- Avis de recrutement n° : 008 MC-SN/2023
- Titre du poste : Assistant Logistique (Log Assistant)
- Besoin : 1
- Lieu de Prestation : Dakar-Sénégal
- Catégorie / Grade : Suivant grille Mercy Corps Sénégal – Grille Mercy Corps Sénégal (SN-4)
- Superviseur direct : Officier des opérations
- Type de contrat : CDD (07 mois, allant du 1er décembre 2023- 30 juin 2024) avec possibilité d’extension
- Date de l’offre d’emploi : 03 novembre 2023
- Date de clôture : 17 novembre 2023 à 17h00
Les candidatures feminines sont fortement encouragées ainsi que l’inclusion sociale en milieu de travail
À propos de Mercy Corps
Mercy Corps est une organisation internationale de premier plan motivée par la conviction qu’un monde meilleur est possible. En cas de catastrophe et dans les épreuves, dans plus de 40 pays du monde entier, nous nouons des partenariats pour mettre en place des solutions audacieuses, afin d’aider les gens à triompher de l’adversité et à construire des communautés plus fortes de l’intérieur. Maintenant et pour l’avenir.
Résumé du programme / département
Mercy Corps est présente au Sénégal depuis le mois de janvier 2023. Présentement Mercy Corps Sénégal, à travers sa composante Energie for Impact, vise à promouvoir des solutions innovantes dans l’utilisation productive, économique et écologique de l’Energie à travers des mini réseaux. L’un des projets pilotés par Mercy Corps au Sénégal vise à lutter contre la pauvreté à travers des solutions énergétiques rentables permettant ainsi de catalyser la croissance du secteur des mini-réseaux. Mercy Corps Sénégal vient d’ouvrir son bureau pays à Dakar et un bureau terrain à Thiès.
Résumé du poste
Sous la supervision de l’Officier aux Opérations, l’Assistant(e) Logistique assiste l’officier dans la gestion quotidienne de la logistique, notamment les achats, le stock, les assets et la flotte, en assurant au quotidien un appui opérationnel aux bureaux et aux programmes, la documentation de toutes les opérations logistiques en conformité avec les procédures et politiques de Mercy Corps, et la mise à jour quotidienne des bases données logistiques. Il/elle s’assure que les ressources matérielles de Mercy Corps sont gérées correctement, dans le respect des procédures et politiques applicables. Il/elle veille à l’adhésion et au respect des procédures et politiques de Mercy Corps par les équipes.
Responsabilités essentielles :
Achats
- En l’absence de l’Officier des Operations, procède aux achats dans le strict respect des politiques et procédures d’achat de Mercy Corps, le respect des exigences de l’Etat et des bailleurs de fonds en matière d’achat,
- Aide à établir la liste des fournisseurs et prestataires et s’assure du maintien à jour de la base de données des fournisseurs
- Assist l’Officier des Operations à établir et ou mettre à jour le catalogue des prix des items fréquemment achetés
- Il/elle aide avec les achats directs, micro et petits achats
- Assiste l’Officier des Operations à préparer le rapport mensuel des achats (PRTS)
- Conduit les enquêtes des prix de marchés au besoin
- Appui certains staff dans l’initiation des demandes d’achats (PR) de façon claire, compréhensive, avec les spécifications et toute autre documentation liée aux achats.
- Reçoit et vérifie la livraison des biens et services conformément aux commandes et contrats et établit les bordereaux de réception/livraison
- Assist l’Officier des Operations dans la gestion des archives d’achat
Gestion des Assets
- Il/elle met à jour la base de données des assets de manière systématique
- Il/elle s’assure que tous les documents et outils de gestion des assets sont mis en place et suivis.
- Il/elle s’assure que tous les assets soient tagués selon le mode d’étiquetage des assets de Mercy Corps.
- Il/elle assure l’archivage de tous les documents d’achat, de mouvement et de disposition des assets dans la base de données des assets
- Il/elle participe aux inventaires physiques périodiques des assets y compris les inventaires de fin année fiscale et pendant la clôture d’un projet
- Il/elle génère de la base des données le rapport mensuel des assets et le soumet pour revue.
- Elle/Il veille à ce que toute la documentation requise pour la perte et endommagement des assets soit préparée et documentée dans la BD des assets
Gestion d’entrepôt
- Il/elle gère le stock de fonctionnement du bureau (fournitures et consommables du bureau et produits de pause-café et d’hygiène) dans le respect de la politique de gestion des stocks de Mercy Corps
- Elle/Il procède à l’inventaire physique de tous les bien non-assets (attractifs) de Mercy Corps Sénégal (y compris les biens qui sont dans les domiciles du personnel international et dans les bureaux terrain) et s’assure que la base de données est systématiquement mise à jour après un achat, mouvement perte ou disposition d’un bien
- Elle/Il prépare un rapport mensuel sur tous les biens non-assets de la mission
- Il/elle assure l’archivage de tous les documents de gestion des entrepôts
Gestion de la flotte
- Il/Elle gère la flotte conformément aux procédures et politiques globales et locales de gestion de transport de Mercy Corps.
