Médecins Sans Frontières recrute pour ces 02 postes (19 Juillet 2022)

Médecins Sans Frontières , association médicale humanitaire internationale fondée en 1971, apporte une assistance médicale aux populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflit armé, mais aussi d’épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles, ou d’exclusion des soins.

Objectif principal et responsabilité du poste

Exécuter des tâches administratives, RH/Finances et juridiques pour soutenir le responsable FIN/RH du projet et faire le suivi de la comptabilité du projet, selon les procédures du responsable administratif et de MSF, afin d’assurer la conformité légale et de garder un contrôle strict des ressources monétaires pour réaliser le projet objectifs.
Responsabilités

• Exécuter des tâches administratives et juridiques connexes, sous la supervision du responsable FIN/RH, vérifier les calculs de paie et mettre à jour les vols personnels afin d’assurer l’exactitude, la conformité et les paiements à temps.
• Préparer les contrats de travail conformément aux exigences légales, y compris les modifications spécifiques si nécessaire afin d’assurer la conformité aux lois locales du travail et fiscales.
• Saisir la date dans la base de données RH et les dossiers personnels et les tenir à jour afin de faciliter la gestion des processus RH.
• Mettre à jour la sécurité sociale L’employé du bureau des impôts vole afin de répondre aux exigences légales et aux devoirs
• Établir les fiches de paie mensuelles de tout le personnel en éditant et mettant à jour les données nécessaires, afin d’assurer la ponctualité et l’exactitude de la paie du personnel.
• Rédiger les fiches de paie définitives et l’attestation de travail en fin de contrat afin de répondre aux exigences légales tout en défendant les intérêts de MSF.
• Afin d’assurer le contrôle et la sécurité les plus élevés; assister le Project Fin Manager dans la prévision de la trésorerie mensuelle et de la planification afin d’assurer la couverture des besoins quotidiens, avances sur salaires, paie, etc.
• Traiter le paiement aux fournisseurs et respecter strictement tous les documents concernés, en informant le responsable administratif de toute sorte de disparité.
• Effectuer toutes les tâches et activités comptables, classer, préparer et classer toutes les pièces comptables dans un logiciel comptable, afin d’assurer un contrôle strict de toutes les dépenses et la fiabilité des états et de la documentation.
• Faire le suivi de toutes les dates d’expiration des contrats de location et informer le responsable administratif afin de laisser suffisamment de temps pour organiser un renouvellement ou rechercher une autre alternative.
• Mettre toutes les informations administratives à la disposition du personnel (affichage, réunions, etc.), soutenir le responsable financier du projet dans la traduction des documents dans la langue locale et assister aux réunions sur demande.
• Toute autre tâche administrative déléguée par le Project Finance Manager.

