Mercy Corps est une organisation internationale humanitaire et de développement, qui a pour mission de réduire la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés plus sures, productives et équitables dans le monde. Mercy Corps est présente dans plus de 40 pays à travers le monde. En collaboration avec les communautés et autres partenaires, Mercy Corps propose des solutions audacieuses et durables pour aider à bâtir des communautés plus fortes et plus résilientes aux chocs.
Contexte Général
Mercy Corps est présente au Niger depuis 2005. Ses interventions au Niger sont axées sur l’amélioration de la sécurité alimentaire, le relèvement économique, la cohésion sociale, les moyens de subsistance, la nutrition, la gouvernance, l’entreprenariat et emploi des jeunes et la réponse aux urgences. Le travail de Mercy Corps au Niger contribue à la résilience des communautés nigériennes aux chocs et aux stress et permet de réaliser un développement inclusif, équitable et durable. Sa mission stratégique au Niger est « d’aider les populations vulnérables et / ou celles à risque à améliorer leur vie, à se remettre face aux chocs et de l’exclusion tout en leur permettant de garantir des opportunités viables pour une économie de subsistance plus résiliente et durable. » Au Niger, Mercy Corps intervient dans les régions de Tillabery, Maradi, Zinder, Tahoua et Niamey
RESUME DU POSTE :
Sous la supervision du Directeur des Operations et de la Sécurité du Niger et Burkina Faso, le Gestionnaire des Operations assiste le Directeur des Operations dans la gestion efficace des services supports notamment la logistique, les achats et les ICT. IL/elle appui le Directeur des Operations dans la revue et amélioration des systèmes de gestion opérationnelle. Il/elle veille à l’adhésion et au respect des procédures et politiques par le staff. Il/elle veille à l’utilisation rationnelle et efficiente des ressources opérationnelles de l’organisation—Il/elle renforce les mécanismes de prévention et de contrôle des fraudes et corruption. Il/elle participe activement aux réunions de coordination et de revue des programmes et apporte un appui adéquat et rapide aux demandes des programmes
Responsabilités Essentielles du poste
Gestion stratégique et de la conformité
- Il/Elle assiste le Directeur des Operations à développer la stratégie opérationnelle pays qui répond efficacement aux besoins des programmes ;
- Il/elle assure une large diffusion et explication des nouvelles politiques et SOP ;
- IL/elle veille au respect strict des procédures et politiques de Mercy Corps dans le cadre des achats, la gestion de la flotte, gestion des assets et des entrepôts ;
- Il/elle veille au respect des règles de conformité de l’Etat surtout dans le cadre des achats ;
- Il/elle assiste les équipes dans la recherche des exonération fiscales et douanières ;
- Il/elle cherche et oriente les équipes vers les ressources internes de renforcement de capacité disponibles dans la librairie de Mercy Corps ;
- Il/elle participe aux réunions externes de coordination (groupe de travail logistique) ;
- Il gère et maintien une très bonne relation avec les partenaires et fournisseurs fiables
- Il/elle veille à ce que les bases de données des fournisseurs et catalogues des prix soient quotidiennement mis à jour ;
- Il/elle propose des idées innovatrices pour une amélioration des services du département support
- Il/elle s’assure que les programmes et tous les autres départements bénéficie du support opérationnel adéquat qui permet une mise en œuvre efficiente et efficace des projets et programmes ;
- Il/elle joue un rôle essentiel dans le renforcement des capacités de l’équipe opérationnelle du pays ; Il/elle veille à l’utilisation rationnelle et efficiente des ressources opérationnelles de l’organisation ;
- Il/elle identifie les besoins de renforcement de capacités du staff et initie et suit le plan de développement du staff.
Gestion d’équipe
- Il/elle identifie les besoins de renforcement de capacité de l’équipe sous sa supervision ;
- Il/elle aide le Directeur des Operations a organisé les séances de discussions et de formations hebdomadaire du staff des opérations ;
- Il/elle cherche et oriente les équipes vers les ressources internes de renforcement de capacité disponibles dans la librairie de Mercy Corps ;
- Il/elle apporte un appui technique et de coaching aux staffs sous sa supervision ;
- Il/elle participe à l’évaluation de performance de son staff ;
- Il/elle crée un environnement de travail adéquat et productif et agit comme un modèle pour son équipe ;
- Il/elle veille à ce que toutes les formations obligatoires sont effectuées par les membres de son équipe.