- Il/elle planifie les mouvements des véhicules. Il//elle met en place un très bon mécanisme de suivi maintenance et réparation du parc automobile selon les directives de Mercy Corps
- Il/elle suit l’achat et consommation du carburant et la bonne utilisation des Log Sheets
- Il prépare sur base mensuelle le rapport de consommation du carburant et sur les dépenses effectuées dans le cadre de la maintenance et réparation des véhicules, motos et générateurs
- Il/elle veille à ce que les documents requis pour la gestion des véhicules et les motos de Mercy Corps soient réunis et archivés selon les politiques de Mercy Corps.
Appui à la gestion des domiciles du personnel International et du bureau
- Elle/Il effectue les inventaires physiques réguliers de tous les biens de MC (assets et non assets) se trouvant dans les domiciles des expatriés et met à jour les bases de données.
- Si cela est applicable, il/elle s’assure que les maisons des expatriés et bureau de Dakar sont dotés à temps en carburant pour les générateurs et que les stocks de contingences / réserve sont disponibles.
- Aide à approvisionner les maisons des expats et la Guest House en gaz
- Travaille en collaboration avec les gardiens (vigiles) pour gérer les problèmes d’Electricité dans les domiciles des expats et la Guest House (changement d’ampoules et petites pannes électriques etc.)
- S’occupe de recrutement des journaliers et autres prestataires lorsque les collaborateurs vont en congé et demande payement des journaliers selon les prescrits légaux en la matière.
- Il/elle effectue des tours réguliers (de préférable chaque semaine ou chaque deux semaines) dans chaque maison des expats et bureau pour faire l’état de lieux des problèmes de maintenance et de réparation.
- Fais le suivi des travaux de maintenance et de réparation des maisons des expatriés et du bureau de Dakar et facilite le paiement des factures des prestataires
- S’assure que les vigiles renseignent correctement les Log Sheets des générateurs et que le service de maintenance des générateurs soit bien suivi et fait dans les délais.
- Anticipe les problèmes en prenant des mesures proactives
- Agir comme point focal pour tous les travaux de maintenance et de réparation des domiciles du personnel international et bureau
- Vérifiez régulièrement les stocks de fournitures dans tous les locaux et s’assurer que les équipements de sécurité (générateurs, Electric, les ampoules, les extincteurs, les détecteurs de fumées…), des trousses de premiers soins, des lampes de poche, de l’eau, etc. sont disponibles.
Archivage des dossiers
- Il/elle veillera à ce que tous les documents de travail tels que rapports, documents de livraison, d’expédition, documents d’achat et de payement soient archivés selon la politique d’archivage de Mercy Corps.
- Il/elle archive systématiquement et de façon ordonnée tous les dossiers et documents de travail dans le Shared Drive de MC Sénégal
- Il/elle s’assure du bon classement des manuels, des politiques et memos, et d’autres informations critiques telles que les mots de passe ou programmation doivent être bien classés et facilement accessibles.
- Se comporte de manière professionnelle et personnelle de manière à faire honneur à Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire.
Responsabilité envers les bénéficiaires
- Les membres de l’équipe du Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier à nos participantes et aux normes internationales guidant le travail international de secours et de développement, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.
- Les membres de l’équipe doivent se comporter de manière professionnelle et respecter les lois, les coutumes et les politiques, les procédures et les valeurs de MC à tout moment et dans tous les lieux du pays.
Rapports :
- Rapporte directement à : Officier des opérations
- Responsabilité de supervision : -Aucune
- Travail directement avec : -Stagiaire ICT et bases des données, Chauffeurs, Administrations et Finances, équipes nationales et régionales.
Connaissances et Expériences :
- Avoir un diplôme d’Etudes Supérieures ou équivalent dans le domaine de la logistique et chaines d’approvisionnement
- Avoir une expérience d’au moins un (01) an dans le domaine de la logistique et/ou chaines d’approvisionnements en secteur humanitaire ou dans le secteur privé.
- Démontrer d’une bonne connaissance du marché et des systèmes d’approvisionnement au Sénégal.
