Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation humanitaire médicale internationale et indépendante qui apporte une aide d’urgence aux personnes touchées par les conflits armés, les épidémies, les catastrophes naturelles et l’exclusion des soins de santé.
Description de l’emploi
- Planifier, coordonner, superviser et surveiller au jour le jour la mise en œuvre des activités d’approvisionnement dans le projet/coordination comme spécifié par le supérieur hiérarchique, en veillant au respect des normes, protocoles et procédures de MSF. Y compris les tâches suivantes :
- Gestion des commandes : responsable de l’administration des approvisionnements, du classement et de l’archivage corrects de la base de données des approvisionnements et du traitement et du suivi efficaces des commandes et des demandes.
- Approvisionnement : responsable de la gestion des achats, du suivi des achats, de la préparation, avec le responsable logistique, des évaluations du marché, des contrats et des évaluations des fournisseurs et de la communication avec les fournisseurs locaux pour l’état des commandes, des réclamations et des réclamations.
- Transport et Douanes : Assurer le dédouanement et le transport des biens médicaux et non médicaux de la mission et fournir des informations sur les délais concernant les procédures administratives concernant, l’importation, le dédouanement, etc.
- Gestion des stocks : contrôle la qualité et les coûts ainsi que l’état physique des commandes et détermine les quantités de produits à acheter (volume) compte tenu de la demande et des besoins de la mission, les prévisions de disponibilité, les délais de livraison, le budget et autres facteurs pertinents et surveille les niveaux de stocks liés à la consommation mensuelle, aux dates de péremption, aux excédents de médicaments et à la pénurie éventuelle dans la capitale.
- Communiquer avec les clients, les tenir informés de l’état de leurs commandes (confirmation BO) et prioriser l’approvisionnement et le transport en fonction de leurs besoins.
- Coordonner et animer l’équipe sous sa responsabilité incluant la définition des tâches de chacun (supervision quotidienne et contrôle de la qualité de leur travail), l’élaboration du planning de travail.
- Superviser, en étroite coordination avec le service RH, les processus associés (recrutement, formation/intégration, évaluation, détection de potentiel, développement et communication) du personnel sous sa responsabilité pour assurer à la fois le dimensionnement et le niveau de connaissances requises.
- Proposer et organiser des sessions de formation avec le supérieur hiérarchique pour l’équipe d’approvisionnement
- Assurer le support technique au Pharmacien / Magasiniers au niveau périphérique, notamment sur les outils de gestion
- Organiser les activités d’approvisionnement conformément aux procédures locales, en accord direct avec le supérieur hiérarchique (collaborer avec l’Acheteur pour prioriser les achats).
- Suivre les commandes planifiées mensuelles avec les activités d’approvisionnement réelles et rapporter mensuellement le nombre de commandes planifiées et non planifiées (rapport d’approvisionnement mensuel).
- S’assurer que les commandes sont liées à la demande interne, au chronogramme des commandes, aux prévisions de disponibilité des produits (pénuries/excédents), aux délais de livraison, aux budgets et à d’autres facteurs pertinents, en collaboration avec le supérieur hiérarchique.
- Expliquer à la mission le délai (engagement de l’équipe d’approvisionnement) pour répondre aux besoins du projet
- Suivre la mise en place de la liste de commande standard (pour éviter la création massive de code local)
- Fournir des informations précises sur le suivi et le suivi des commandes sur une base hebdomadaire au responsable client
- Suivre l’évolution des réglementations nationales d’importation, partager l’information et anticiper les impacts.
- S’assurer que la gestion du fret international, régional et national se fait conformément aux procédures.
- S’assurer que tous les documents administratifs requis du fret international sont complets et cohérents avec la réglementation.
- Assurer le processus de réception (fret international et local, y compris les éléments spécifiques liés à la réception physique et administrative, y compris le portail).
- Prioriser les activités d’achat ainsi que la qualité optimale du bien acheté avec l’acheteur et suivre les achats administratifs (respecter les procédures énoncées dans la directive d’approvisionnement
- Assurez-vous que l’achat local médical est effectué conformément à la section recommandation du pharmacien (HQ) et aux sources validées.
- S’assurer que les chiffres cohérents (montant et valeur) dans le document d’achat sont cohérents avec la facture associée
- Réaliser l’étude/l’évaluation de marché avec l’Acheteur
- Soutenir le responsable des achats dans la préparation des listes de fournisseurs validées (avec classement), liste de fournisseurs potentiels, fournisseur blacklisté
- Formuler et mettre à jour les contrats fournisseurs pour les termes et conditions d’achat et faire le suivi de ceux existants.
- Mettre en place les outils et procédures standards définis de la gestion des stocks (reporting, matériels et équipements).
- Vérification des données de consommation mensuelles (pour les consommables)
- Préparer le rapport de stock mensuel au début de chaque mois.
- En collaboration avec le magasinier, surveillez de près le niveau des stocks.
- Effectuer une vérification aléatoire des stocks (sur une base mensuelle) et signaler les écarts aux propriétaires de stocks par l’intermédiaire du responsable logistique.
- Préparer des rapports d’approvisionnement mensuels et trimestriels (intégrés dans le rapport logistique trimestriel); et soumettre les rapports aux membres de l’équipe de projet concernés et au responsable logistique
- Point focal pour toutes les informations liées à l’approvisionnement opérationnel (par exemple : suivi des commandes) entre le capital et l’équipe de projet, y compris les problèmes de pharmacie.
- Informer immédiatement le supérieur hiérarchique et/ou le conseiller technique de toute information ayant ou pouvant avoir un impact sur le Supply Chain Management.
- Vérifiez si le statut du document (PO/PL, ST, RN/FM+PA) a été mis à jour par le personnel d’approvisionnement respecté.
- Effectuer toute autre tâche pouvant être requise du supérieur hiérarchique.
Exigences
- Les candidats doivent posséder un diplôme HND avec au moins 1 an d’expérience professionnelle pertinente.
Méthode d’application
Les candidats intéressés et qualifiés doivent soumettre les documents suivants dans le dossier ZIP : CV, qualifications, certificats, tout autre document important et une lettre de motivation avec vos coordonnées à : [email protected] en utilisant « Superviseur de la chaîne d’ approvisionnement » . » comme objet du courrier.
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