Médecins Sans Frontières recrute pour ce poste (24 Janvier 2023)

Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation humanitaire médicale internationale et indépendante qui apporte une aide d’urgence aux personnes touchées par les conflits armés, les épidémies, les catastrophes naturelles et l’exclusion des soins de santé.

Objectif principal et responsabilité du poste

• Définir des stratégies d’approvisionnement et coordonner la mise en place d’une chaîne d’approvisionnement de mission efficace selon les protocoles et les normes MSF afin d’assurer le fonctionnement optimal de la mission.

Responsabilités

Proposer une stratégie d’approvisionnement de la mission ou sa révision, à l’équipe de coordination pour validation, en fonction du contexte de la mission et des besoins opérationnels

Conformément aux protocoles, politiques, normes et directives de MSF, assurer la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation de la stratégie d’approvisionnement de la mission validée sous la responsabilité du coordinateur de la chaîne d’approvisionnement ou de la logistique

Définir et assurer la mise en œuvre des procédures globales d’approvisionnement, d’une administration des approvisionnements efficace et fournir des outils adaptés pour soutenir les différentes activités d’approvisionnement. Garantir la standardisation de la gestion des entrepôts en se concentrant sur les stocks médicaux et les interactions avec les points de distribution

Agir en tant qu’auditeur permanent de la chaîne d’approvisionnement : à ce titre, surveiller les différents processus d’approvisionnement ainsi que l’utilisation des outils et la bonne exécution des procédures d’approvisionnement, proposer des ajustements si nécessaire. Assurer la stabilité des activités d’approvisionnement dans le cadre d’interventions régulières et d’urgence des projets concernés

Évaluer le dispositif RH lié à l’approvisionnement (taille des équipes, JD, organigrammes, répartition des tâches et des responsabilités) et gérer les différentes équipes d’approvisionnement de la mission (Coordination + Projet) et participer à la sélection, au suivi (formation- coaching) et évaluation du personnel sous sa supervision

Offrir un support technique permanent aux équipes d’approvisionnement ainsi qu’à tous les autres départements de la mission (Fin, Med,)

Gérer des visites de terrain régulières pour offrir un support permanent aux acteurs de l’approvisionnement direct et indirect

Valider le recours aux tiers liés à l’approvisionnement (fournisseurs, sociétés de transport, transitaires, etc.) proposés par les acheteurs, le responsable transport avec les référents techniques en cas de besoin

Section MSF / Responsabilités spécifiques au contexte

• Établir une bonne circulation de l’information avec le service médical;
• Communiquez régulièrement et clairement avec les projets et les capitaux sur l’état de leurs demandes. Conseiller les projets sur les délais d’exécution d’articles spécifiques et fournir mensuellement le pipeline des commandes en souffrance ;
• Fournir des informations pertinentes aux demandes à LogCo Supply pour les articles logistiques et au pharmacien de mission pour les commandes médicales afin de déterminer si elles peuvent être exécutées à partir du stock, d’un achat local ou d’une commande internationale ;
• Assurer le respect du tableau d’autorisation financière et d’approbation ;
• Responsable du suivi des achats locaux et internationaux (liste d’achat et bon de commande) et de la communication avec tous les fournisseurs, y compris l’unité d’approvisionnement d’Amsterdam ;
• En consultation avec LogCo Supply et en coopération avec l’acheteur local, mettre à jour la liste des fournisseurs locaux et leurs tarifs à intervalles réguliers ;
• Responsable d’approcher les fournisseurs, de négocier et de préparer les contrats d’achat. Tous les 3 à 6 mois compiler les soumissions, renégocier les contrats et s’assurer que le processus est bien suivi ;
• Communiquer avec les fournisseurs locaux et internationaux pour connaître l’état des bons de commande, des réclamations et/ou des plaintes ;
• Évaluer le marché local du transport et surveiller les prix des transporteurs au moins une fois par an ;
• Communiquer avec les projets pour établir la priorité des cargaisons du projet ;
• Analyser la base de données des articles standards et la comparer périodiquement avec les articles régulièrement commandés par la mission. Note les articles régulièrement achetés, et crée des codes locaux en collaboration avec LogCo Supply ;
• Contribuer au rapport logistique mensuel. Superviser, suivre et assurer l’exactitude des rapports d’approvisionnement mensuels établis par les projets et analyser les rapports d’approvisionnement mensuels tels que le rapport mensuel sur les stocks (MSR), la revue des stocks totaux (TSR), les feuilles de suivi des stocks (SMS), etc.
• Gardez une trace de tous les certificats et statuts de prêts et de dons ;
• Bonnes compétences en communication et capacité à soutenir des projets à distance par radio, e-mail et téléphone, ainsi qu’en personne lors de visites sur le terrain.

Exigences (qualifications / expérience / connaissances)
Pour postuler à ce poste, les candidats DOIVENT répondre aux critères suivants :

Éducation:

• Essentiel : Licence et spécialisation en Logistique / Supply Chain.

De l’expérience:

• Essentiel dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement (minimum 2 ans) et dans l’organisation de l’administration et des procédures d’approvisionnement.
• Compréhension éprouvée souhaitable de la logistique de terrain MSF (connaissance générale des équipements et kits MSF en fonction de la nature du projet).

Langues :

• Anglais essentiel; Langue locale souhaitable.

Connaissances

• Connaissances informatiques essentielles (Word, Excel et Internet)

Compétences

• Gestion et développement des personnes, orientation vers les résultats et la qualité, travail d’équipe et coopération, flexibilité comportementale et engagement envers les principes de MSF.