Section MSF/Responsabilités spécifiques au contexte

• Traiter tous les paiements bancaires (internet, chèques, virements) après réception et examen des justificatifs de conformité à la politique financière, aux normes de qualité et aux coordonnées bancaires des bénéficiaires. Vérifiez fréquemment le solde bancaire et assurez-vous qu’il est dans les limites maximale et minimale stipulées par MSF. Signaler au gestionnaire lorsque les montants sont faibles afin qu’il puisse être suivi.
• Assurer la liaison avec la coordination en termes de rédaction des documents nécessaires à toute transaction bancaire et de suivi.
• S’assurer que les délais de clôture mensuels sont respectés, assurer un suivi actif et informer le gestionnaire si les délais approchent au regard des procédures financières mensuelles normales.
• Assister le directeur des finances/RH dans la fourniture de la planification financière mensuelle (MMR) afin d’assurer la couverture des besoins quotidiens du projet, les avances sur salaires, les travailleurs journaliers et également conseiller la coordination des coûts anticipés pour leur planification financière. Assurer la collaboration avec les superviseurs de département pour faciliter l’exactitude du RMM.
• Veiller au respect et au strict respect des standards MSF (Plan comptable, qualité des documents, Tableau d’autorisation, procédures de validation des dépenses, règles de sécurité de trésorerie, etc.).
• Traiter le paiement aux fournisseurs/tiers et surveiller strictement toute la documentation impliquée, en informant le responsable administratif de toute sorte de disparité. Signalez tout paiement en souffrance pour assurer une communication rapide avec les personnes concernées, si nécessaire.
• Est responsable de s’assurer que tous les reçus répondent aux exigences de MSF (délais, informations, signatures, etc.)
• Vérifier les entrées individuelles et préparer les documents originaux nécessaires pour une justification et une explication efficaces des paiements et des reçus effectués.
• Préparer les copies papier selon la liste de contrôle de fin de mois et assurer le bon classement de la documentation financière. Examiner la comptabilité des projets pour s’assurer que les pièces justificatives sont conformes aux normes de la politique financière et s’assurer que les rapports d’exception sont remplis au besoin.
• Mettre à jour les coûts de la cagnotte alimentaire et les imputer sur les sous-comptes du personnel international sur une base mensuelle
• Vérifier la correspondance des relevés bancaires mensuels avec les transactions et le rapprochement bancaire mensuel comme exigence et préparer selon le modèle MSF.
• Superviser le caissier; veiller à fournir des conseils et un soutien afin que le personnel fonctionne conformément aux normes financières requises.
• Assurez-vous que le pool de travailleurs quotidiens est mis à jour et que les informations pertinentes sont rapportées avec précision. Faciliter leur travail avec chaque département. Assurez-vous également que les documents à utiliser quotidiennement par les travailleurs sont exacts, mis à jour et complets.
• Prendre en charge les vols nationaux et internationaux du personnel, l’hébergement, le transport aéroportuaire, les visas, les permis de travail, les tests médicaux et tout travail de transit connexe.
• Briefer les nouveaux arrivants nationaux et internationaux sur le projet, les présenter à l’équipe ainsi qu’à leur logement
• Aider aux aspects techniques du recrutement tels que le partage des postes vacants avec la coordination de l’annonce, la création de l’outil de recrutement, l’organisation et la facilitation des lieux de test entre les projets, l’information des candidats qu’ils soient sélectionnés ou non.
• Suivi L&D (envoi des candidatures, facilitation des formations, suivi des rapports, réservation des lieux, préparation des indemnités journalières, de l’argent de la sécurité, des voyages, des exigences de visa, etc. remplissage des rapports d’activité L&D et suivi avec le responsable L&D de la mission en termes de tous Activités liées à l’apprentissage et au développement.
• Tenez-vous au courant des exigences de gestion de la performance dans les projets, maintenez une vue d’ensemble, suivez les évaluations et les évaluations du personnel avec les superviseurs et les gestionnaires, et enregistrez-les dans Homere en temps opportun.
• Superviser les nettoyeurs, les cuisiniers et le caissier, s’occuper de leurs besoins administratifs et s’assurer qu’ils s’acquittent efficacement de leurs tâches quotidiennes.
• Contrôlez les fournitures de bureau administratif en termes d’articles de papeterie et de nettoyage en plus de l’eau potable, du thé, du sucre, du lait et du café, etc. assurez-vous que nous avons un stock suffisant au bureau. Assurer la liaison avec le service d’approvisionnement et s’assurer que nous ne manquons pas de ces articles.
• Être flexible et ouvert à travailler dans un environnement de travail dynamique et en constante évolution
• Être adaptable en termes de prise en charge de nouvelles tâches et d’adaptation aux demandes ad hoc
• Soyez amical et accueillant envers tout le personnel, encouragez un environnement ouvert et sûr au bureau

EXIGENCES (QUALIFICATIONS / EXPÉRIENCE / CONNAISSANCES)

Pour postuler à ce poste, les candidats DOIVENT répondre aux critères suivants :

Éducation

Diplôme souhaitable dans le domaine des finances, des affaires ou de l’administration.

Vivre

• Expérience professionnelle préalable essentielle d’au moins 2 ans dans des emplois pertinents.
• Expérience souhaitable au sein de MSF ou d’autres ONG dans les pays en développement.

Langues

Langue de la mission et langue locale (hausa) essentielles

Connaissances

Connaissances informatiques essentielles (word, excel, internet)

Compétences

Orientation vers les résultats et la qualité, travail d’équipe et coopération, flexibilité comportementale, engagement envers les principes de MSF et gestion du stress

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Objectif principal et responsabilité du poste

Fournir des soins médicaux ambulatoires et/ou hospitaliers aux patients/bénéficiaires selon les connaissances médicales adaptées et actualisées, les protocoles MSF, les valeurs et les normes d’hygiène universelles pour améliorer les conditions de santé des patients/bénéficiaires.
Responsabilités