- Posséder de bonnes compétences en bureautique, surtout dans les applications MS Office ;
- Démontrer un comportement d’éthique et travail exemplaire
- Avoir une expérience d’au moins 02 ans dans la gestion des systèmes informatiques et/ou les bases des données
- Avoir au 02 ans d’expérience de travail avec des ONG internationales sera un atout
- Avoir une très bonne maitrise et commande du français et un niveau avancé en anglais ;
- Avoir une attention particulière au détail, la capacité de suivre et de suivi des procédures, respect des délais et de travailler de façon autonome, est essentiel ;
- Être titulaire d’un permis A1 et B.
Apprentissage organisationnel
Dans le cadre de l’initiative de l’apprentissage organisationnel, tous les membres de l’équipe de Mercy Corps sont tenus de dépenser 5% de leur temps de travail formels et / ou non-formelle dans des activités d’apprentissage professionnel.
Facteurs de succès
- Aptitudes à l’apprentissage rapide et à l’intégration des nouvelles connaissances et techniques
- Aptitudes de communication efficace aussi bien verbale qu’écrite, de mener plusieurs tâches à la fois, organisationnelle, et de priorisation sont nécessaires ;
- Démontrer une attention aux détails, aptitude à suivre les procédures, respect des délais et travailler de façon indépendante et coopérative avec les autres membres de l’équipe ;
- Sensibilisation et sensibilité au travail multiculturel – développement et la capacité à former et à faciliter le dialogue entre un groupe diversifié de personnes avec divers aptitudes et styles de travail
- Capacité à résoudre des problèmes de façon créative, à jongler avec de multiples priorités dans des délais serrés, et de faire face calmement et diplomatiquement à des événements inattendus et soudains et pouvant impacter sur les activités ;
- Patience, honnêteté, intégrité, ténacité et bon sens de l’humour souhaités.
Apprentissage continu
À l’appui de notre conviction que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés que nous servons, nous permettons à tous les membres de l’équipe de consacrer 5% de leur temps à des activités d’apprentissage qui favorisent leur croissance et leur développement personnels et / ou professionnels.
Diversité, équité et inclusion
La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous construisons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation avec des personnes d’origines, de croyances, de parcours et de modes de pensée différents, nous sommes mieux à même de tirer parti du pouvoir collectif de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous nous efforçons d’instaurer une culture de confiance et de respect, où chacun apporte son point de vue et son identité authentique, atteint son potentiel en tant qu’individu et équipe et collabore pour faire le meilleur travail de sa vie.
Nous reconnaissons que la diversité et l’inclusion sont un cheminement, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs qu’aujourd’hui.
Egalité des chances pour l’emploi
Mercy Corps est un employeur garantissant l’égalité des chances qui ne tolère aucune discrimination. Nous recherchons activement des antécédents, des perspectives et des compétences diversifiées afin que nous puissions être collectivement plus forts et avoir un impact mondial durable.
Nous nous engageons à offrir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l’égalité des chances en matière d’emploi est accessible à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons la discrimination fondée sur la race, la couleur, l’identité de genre, l’expression de genre, la religion, l’âge, l’orientation sexuelle, l’origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH / SIDA), l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons.
Sauvegarde et éthique
Mercy Corps s’engage à garantir que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu’il s’agisse des membres de l’équipe, des membres de la communauté, des participants au programme ou d’autres personnes, soient traitées avec respect et dignité. Nous sommes attachés aux principes fondamentaux relatifs à la prévention de l’exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et l’IASC. Nous ne tolérerons pas l’abus d’enfants, l’exploitation sexuelle, l’abus ou le harcèlement par ou des membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d’un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l’équipe doivent se conduire de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux politiques et valeurs du code de conduite de Mercy Corps à tout moment. Les membres de l’équipe doivent suivre les cours obligatoires en ligne sur le Code de conduite lors de leur embauche et sur une base annuelle.
Comment postuler ?
Les dossiers de candidatures doivent comporter les documents ci-après :
- Une demande d’emplois adressée à la Chargée des Ressources Humaines et des Affaires Administratives de Mercy Corps au Sénégal ;
- Un CV de 3 pages au maximum avec 3 références des anciens employeurs & actuels ;
- Copies du diplôme requis et des attestations de services.
Merci d’envoyer les dossiers de candidatures à [email protected] avant le 17/11/2023.
Mettre comme objet de votre candidature « MC-SN 008 Assistant Logistique (Log Assistant) – Dakar. »
Les candidatures féminines et celles des personnes handicapées sont vivement encouragées.
Merci de proposer votre candidature uniquement si vous répondez aux critères spécifiés ci-dessus.
NB :
- Tout le processus de recrutement à Mercy Corps est gratuit et compétitif.
- Tout candidat qui contactera par téléphone, e-mail ou autre moyen, un membre de l’équipe de Mercy Corps Sénégal pour influencer le processus de recrutement, verra sa candidature éliminée ;
- Seuls les candidats sélectionnés seront appelés pour le test
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