Gestion Logistique et des achats
- Il/elle s’assure du bon fonctionnement des services logistique et d’achats s’assure que les politiques et procédures de Mercy Corps en matière d’achat et logistique sont comprises et en assure une pleine adhésion de tout le staff ;
- Il/elle veille au respect de la conformité aux règles des bailleurs et la législation location ;
- S’assure que toutes les activités logistiques et achats à entreprendre s’alignent avec les politiques de Mercy Corps et respectent les règles des bailleurs et celles du gouvernement ;
- Il/elle s’assure que les demandes d’achats et d’autres services logistiques soient traités dans les délais requis et acceptables ;
- Facilite l’acquisition des exonérations fiscales et douanières dans le temps requis ;
- Veille à ce que toute l’équipe d’achat comprend La production des Dossiers d’Appels d’Offre et revue des contrats d’achat sont faites à temps ;
- Appui les équipes programme a développé les Plans d’achat et d’en assurer le suivi ;
- S’assure que les rapports hebdomadaires et mensuels des achats soient préparés et transmis à temps
- Il/elle est responsable d’identification des besoins et le développement/élaboration et le suivi de tous les contrats cadres ;
- Il/elle supervise le processus des appels d’offres et ou appels à proposition de sorte que le processus se fasse dans le respect des principes de base qui régissent la procédure de passation des marchés de Mercy Corps ;
- Assure la revue des dossiers d’achat pour une meilleure conformité aux procédures internes ;
- Il/elle est responsable de la gestion des contrats et du partenariat avec les fournisseurs ;
- Il/elle contribue à la mise en place de toute politique ou SOP nécessaire au contexte du BF et qui est conforme à la politique globale de gestion des achats ;
- Il/elle veille à la mise en place et suivi de la base des données des fournisseurs et prestataires de services et s’assure de l’archivage des documents d’éligibilité administrative des fournisseurs ;
- Il/elle appuie les programmes dans la planification et le suivi des achats.
Gestion de la flotte
- S’assure que toutes les activités liées à la gestion de la flotte soient menées conformément aux procédures et politiques globales et locales de gestion de transport de Mercy Corps ;
- Il/elle est responsable de la mise en application de la politique locale de gestion de la flotte de Mercy Corps au Burkina Faso ;
- Il/elle veille à l’utilisation efficiente, responsable et rationnelle du parc auto de Mercy Corps Burkina y compris les véhicules, les motos et générateurs ;
- Il/elle vérifie et contrôle la consommation de carburant du parc auto et des générateurs et veille au rapportage sur cette consommation ;
- Il/elle met en place un mécanisme de contrôle et de suivi maintenance et de réparation du parc auto ;
- Il/elle assure la mise en place et le suivi d’un contrat cadre pour la maintenance et réparation du parc auto ;
- Il/elle veille à ce que les véhicules et motos soient assurés
Gestion d’entrepôt
- Il/elle est responsable de la mise en application de la politique de gestion des entrepôts de Mercy Corps ;
- Il/elle renforce la capacité de l’équipe sur la gestion des stocks et entrepôts ;
- Il/elle met en place un mécanisme de gestion efficace des entrepôts y compris les outils nécessaires pour le suivi ;
- Il/elle vérifie et s’assure d’une bonne gestion du stock de fonctionnement du bureau (fournitures et consommables du bureau et produits de pause-café et d’hygiène) s’assure que les rapports de gestions des magasins produits dans le temps (sur base mensuelle) ;
- Il/elle est responsable de la mise en place et le suivi de tous les outils requis pour assurer une gestion transparente des entrepôts et stock de fonctionnement du bureau ;
- Il/elle veille à ce que tous les documents de gestion des entrepôts soient archivés ;
- Il/elle veille à ce que les portes et fenêtres et les biens dans les entrepôts soient sécurisés.
Gestion des Assets
- Il/elle joue le rôle de garant de la mise en application correcte de la politique de gestion des assets et de l’utilisation rationnelle, responsable et optimale des assets de l’organisation ;
- Il/elle s’assurer que tous les documents et outils de gestion des assets sont mis à la disposition du staff en charge de la gestion des actifs et s’assure que le staff s’en approprient ;
- Il/elle veille à la mise à jour systématique de la base de données des assets ;
- Il/elle s’assure que tous les assets soient identifiables selon le mode d’étiquetage des assets de Mercy Corps.
