Poste 1 : Superviseur Logistique – Bureau de Dakar H/F
Le Bureau de Dakar recrute un Superviseur Logistique.
Exécuter ou Superviser toutes les activités quotidiennes de la logistique et assurer la maintenance des équipements, des installations et des infrastructures de MSF conformément aux protocoles de MSF en vue de conserver les installations dans des conditions optimales de fonctionnement et de participer au développement du bureau.
Responsabilités
• Faire le suivi des activités de maintenance des infrastructures, de la gestion des stocks de produits non médicaux et de l’équipement, conformément aux normes de MSF.
• Assurer la vérification et le suivi des installations sous la supervision du supérieur hiérarchique. Effectuer des visites quotidiennes des installations, en signalant les anomalies ou problèmes au supérieur hiérarchique. Évaluer les besoins de remise en état et faire le suivi des travaux mineurs de remise en état suivant les instructions donnés par le supérieur hiérarchique et en lui rendant compte de l’avancement. Vérifier que les normes de sécurité sont observées dans les installations (présence des extincteurs, mise à la terre des installations électriques).
• Faire le suivi de l’utilisation des véhicules, des machines et des appareils mécaniques et électriques.
• Planifier avec le supérieur hiérarchique les activités de maintenance et les vérifications nécessaires des réseaux d’énergie et de leurs configurations, conformément aux normes de MSF.
• Coordonner et diriger l’équipe de logistique placée sous sa responsabilité, et en particulier; définir les tâches de chaque personne, assurer la supervision au quotidien, vérifier la qualité du travail (ponctualité, rigueur, qualité, etc.), établir les horaires de travail des équipes de logistique de chaque département ou installation, organiser et diriger les réunions de l’équipe placée sous sa supervision, participer au recrutement du personnel pour son équipe,participer aux réunions de logistique et rendre compte de ses activités.
• Assurer la maintenance de la flotte de véhicules; planifier et superviser la maintenance préventive et curative de tous les véhicules du projet selon les normes de MSF. Former les chauffeurs à de bonnes habitudes de conduite et aux vérifications standards et assurer leur suivi.
• Gérer les commandes et en faire le suivi et en particulier; recueillir les commandes relatives à la logistique en provenance des différents départements ou installations de santé, établir les commandes et en faire le suivi, selon les procédures en place, offrir le soutien technique au magasinier, effectuer des achats locaux selon les procédures d’approvisionnement de MSF et assurer les conditions de réception du fret ou des matériels qui arrivent ainsi que l’organisation et le conditionnement du matériel avant son expédition.
Responsabilités Spécifiques au Contexte
Approvisionnement :
– Evaluer les besoins nécessaires au niveau du Bureau MSF ainsi que recueillir les demandes des différents OC afin de les traiter en fonction des priorités.
– Quantifier, planifier les achats de produits d’hygiène, fourniture de Bureau et collation faire valider par le supérieur hiérarchique
– Optimiser les achats en faisant une analyse prix/qualité (Best value)
– Appuyer avec les fournisseurs sur les prix, délais de livraison, et mode de paiement et contrat cadre/prestation
– Préparer et justifier les demandes et rendus d’avance du service log
– Réceptionner/ enregistré les factures fournisseurs, vérifier leurs conformités et les faire suivre dans le circuit de processus de validation
– Gérer tous autres achats locaux comme les pièces de rechanges liées aux maintenances du Bureau (Electricité, plomberie, sanitaire, menuiserie etc)
– Faire l’archivage numérique et support papier des dossiers d’achats par ordre chronologique (L’arborescence log)
– Gérer le stock (entrée et Stock) des produits d’hygiène, fourniture de bureau et collation
– Remplir correctement les fiches de stock et faire un suivi quotidien pour éviter toute éventuelle rupture
– Tenir le stock bien ranger par catégorie d’item et le maintenir propre en permanence
– Procéder à l’inventaire de stock tous les 2 mois
Support services Généraux :
– Faire le contrôle quotidien des installations de sanitaire, plomberie, électricité et menuiserie au niveau du Bureau et Guest-Houses.