• Appliquer les connaissances et les compétences médicales au diagnostic et à la prévention. Effectuer des consultations ambulatoires et hospitalières, en prescrivant le traitement nécessaire en respectant les protocoles MSF.
• Tenir le patient et/ou sa famille informés de la maladie et fournir des explications appropriées sur le traitement à suivre, en vérifiant qu’ils ont bien compris.
• Suivre l’évolution des patients hospitalisés/IDP, à travers des visites quotidiennes, des consultations et des examens, en prescrivant le traitement nécessaire selon les protocoles MSF, en décidant s’ils peuvent être renvoyés ou transférés vers d’autres services – en collaboration avec d’autres médecins – et en informant leur famille de l’évolution du patient.
• Vérifier et contrôler la distribution rationnelle des médicaments et du matériel sous sa responsabilité et veiller à la qualité, la désinfection et la stérilisation du matériel médical. Assurer le respect général des normes d’hygiène en vigueur.
• Participer à la collecte et à l’analyse des données épidémiologiques, vérifier leur validité et informer le supérieur hiérarchique ou le coordinateur de projet de tout problème ou complication de la maladie des patients, erreur médicale et surveille le bon fonctionnement du service, de l’équipement ou du matériel.
• Assurer la formation continue de l’équipe pluridisciplinaire médicale/paramédicale afin d’optimiser la qualité des soins.
• Connaît et s’assure que tous les protocoles médicaux MSF sont suivis et mis en œuvre, en vérifiant que les précautions universelles sont suivies à tout moment et en réduisant les risques de risques biologiques et en améliorant le contrôle des infections. Assure le respect du secret professionnel.
• Gérer l’équipe sous sa responsabilité directe selon les politiques et procédures RH de MSF, superviser leur performance, organiser et planifier les quarts de travail et les rotations, participer directement aux urgences et sur appel si nécessaire.

Section MSF/Responsabilités spécifiques au contexte

• Assurer et suivre ces responsabilités spécifiques : Supervision de la prise en charge des patients au Centre de nutrition thérapeutique pour patients hospitalisés (ITFC) de l’hôpital spécialisé de Sokoto en collaboration avec les médecins du ministère de la Santé, la matrone, les infirmières, le NUT et l’équipe MSF, en suivant les directives de MSF, y compris la vaccination des patients.
• Appliquer les connaissances et les compétences médicales pour la prévention et le traitement des complications de la malnutrition aiguë sévère et de la malnutrition aiguë modérée.
• Superviser les consultations hospitalières et ambulatoires et assurer la prescription des traitements nécessaires tout en respectant les protocoles et directives MSF.
• Assurer des visites quotidiennes dans les services pour les évaluations et la gestion des patients.
• Collaborer avec l’équipe du ministère de la Santé pour atteindre les objectifs du programme, en assurant des soins nutritionnels de qualité 24 heures sur 24 pour tous les patients SAM admis.
• Participer à l’évaluation nutritionnelle au besoin et gérer les besoins nutritionnels et de santé du patient.
• Renforcez les capacités de l’équipe médicale grâce à la formation, à l’encadrement en cours d’emploi, au soutien et à la supervision.
• Évaluer si les plans de repas ont un effet positif sur la santé des patients.
• Nécessité d’améliorer l’aiguillage de l’OPD pédiatrique de l’hôpital spécialisé, de l’ITFC vers l’IPD pédiatrique et des PCMA/ATFC vers l’ITFC. Également pour revoir nos renvois de l’ITFC aux PCMA/ATFC.
• Maintenir et suivre les protocoles IPC et s’assurer que les précautions universelles sont suivies par tout le personnel médical.
• Soutenir l’éducation et le conseil des patients et des familles sur les questions nutritionnelles, soit individuellement ou en groupe

Gestion de données:

• S’assurer que les données des patients sont collectées et saisies avec précision et en temps opportun et, en collaboration avec le superviseur des données médicales, s’assurer de leur exhaustivité et signaler toute anomalie au supérieur hiérarchique.
• Assurer des mises à jour quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles en temps opportun sur les données des patients, y compris la mortalité.
• Participer à la présentation des données pour le plan annuel et l’examen semestriel.

Rapport :

• Préparer le rapport médical mensuel selon le calendrier épi et le soumettre au MTL dans les délais.
• Coordonner les réunions d’examen de la mortalité et s’assurer que les résumés de mortalité en temps opportun sont envoyés au MTL.
• Veiller à ce que les rapports d’incidence médicale soient préparés et soumis rapidement.
• Rapports quotidiens au responsable hiérarchique avec des statistiques précises sur les patients.

EXIGENCES (QUALIFICATIONS / EXPÉRIENCE / CONNAISSANCES)

Pour postuler à ce poste, les candidats DOIVENT répondre aux critères suivants :

Éducation

Docteur en médecine (MBBS), diplôme en médecine tropicale un atout supplémentaire.

Vivre

Minimum de deux (2) ans d’expérience en tant que médecin ou en travail clinique. Minimum d’un (1) an d’expérience dans un programme nutritionnel. L’expérience ITFC est un atout.

Langues

La langue de la mission est essentielle. La maîtrise du haoussa est un avantage supplémentaire

Connaissances

Connaissances informatiques essentielles (word, excel)

Compétences

• Orientation vers les résultats et la qualité, travail d’équipe et coopération, flexibilité comportementale
• Engagement envers les principes MSF, la gestion du stress, la gestion des personnes,