- Il/elle veille à ce que les documents d’achat, de mouvement et de disposition des assets soient bien archivés ;
- Il/elle veillera au rapportage mensuel sur la gestion des assets et s’assurera que les inventaires physiques et périodiques soient conduits pour un meilleur contrôle et suivi des assets ;
- Il/elle est responsable du rapportage sur les assets en fin d’année fiscale ou pendant la clôture des projets ;
- Il veille à l’application de la politique de perte et d’endommagement des assets ;
- Il/elle facilite tout processus de donation, transfère et de ventes aux enchères des assets et s’assure de la bonne tenue des documents y afférents ;
- Il/elle appui et coordonne avec les responsable Log terrain pour assurer un meilleur suivi de mouvement et gestion des assets ;
- Il/elle renforce la capacité du staff sur le cycle de vie de gestion des actifs et sur toutes autres thématiques relevant de la gestion des assets.
Technologies de l’Information et Communication
- Il/elle facilite la mie en place d’une infrastructure ICT capable de répondre aux besoins des équipes ;
- Il/elle est responsable d’établir et de gérer le contrat de fourniture de service d’internet ;
- Il/elle veille au suivi et maintenance des équipements informatiques et de communication ;
- Il/elle veille à l’utilisation rationnelle et responsable de toutes les ressources ICT de Mercy Corps Burkina Faso et veille à ce que le staff adhère aux politiques de gestion des ressources ICT.
- Il/elle s’assure que le rapportage sur tous l Les équipement informatiques soit fait dans les délais.
Archivage des dossiers
- Le Gestionnaire des Operations veillera à ce que tous les dossiers en rapport avec ses fonctions soient archivés selon la politique d’archivage de Mercy Corps ;
- Il/elle veille au suivi d’archivage systématique et ordonné de tous les dossiers et documents issus des différents services que compose le département des opérations à noter que les dossiers doivent toujours être mis à jour, organisés, clairement marqués, et doivent être au complet avant de les classer ;
- Il/elle veille à ce que tous les documents de livraison et expédition, autre documentation fournie aux opérations, y compris ceux reçus des sièges de Mercy Corps et d’autres, soient classés par biens et par expéditeur Les rapports d’entrepôt (y compris la réception, le dispaches, documentation d’expédition interne (waybills), et des informations concernant les fournisseurs et prestataires, autres équipements), doivent être systématiquement produits et classés sur base mensuelle ;
- Il/elle s’assure que les manuels, la documentation y compris les politiques et memos, reçus, bons de livraison, des documents d’expédition, et d’autres informations critiques telles que les mots de passe ou programmation doivent être bien classés et facilement accessibles.
Appui Administratif
- Il/Elle appui l’équipe administrative dans le suivi de certains contrats de services notamment le contrat du service d’internet et celui du service de gardiennage ;
- Il/elle veillera au bon maintien et réparation des bureaux et domiciles des expatriés ;
- Il/elle facilite/diligente l’achat des équipements pour le bureau et les domiciles des expatriés ;
- Il/elle appui l’équipe admin dans la recherche de nouvelles maisons et bureaux ;
- Il/elle s’assure de la gestion des installations, résidences, la gestion de la Technologie de l’information et de la communication.
APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL
Dans le cadre de notre engagement en faveur de l’apprentissage organisationnel et de notre compréhension du fait que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu’elles servent, nous attendons de tous les membres de l’équipe qu’ils consacrent 5 % de leur temps à des activités d’apprentissage qui profitent à Mercy Corps ainsi qu’à eux-mêmes.
RESPONSABILITÉ ENVERS LES BÉNÉFICIAIRES
Les membres de l’équipe de Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts visant à rendre des comptes, en particulier à nos bénéficiaires et aux normes internationales guidant le travail de secours et de développement international, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.
Rapporte directement au : Directeur des Operations et de la Sécurité Niger&Burkina ;
Responsabilité de supervision : Elle/il supervise le Deputy Manager IT, Deputy Manager Logistics, et le Deputy Manager Achat
Travaille directement avec : avec : les Deputy Chief of Party, les responsables des départements de finances, RH/Admin et les Gestionnaires de Projets (PM).