– Diligenter les petites réparations des demandes d’interventions Bureau, Guest-House
– Coordonner avec les prestataires pour tous les besoins d’entretien, réparation (Imprimante/photocopieuse, extincteur, split, back-up energy, etc.)
– Assurer la mise en place des besoins d’installations événementiels (Disposition de salle, vidéoprojecteur etc)
– Assurer le remplacement systématique des consommables épuisés dans le Bureau et Guest-house
– Participer/coordonner (à) l’entretien des meubles de bureau et du Bâtiment
– Veiller sur l’hygiène et la sécurité des installations dans les locaux
– Assure très régulièrement l’inventaire du matériel, du mobilier et son évaluation critique
– Codifier, enregistrer toutes les affectations de matériel de travail et faire signer les attestations de remise et mettre à jour le « marmotta »
– Analyser les travaux techniques et faire un brainstorming
Gestion du parc automobile :
– Organiser, Optimiser, et planifier les mouvements du staff MSF
– Organiser les voyages de mission sur le territoire national
– Faire le suivi de consommation carburant, des maintenances, vidange et entretien
– Veiller au respect des consignes et mesures de sécurité routière du personnel
– Assurer que les véhicules soit en bon état et privilégier la maintenance préventive
– Faire le suivi des fiches de contrôle journalier et hebdomadaire des véhicules et planifier dans les meilleurs délais, toutes éventuelles réparations
– Faire le suivi de renouvellement des documents administratifs des véhicules (Assurance, Visite technique etc.)
RH :
– Savoir gérer l’équipe qui est sous sa responsabilité (Chauffeur, gardien etc)
– Planifier les congés de son staff, traiter les demandes d’absences et les faire valider par la Direction
– Anticiper les demandes de recrutement de journalier et les faire valider par le supérieur hiérarchique
– Faire preuve d’un bon manager en ayant une écoute active
– Savoir motiver son staff en leur fixant des objectifs SMART
– Créer un climat de confiance et convivial
– Planning gardien, chauffeur et agents d’entretiens
IT :
– Assister l’IT sur les demandes d’intervention
– Gérer le stock des laptops et Smartphones du parc informatique et les identifier et répertorier les pannes, historique etc
Reporting :
– Rédiger et envoyer le SITREP LOG à la fin de chaque mois.
Éducation : Niveau secondaire indispensable et formation technique formelle
Expérience : Au moins un an d’expérience chez MSF ou deux années dans un emploi similaire en dehors de MSF
Langues : Français indispensable, Wolof (souhaitée)
Connaissance : Connaissances informatiques de base (Word, Excel)
- Gestion du stress
- Adhésion aux principes de MSF
- Souplesse de comportement
- Résultats et sens de la qualité
- Travail d’équipe et coopération
- Type de contrat : CDD
- Durée du contrat : 1 an, renouvelable
- Date limite de dépôt de candidatures : 19 février 2022
CDD
12 mois
19 février 2022
Description interne
Médecins Sans Frontières, association humanitaire médicale internationale fondée en 1971, apporte une assistance médicale aux populations dont la vie est menacée: principalement en cas de conflits armés, mais aussi d’épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou d’exclusion des soins.
MSF WACA (West and Central Africa) a été créée en 2019 et a pour objectif d’apporter un changement dans la dynamique du mouvement MSF. WACA est animé par des médecins et humanitaires de MSF d’Afrique de l’Ouest et du Centre qui souhaitent être entendus, contribuer et surtout assumer de manière proactive la responsabilité de la mission humanitaire de l’organisation. WACA reflète une identité d’humanitaires, une aspiration pour MSF, un véritable mouvement inclusif de personnes qui partagent les valeurs d’empathie pour les autres. Sa force est basée sur la fibre associative est amplifiée par des objectifs opérationnels concrets.
Nous recherchons : Responsable de la Logistique
Mission
Le responsable de la logistique est responsable du développement et du soutien de la mise en œuvre des politiques logistiques de MSF WACA sur le terrain. Il est référent logistique pour l’équipe de direction de Waca.
