L’initiative MENTOR est l’une des principales organisations à but non lucratif au monde dédiée à la lutte contre le paludisme et d’autres maladies à transmission vectorielle dans les situations d’urgence, opérant dans des pays d’Afrique occidentale, centrale et orientale, du Moyen-Orient et d’Amérique du Sud. L’organisation fournit directement des interventions de lutte contre les maladies à grande échelle aux communautés les plus vulnérables prises dans des situations d’urgence et, en parallèle, travaille également au renforcement des capacités techniques et opérationnelles des partenaires locaux et internationaux sur le terrain, pour intégrer les maladies à moyen et long terme. systèmes de contrôle dans leurs opérations et leur stratégie pays
L’initiative MENTOR recherche une personne hautement motivée, dynamique et compétente en tant que responsable des achats et de la chaîne d’approvisionnement.
Objectif général du poste :
Il/elle supervise le processus d’achat des biens et matériels nécessaires à la réalisation des programmes du Mentor en République Centrafricaine conformément aux procédures requises.
Il s’assure que les programmes sont bien fournis.
Il/elle est le point focal et le lien entre le programme et le siège pour toutes les questions concernant les achats.
Gestion des achats
-Recevoir, vérifier et traiter les demandes de devis et les Demandes Internes/Demande d’Achat et Autorisation émises par les bases.
-Suivre les IR/PRA et informer l’équipe de l’avancement de leurs commandes.
-Apporter un support à l’équipe logistique des bases pour la réalisation des achats et la rédaction des études de marché.
-Rédiger les appels d’offres et les contrats nécessitant une validation de coordination.
-Superviser la réalisation des achats en s’assurant du respect des règles et procédures de validation.
-Centraliser les gros volumes d’achats au niveau de la coordination selon les standards de Mentor et les faire valider par le coordinateur logistique avant de les envoyer au siège pour validation.
-S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés conformément aux procédures Mentor.
Coordination et administration
-Assurer la capitalisation des tarifs et des fournisseurs, ainsi que de la documentation en usage (import – export, demande de dérogation, liste agréée, taxes…)
-Fournir des rapports d’état hebdomadaires et mensuels sur toutes les demandes d’achat à tous les niveaux du programme.
-Organiser et prioriser les achats en fonction de la nature de la demande (urgences, petits articles, achats internationaux, services, etc.)
-Veiller à ce que l’équipe d’approvisionnement à tous les niveaux se coordonne avec les départements/projets pour s’assurer que les spécifications techniques et autres détails (y compris les sources de financement, les lieux de livraison, etc.) sont fournis au programme.
-Assurez-vous que tous les documents d’expédition (lettre de transport aérien, facture commerciale, liste de colisage, etc.) sont disponibles pour toutes les fournitures reçues et expédiées.
-Assurez-vous que les demandes d’exonération de TVA et de droits de douane ont été soumises pour tous les achats, le cas échéant. Assurer le suivi de toutes les demandes pour assurer le respect des délais.
-Traiter toutes les demandes d’achat pour Mentor.
Gestion des fournisseurs
-Assurer l’amélioration continue des relations de travail avec les fournisseurs et plus largement la conformité des fournisseurs aux politiques et bonnes pratiques des règles et lois de passation des marchés de la République Centrafricaine.
– Sur la base des achats précédents, de la consommation réelle et des achats prévus pour des produits spécifiques (tels que des outils, du matériel, de la papeterie, des véhicules, du bois, etc.), établir des contrats et/ou des accords juridiquement contraignants avec des fournisseurs qui ont fait leurs preuves en matière de faible les prix, la qualité des biens et services et la rapidité de livraison.
-Rechercher et s’assurer que les règles des fournisseurs sont élargies si nécessaire et que les opportunités de remise sont suivies.
-Prévenir et résoudre les réclamations clients et les litiges avec les fournisseurs.
-Veiller à ce que la liste des fournisseurs soit soumissionnée et mise à jour annuellement conformément aux directives de passation des marchés et aux lois en vigueur en République centrafricaine.
Gestion des ressources humaines
-Élaborer un plan d’action et aider tout le personnel des achats à préparer leur plan de travail. Évaluer leurs progrès directement et indirectement grâce à la gestion du programme dans le programme.
-Assurez-vous que chaque personne du service des achats a une description de poste claire, et qu’elle est lue et approuvée.
-S’assurer que chaque personne du service des achats suit les politiques d’achat.
– Superviser et guider le personnel d’approvisionnement tout au long de la mission, directement et indirectement, le cas échéant.
-Veiller à ce que les formations d’achat et d’approvisionnement soient dispensées à chaque nouveau personnel et assurer des formations de remise à niveau régulières
-Évaluer la performance du personnel sous supervision directe.
-Participer au dimensionnement du service achats.
Coordination générale
-Assurer la préparation des dossiers à soumettre au service des finances.
-Participer aux réunions régulières entre les départements finance et logistique.
-Participer à la préparation des documents pour les audits.
Reporting/Capitalisation :
-Consolider les rapports mensuels d’approvisionnement logistique de chaque base Mentor.
-Participer à la revue et à la mise en place des procédures logistiques
-Assurer la capitalisation des tarifs et des listes de fournisseurs, ainsi que la documentation en usage (import/export, exonération, taxes).
Exigences de l’emploi:
– Au moins 2 ans d’expérience en tant que responsable de l’approvisionnement logistique
– Familier avec les environnements de travail des ONG et les procédures standard
– Solide expérience préalable de travail dans des contextes de sécurité complexes
– Une expérience préalable en RCA sera un atout
– Organisation et bonnes capacités de coordination/gestion de projet
– Excellentes aptitudes de communication
– La maîtrise de l’anglais et du français est obligatoire
– Expérimenté avec les procédures des donateurs
Comment s’inscrire
The Mentor Initiative applique une approche de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation, des abus, des mauvais traitements ou du harcèlement sexuels et d’autres types de comportements contraires à l’éthique, y compris la fraude. The Mentor Initiative contactera les employeurs précédents des candidats pour déterminer s’ils ont des antécédents de violation des normes internationales et des codes de conduite relatifs à ces questions .
Pour postuler, veuillez envoyer en anglais, votre CV, une lettre de motivation et les coordonnées de trois référents (y compris votre employeur le plus récent) à : [email protected]
