Mercy Corps est une organisation non gouvernementale internationale d’aide humanitaire et de développement. Elle est opérationnelle en République Démocratique du Congo (RDC) depuis août 2007 avec un effectif actuel d’environ 400 employés nationaux et expatriés.
Dans ce contexte, Mercy Corps cherche à recruter un(e) Officier(ière) des Achats pour son bureau de Bunia.
CV DU POSTE :
Sous la supervision du/de la chef(e) de Base à Bunia, l’Officier(ière) acheteur sera responsable du traitement de toutes les demandes d’achats envoyées par les différents départements et programmes de Mercy Corps Bunia, selon les différents seuils prévu par les Procédures et Politiques d’Achats terrain (FP3-Pro Source) de Mercy Corps.
L’officier(ière) acheteur aura la charge du traitement des demandes d’achats qui lui sont affectées, entre la réception de la demande d’achat et le paiement du fournisseur par le département des finances, dans le respect des procédures Mercy Corps et en assurant une communication optimale avec toutes les parties impliquées. Par cela, il/elle est le/la garant(e) de la représentation de Mercy Corps auprès des fournisseurs et du respect de la législation et des règlements en vigueur en RD Congo.
FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE
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Assurer l’intégrité et la transparence des achats
Assurer une concurrence juste et équitable entre les fournisseurs, et adhérer strictement aux politiques et procédures de Mercy Corps en respectant les points ci-dessous :
- Rester scrupuleusement libre de tout engagement ou obligation à un prestataire/fournisseur ;
- Fournir la même opportunité et les mêmes explications/spécifications à tous les vendeurs/fournisseurs lors de la récolte des cotations ;
- Garantir la confidentialité de toutes les spécifications et cotations des prix faites par les vendeurs/fournisseurs ;
- Toujours accorder une réception rapide, courtoise et un traitement juste et égal à tous les fournisseurs/prestataires ou leurs représentants ;
- Autant que possible, expliquer clairement aux prestataires/fournisseurs les raisons de refus des marchandises retournées ou de non-attribution des marchés sur lesquels ils avaient postulés.
- Assurer une bonne image et une bonne représentativité de Mercy Corps sur le marché et auprès des fournisseurs.
- Tenir informés les fournisseurs/vendeurs sur les procédures Mercy Corps et sur toutes les nouvelles exigences de l’organisation.
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Assurer le traitement des achats selon les règles et procédures Mercy Corps
Respecter les politiques et les procédures d’achats mises en place par Mercy Corps dans le traitement des demandes d’achats et dans toutes les correspondances avec les fournisseurs qui collaborent avec Mercy Corps :
- Collecter en interne toutes les informations nécessaires permettant de réaliser un achat en toute connaissance du besoin exprimé par le demandeur ;
- Expliquer de façon claire, précise et de façon égale à tous les fournisseurs/prestataires répondant aux besoins demandés et la façon de remplir/soumettre les documents demandés ;
- Collecter les cotations en nombre suffisant afin de garantir la concurrence entre les fournisseurs/prestataires, à travers le système SAP Ariba (ProSource)
- Effectuer l’enregistrement (par procuration) des cotations reçues hors du système Prosource pour les fournisseurs non enregistrés sur SAP Ariba.
- Garantir la transparence et l’aspect consciencieux du choix des fournisseurs contactés pour la récolte de cotations ;
- Assurer et faciliter la préparation des évaluations de cotations et des équipes d’évaluateurs à travers le système SAP Ariba (ProSource)
- En collaboration avec le Chef d’équipe des Achats Grand-Nord et Ituri, coordonner la distribution, la réception, l’ouverture et l’évaluation des offres de passation de marchés ;
- Produire un rapport hebdomadaire des commandes ;
- Préparer les contrats d’achat et les soumettre au département légal pour la revue et s’assurer de l’approbation appropriée conformément aux politiques de Mercy Corps ;
- Traiter toutes les demandes d’achat selon les seuils tout en respectant le délai imparti dans les procédures d’achats FP3 ProSource ;
- S’assurer que tous les documents d’achat et toutes les approbations soient réunis avant la soumission des dossiers d’achat à la finance.
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Assurer une bonne communication entre les différentes parties impliquées dans les achats
- Assurer un suivi et une actualisation régulière du tableau de suivi des achats et le partager à tous le personnel de la base de Bunia chaque semaine ;
- Interagir avec les demandeurs internes de Mercy Corps pour assurer un bon suivi et une bonne compréhension du processus d’achat ;
- Interagir avec les différents départements impliqués dans le traitement des dossiers d’achats afin d’assurer un traitement fluide et transparent des demandes ;
- Informer son-sa superviseur(e) dans les meilleurs délais de tous blocages ou situations complexes rencontrées.
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Autres Tâches :
- Accomplir d’autres tâches au besoin et à la demande de la hiérarchie.
- Se comporter, tant professionnellement que personnellement, de façon à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas mettre en danger sa mission humanitaire en RDC.
- Assurer les intérimaires du département des achats demandés par son-sa superviseur(e).
- Assurer des déplacements sur le terrain dans le mais d’appuyer certaines interventions spécifiques.
PROFIL DU.DE LA CANDIDAT.E :
- Avoir un diplôme universitaire en logistique, comptabilité, finances, gestion ou tout autre diplôme/certificat équivalent ;
- Avoir entre 1 et 2 ans d’expérience en logistique et achats, de préférence avec une ONG internationale sur un poste similaire OU deux ans d’expérience sur le même poste ;
- Une expérience pratique du système SAP Ariba Procure-to-Pay (P2P) est un atout. Le candidat doit démontrer des compétences démontrées en matière de navigation dans le système ;
- Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, etc.) et avoir une bonne connaissance de la gestion de bases de données ;
- Avoir une capacité manifeste de communication (orale et écrite) en français, l’anglais et la langue locale est un plus ;
- Une habilité prouvée d’anticiper déterminant des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de supervision.
- Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
FACTEURS DE SUCCÈS
- Une compréhension claire de l’éthique des achats ainsi que la volonté et la capacité de se conformer à la politique de Mercy Corps et des donateurs.
- Un haut niveau d’intégrité personnelle, d’honnêteté et de transparence dans toutes les opérations.
- Une capacité démontrée de travailler rapidement avec précision et de s’adapter au changement des activités des programmes.
- Un esprit créatif, de proposition et de proactivité.
- De fortes capacités organisationnelles.