En tant que responsable de la logistique, il a les tâches suivantes:
- 50% de son temps sur le terrain (support technique, transfert de compétences, etc…) en tant que support de terrain
- 50% au siège en tant que back-office (adapter la politique au contexte WACA / besoin de terrain en relation avec d’autres sections).
Selon la philosophie WACA AGILITY, son expérience et sa compréhension des opérations font de lui un membre important de l’équipe pour construire une capacité de soutien où le projet est le client.
Avec 5 départements Log en Europe, il n’y a aucune ambition de créer un 6ème département Log, donc des partenariats avec d’autres entités au sein et en dehors du Mouvement MSF devront être développés pour un support technique expert.
Objectives
En tant que membre de l’unité de soutien aux opérations de waca, le chef de la logistique :
- Participe à la définition des objectifs et des stratégies opérationnelles, en garantissant la faisabilité technique et logistique, et assure leur conformité.
- Met en place le système MSF WACA Logistic en fonction de la vision WACA : décision au niveau du terrain et simplification des couches de support.
Responsabilités
- Le responsable de la logistique assure – avec les acteurs médicaux de l’unité de soutien aux opérations – la mise en œuvre des actions via sa compréhension des stratégies et des objectifs opérationnels
- Il élabore et surveille le déploiement des politiques et tactiques opérationnelles
- Il supervise et soutient les coordonnateurs logistiques et en est responsable
- Il est le représentant des opérations au sein du département logistique
- Sa contribution aux équipes de soutien à la logistique définira et guidera leurs actions et leurs développements.
- Il est l’interface entre les logisticiens sous sa supervision ; le siège et les équipes de soutien logistique
- Il agit en tant que représentant du terrain au siège et en tant que représentant du siège au niveau du terrain. Un bon équilibre dynamique est nécessaire pour un soutien optimal sur le terrain et l’enrichissement du siège avec les réalités du terrain
- Crée et maintient un réseau de contacts pertinents, de partenariats et de plateformes de journaux internationales MSF.
Activités
Assurer le respect des politiques et procédures adaptées au domaine :
- Elaborates WACA logistics politiques et tactiques opérationnelles
- Garantit la diffusion et le respect des politiques et procédures logistiques
- Examine et valide les politiques logistiques du pays
- Informe l’unité des défis logistiques techniques qui peuvent affecter la mise en œuvre du programme
Est responsable du soutien logistique des pays de WACA :
- Supervise les activités techniques et logistiques et garantit l’application des fondamentaux logistiques
- Résoudre les problèmes logistiques et techniques auxquels les missions peuvent être confrontées
- Favorise et facilite la mise en œuvre d’activités techniques visant à améliorer l’impact des programmes médicaux sur les bénéficiaires (WASH, distribution, construction, IFN,…)
- Garantit la disponibilité et la fiabilité des articles et des systèmes, la mise en œuvre et la gestion de tous les moyens nécessaires, techniques et logistiques, associés à des ressources humaines qualifiées.
- Mobiliser les équipes de soutien logistique et vérifier que le soutien est adapté au contexte du pays
- La mobilité pour un soutien régulier et une intervention d’urgence est obligatoire
Participe à la gestion de la sécurité et à la réduction des risques des missions :
- Est responsable de la sécurité appliquée, en s’assurant qu’elle sera alignée sur le cadre de sécurité WACA et les plans de sécurité mission / Projects
- Valide les aspects techniques de la politique de réduction des risques
- Participe à l’analyse des risques et surveille le contexte des missions
- Garantit l’utilisation d’outils de surveillance des incidents de sécurité par les équipes sur le terrain
- Participer à l’analyse et capitaliser sur les incidents de sécurité des missions
Est responsable du suivi et de l’analyse de l’activité logistique :
- Surveille et évalue l’avancement des activités
- Garantit le retour d’information des informations nécessaires à la gestion des activités de terrain
- Évalue et analyse les activités logistiques des programmes et des missions et soumet ces analyses aux coordonnateurs de la logistique
- Participe à la préparation du budget et aux examens
Gère fonctionnellement les équipes logistiques sur le terrain – Coordinateurs de journaux:
- Superviser, conseiller et soutenir les coordonnateurs de la logistique
- Participe à l’orientation et à l’évaluation de leur travail en collaboration avec le chef de mission
- Garantit l’adéquation de la programmation définie par le coordinateur Logistics avec les objectifs opérationnels
- Donne des conseils sur la composition des organigrammes
- Participe au recrutement/sélection des coordonnateurs de journal
Intègre les technologies vertes dans la logistique :
- Favorise une culture de durabilité dans l’ensemble des opérations
- Identifie et priorise les initiatives vertes (génération de réduction des émissions de carbone, entre autres)
- Plans et développe des programmes de durabilité à long et à court terme
- Nettravaille avec des entités homologues pour maintenir et améliorer la connaissance des meilleures pratiques en matière de durabilité
Transfert de compétences et capitalisation :
- Assure la capitalisation des connaissances et des méthodes acquises sur le terrain, rédige des rapports de rétroaction.