Connaissances et expérience
- Avoir un diplôme d’Etudes Supérieures (Master ou équivalent) dans le domaine du Transport et de la gestion Logistiques ou dans le domaine équivalent ;
- Prêter une grande attention aux détails et dispose d’une capacité d’effectuer plusieurs taches à la fois
- Connaissance des systèmes de gestion logistique et d’achat de Mercy Corps serait d’un grand atout ;
- Démontrer un comportement d’éthique et travail exemplaire ;
- Avoir une expérience d’au moins 05 ans dans la gestion logistique, Chaine de fourniture, ou gestion des achats, comptabilité, économie, ou équivalent ;
- Avoir au moins 3 ans d’expériences de travail avec des ONG internationales ;
- Avoir une expérience solide dans la supervision d’équipe et être capable de travailler efficacement avec une équipe mixe, variée et multiculturelle et une adaptabilité aux circonstances imprévues, est requise ;
- Disposer d’une expérience d’au moins 2 ans dans la gestion sécuritaire et comprendre le contexte sécuritaire au Sahel ;
- Avoir une excellente capacité de négociation, représentation et de travail avec les partenaires externes
- Avoir une très bonne maitrise et commande du français et un niveau avancé en anglais est obligatoire ;
- Possède des compétences solides en informatique surtout dans les applications MS Office ;
- Avoir une attention particulière au détail, la capacité de suivre et de suivi des procédures, respect des délais et de travailler de façon autonome, est essentiel ;
- Avoir la capacité de résoudre des problèmes de façon autonome et spontanée sans supervision directe ;
- La connaissance du contexte humanitaire et sécuritaire du Burkina et celui du Sahel serait d’un grand atout.
FACTEURS DE SUCCÈS :
Une bonne connaissance et une compréhension Claire de l’éthique de l’administration et les ressources humaines, ainsi que l’éthique de la gestion de personnel, la volonté et l’habilité absolu d’adhérer et de renforcer l’adhérence aux politiques et procédures de Mercy Corps et des donateurs est essentiel ;
L’habilité prouvée d’interagir effectivement avec les le personnel national et international est demandé ;
Une habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir multiples tâches dans un délai requis avec un minimum de supervision est fortement demandée. L’habilité de traiter l’information nécessaire et correcte pour supporter effectivement les activités des différents programmes est nécessaire.
DIVERSITÉ, ÉQUITÉ ET INCLUSION
La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous constituons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation de personnes d’origines, de croyances, de milieux et de modes de pensée différents, nous sommes mieux à même de tirer parti de la puissance collective de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous nous efforçons d’instaurer une culture de la confiance et du respect, où chacun apporte son point de vue et son authenticité, réalise son potentiel en tant qu’individu et en tant qu’équipe, et collabore pour accomplir le meilleur travail de sa vie. Nous reconnaissons que la diversité et l’inclusion sont un parcours, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs que nous ne le sommes aujourd’hui.
ÉGALITÉ DES CHANCES EN MATIÈRE D’EMPLOI
Mercy Corps est un employeur qui respecte l’égalité des chances et ne tolère aucune discrimination, quelle qu’elle soit. Nous recherchons activement des origines, des perspectives et des compétences diverses afin d’être collectivement plus forts et d’avoir un impact mondial durable.
Nous nous engageons à fournir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l’égalité des chances en matière d’emploi est accessible à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, l’identité de genre, l’expression de genre, la religion, l’âge, l’orientation sexuelle, l’origine nationale ou ethnique, le handicap, la maladie (y compris le statut VIH/SIDA), l’état civil, le statut de vétéran militaire ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons.
SAUVEGARDE ET ÉTHIQUE
Mercy Corps s’engage à ce que toutes les personnes que nous rencontrons dans le cadre de notre travail, qu’il s’agisse de membres de l’équipe, de membres de la communauté, de participants aux programmes ou autres, soient traitées avec respect et dignité. Nous nous engageons à respecter les principes fondamentaux relatifs à la prévention de l’exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et le IASC. Nous ne tolérerons pas la maltraitance des enfants, l’exploitation sexuelle, les abus ou le harcèlement par ou pour les membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d’un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l’équipe doivent se comporter de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux politiques et valeurs du Code de conduite de Mercy Corps à tout moment. Les membres de l’équipe sont tenus de suivre des cours obligatoires d’apprentissage en ligne sur le Code de conduite lors de leur embauche et sur une base annuelle.
