC.
● Préparer et partager des mises à jour régulières sur l’état des achats avec les programmes et les opérations.
● S’assurer que le catalogue des prix est tenu à jour et le partager avec les programmes pour soutenir les efforts de développement de nouvelles affaires.
● Coordonner avec l’entrepôt la livraison des articles, y compris l’établissement de notes de réception des marchandises, le stockage des articles et leur transfert vers les sites sur le terrain.
● Soutenir les programmes dans le processus de pré-qualification des entreprises de construction.
● Il/elle sert de personne focale principale pour tous les achats.
● Le responsable des achats se conduira tant sur le plan professionnel que personnel de manière à faire honneur à Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire.
GESTION DES ACHATS
● Fournir un soutien direct à tous les bureaux de MC RDC et veiller à ce qu’ils bénéficient d’un soutien de haut niveau en matière d’approvisionnement.
● S’assurer que l’équipe chargée des achats et tous les employés concernés ont correctement assimilé et appliqué les nouvelles politiques et procédures d’achat sur le terrain FP3.
● Assurer le déploiement de toutes les nouvelles politiques et procédures opérationnelles standard en matière d’approvisionnement.
● Superviser l’ensemble des achats nationaux et internationaux.
● Assister le personnel du programme et des opérations lors de la réunion régulière de planification des achats.
● Travailler en étroite collaboration avec le chef de programme ; le chef des opérations et le chef de la logistique pour élaborer des politiques, des procédures et mettre en place des procédures mieux adaptées aux achats pour les programmes d’urgence.
● Diriger la mise en œuvre des études de marché.
● Veiller à ce que des études de marché soient menées régulièrement afin que la liste des prix des articles couramment achetés soit tenue à jour.
● S’assurer qu’un système de classement adéquat, tant matériel que souple, est en place et conforme aux normes de Mercy Corps.
● S’assurer que les rapports mensuels des listes maîtresses des demandes d’achat, tant la liste maîtresse des RP en cours que celle des RP achevés, sont préparés, examinés et soumis dans les délais.
● Conseiller et soutenir les programmes dans la préparation des demandes de processus d’achat modifiés spécialement pour les programmes d’urgence.
● Fournir des conseils et un soutien techniques à l’équipe chargée des achats dans le cadre des processus d’appel d’offres de grande valeur.
● Examine tous les documents de pré-sollicitation et de sollicitation pour tous les processus d’appels d’offres (au niveau national et international).
● Assurer la liaison avec l’équipe des achats du siège pour diligenter tous les achats internationaux.
● Représente Mercy Corps lors des réunions inter-agences du cluster logistique.
● Maintenir un tableau de bord complet pour les achats ; pour assurer une bonne planification de toutes les mises à jour sur une base hebdomadaire et mensuelle.
Gestion de l’équipe
● Fournir aux membres de l’équipe des informations, des outils et d’autres ressources pertinentes pour améliorer les performances et atteindre les objectifs.
● Fournir un soutien technique direct à tous les bureaux du MC RDC afin de s’assurer que le personnel chargé des achats respecte les normes minimales de gestion des achats.
● Soutenir le développement professionnel du personnel : élaborer un plan de développement du personnel et aider le personnel à atteindre son objectif de développement.
● Il aide le directeur des opérations à développer une structure d’approvisionnement efficace et adaptée aux demandes des programmes.
● Il/elle contribue à développer les compétences du personnel et à clarifier les rôles et les responsabilités.
● Il développe un système de point focal pour un soutien efficace aux programmes en matière d’approvisionnement.
● Créer et maintenir un environnement de travail empreint de respect mutuel où les membres de l’équipe s’efforcent d’atteindre l’excellence.
● Promouvoir la responsabilisation, communiquer les attentes et fournir un retour constructif via des évaluations régulières des performances.
● Superviser, embaucher et orienter les nouveaux membres de l’équipe, si nécessaire.
● Révisez la description de poste si nécessaire et incluez les indicateurs de performances. Procéder à une évaluation annuelle des performances.
● Élaborer et mettre en œuvre des indicateurs clés de performance pour l’équipe des achats.
● Contribuer aux efforts de renforcement de l’équipe du pays, aider les membres de l’équipe à identifier les options de résolution des problèmes et garantir l’intégration de tous les membres de l’équipe dans les processus décisionnels pertinents.
GESTION DES FINANCES ET DE LA CONFORMITÉ
● Assurer la conformité avec les règlements des donateurs et du corps de Mercy.
● Faire respecter la politique de tolérance zéro de Mercy en matière de corruption.
INFLUENCE & REPRÉSENTATION
● Représenter Mercy Corps à la réunion externe pertinente.
● Consulter d’autres ONG pour identifier les meilleurs fournisseurs et prestataires potentiels.
● Communiquer efficacement pour garantir le respect des objectifs globaux du projet et des obligations des donateurs.
Responsabilité en matière de supervision
Supervise directement : Le responsable adjoint des achats, le chef d’équipe des achats Grand Nord/Ituri, le chef d’équipe des achats Sud Kivu. Il/elle supervise indirectement tous les membres de l’équipe/le personnel chargé des achats en RDC.
Responsabilité
Responsable du respect du manuel d’achat sur le terrain de Mercy Corps, du code de conduite de MC concernant les activités d’achat et de la politique de MC sur les conflits d’intérêts.
Rend compte directement à : Directeur des opérations.
Travaille directement avec : Les chefs de bureau, les responsables de programme, le responsable financier, le responsable des ressources humaines, toute l’équipe logistique et opérationnelle de MC, si nécessaire.
Responsabilité envers les participants et les parties prenantes
Les membres de l’équipe de Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts visant à rendre des comptes, notamment
Les membres de l’équipe de Mercy Corps doivent soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier vis-à-vis de nos bénéficiaires et des normes internationales régissant les activités de secours et de développement, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain. Les membres de l’équipe doivent se comporter de manière professionnelle et respecter les lois et coutumes locales ainsi que les politiques, procédures et valeurs de MC à tout moment et dans tous les lieux où ils se trouvent dans le pays.
Connaissances et expérience
● Diplôme BA/BS en gestion de la chaîne d’approvisionnement et/ou en commerce international dans un domaine commercial pertinent.
● Plus de 5 ans d’expérience dans la mise en place et la gestion de systèmes d’approvisionnement auprès d’ONGI avec des responsabilités de supervision.
● Compréhension démontrée d’un environnement complexe. Problèmes de sécurité connexes et réponse appropriée avec une expérience dans un contexte sécurisé.
● Solides compétences organisationnelles ; capacité à interagir efficacement avec le personnel international et national dans un environnement sensible.
● Excellentes compétences en anglais à l’oral et à l’écrit.
● Un haut niveau de compétences informatiques sur les programmes MS Office.
● Une capacité avérée à effectuer plusieurs tâches et à traiter l’information en action afin de ne pas retarder les activités du programme.
● Une compréhension claire de l’éthique en matière d’approvisionnement et de la conformité des donateurs (USAID, DIFID, UC, ONU) est essentielle.