- Élaborer les méthodes et les moyens de recueillir les leçons apprises, de surveiller, d’évaluer et de réajuster les normes logistiques
- Surveille et évalue le déploiement de nouvelles pratiques ou de nouveaux équipements dans ses missions.
- Participe à la formation des logisticiens sur le terrain ou lors de sessions formelles.
- Participe au développement des logisticiens et à l’identification des futurs cadres.
- Fournit des séances d’information et des débriefings pour les logisticiens.
- Participer aux séances d’information et aux débriefings des coordonnateurs.
- Assurer la mise à niveau des compétences techniques des équipes logistiques par le biais de formations internes ou externes.
Formation / Qualification / Pre-requisites
- Diplôme lié aux activités logistiques ou expérience équivalente.• Une expérience en gestion et gestion de projets techniques est indispensable.
- Une personne venant de la région est un atout en raison de la mobilité dans certaines zones (sécurité).
Compétences / Aptitudes
- Bonne capacité à analyser les situations d’urgence et à proposer des stratégies logistiques
• Bonne compréhension des mécanismes politiques des conflits et des urgences
• Posséder des compétences en communication
• Capacité à planifier et à mettre en place un soutien logistique
• Expérience requise en coaching et en gestion d’équipe
Aptitudes – Compétences générales
- Mobilité, autonomie (station décentralisée)
- Solution orientée avec la capacité de développer des systèmes de journalisation simplifiés
- Acceptation culturelle
• Capacité à gérer une équipe et à déléguer, flexibilité, débrouillardise, capacité à travailler avec des personnes multidisciplinaires et multiculturelles, rapidité de décision et d’action, ouverture, curiosité. - Vision stratégique et capacité d’analyse
- Bonnes compétences en négociation
- Compétences organisationnelles
- Leadership
- Gestion du stress Good
- Gestion et développement du personnel
- Résultats et sens de la qualité
- Travail d’équipe et coopération
Expérience professionnelle requise
- Mission minimum de 5 ans avec MSF dans des postes de coordination logistique
• Expérience de bureau avec MSF est une forte valeur ajoutée
• Connaissance de la plate-forme d’approvisionnement des MFS• Maîtrise des fondamentaux de la logistique - Expérience de terrain sur les principaux types d’urgences : épidémies, déplacements, catastrophes naturelles, nutrition, catastrophes naturelles, environnement…
• Expérience dans la gestion d’incidents de sécurité et de situations complexes
Compétences linguistiques
- Maîtrise Français et niveau d’anglais obligatoire.
- L’une de ces langues régionales (peul, haoussa, tamashek, sera un atout.)
Compétences en informatique
- Maîtrise le Pack Office
- Bonne maîtrise des outils/plateformes Power BI, Share Point et ERP
Date limite de dépôt de candidatures
28 février 2022
MSF tient à la protection des données personnelles de ses membres, de ses salariés et des personnes souhaitant rejoindre l’association. Les données collectées lors de cette candidature seront strictement transmises, pour un traitement équitable et de qualité, aux personnes intervenant dans le processus de recrutement, quel que soit l’endroit où se trouve la structure MSF à laquelle elles appartiennent. Pour plus d’informations sur la façon dont sont traités vos données et vos droits, veuillez consulter notre politique de confidentialité.
